Cum alegi o aplicație de managementul performanței și care sunt beneficiile automatizării acestui proces pentru organizația ta?

30 Noiembrie 2019

În ultimii ani, din ce în ce mai multe organizații au înțeles importanța automatizării proceselor din cadrul departamentelor de resurse umane. Cu prioritate au fost integrate funcționalități ce eliberau departamentul HR de sarcinile repetitive. Vorbim aici despre procesele considerate esențiale, respectiv administrarea de personal, pontajul și salarizarea.

Într-o lume în care oamenii utilizează tehnologia în viața de zi cu zi, managementul modern al resurselor umane merge însă dincolo de automatizarea acestor procese „core” derulate de departamentul HR.

În special companiile care percep oamenii ca pe cele mai importante resurse, aleg să automatizeze și procese din zona de talent management. Managementul performanței, recrutarea și onboarding-ul, managementul activităților de formare sau comunicarea internă… Toate beneficiază de digitizarea datelor, automatizarea fluxurilor de lucru și posibilitățile de îmbogățire a conținutului, prin adoptarea unui software HR performant.

Din ce în ce mai multe companii moderne optează în ultimul timp să adauge soluției software de care beneficiază și o aplicație de managementul performanței. Beneficiile? Multiple. Acestea merg de la transparența ce motivează angajații la ușurința cu care te asiguri că obiectivele sunt transmise și până la urmărirea în timp real a rezultatelor.

O aplicație de managementul performanței va fi, cu siguranță, un instrument prețios pentru profesioniștii HR. Pot confirma acest lucru cei care o utilizează deja, cu rezultate remarcabile.

Managementul performanței: ce este și care sunt funcțiile sale

Înainte de a trece la beneficiile automatizării, să vedem care sunt componentele acestei activități a departamentului HR ce aparține zonei de talent management.
Managementul performanței este considerat a fi unul dintre cele mai importante procese HR. Îl putem defini ca acel set de sisteme și procese care au rolul de a susține angajatul, în așa fel încât performanțele acestuia să se ridice la nivelul potențialului său maxim.

Prin managementul performanței nu vom urmări neapărat îmbunătățirea tuturor abilităților angajatului. Ceea ce este important este să dezvoltăm abilitățile necesare poziției sale. Așadar, vom urmări să aliniem eforturile sale cu obiectivele grupului din care face parte și, mai departe, ale organizației.

Pe scurt, putem încadra sub umbrela managementului performanței:

  • stabilirea obiectivelor angajatului și identificarea modalităților prin care acesta poate ajunge să le atingă
  • monitorizarea performanțelor individuale
  • recompensele oferite pentru atingerea target-urilor
  • atenționările în cazul performanțelor sub așteptări
  • încurajarea continuă în scopul acumulării setului de abilități necesare îmbunătățirii performanțelor

Scopul final al întregului proces, desfășurat pentru fiecare angajat în parte, este ca angajații să se simtă motivați și angajați cu conținutul job-ului lor, suficient de pregătiți să-l îndeplinească, și nu în ultimul rând să-și înțeleagă rolul în contextul mai larg al întregii organizații, așa încât per ansamblu aceasta să aibă succes și să progreseze.

6 beneficii ale instalării unei soluții software de managementul performanței

1. Oferi angajaților un instrument transparent și credibil de măsurare a performanței

Mediul de business al ultimilor ani pune din ce în ce mai mult accent pe creșterea performanțelor individuale și de echipă. Înainte de a cere performanță însă, e necesar să oferi transparență și credibilitate.

Un mediu de lucru ce oferă un instrument clar și transparent de măsurare a performanțelor va crește încrederea și motivarea angajaților. Un software de managementul performanței va fi din această perspectivă un instrument prețios ce te va ajuta să reții și să motivezi personalul.

2. Te asiguri că obiectivele individuale ale fiecărui angajat sunt aliniate cu cele organizaționale

În aplicația de managementul performanței vei putea stabili  obiective de business individuale. Acestea vor fi corelate cu fișa postului, dar și cu obiectivele de departament și cele organizaționale. Fiecare angajat va avea în acest fel obiective clare și aliniate cu cele ale grupului (departamentului) și companiei din care face parte.

Soluția de management al performanței de la Sincron HR Software, de exemplu, oferă posibilitatea formulării obiectivelor individuale și de grup. Totul într-o manieră simplă și clară, ușor de accesat, cu o interfață prietenoasă.

3. Setezi automat competențele și abilitățile individuale

Aplicația de management al performanței îți va permite să stabilești competențele și abilitățile de a căror monitorizare ești interesat pentru un anumit rol. Evoluția fiecărui angajat poate fi apoi monitorizată în baza calendarului activităților de management al performanței.

Cu ajutorul funcționalităților de HR Analytics pentru analiza datelor și al rapoartelor specifice procesului de management al performanței, vei putea identifica și persoanele cu potențial (HiPo) – talentele cheie din organizație.

4. Evaluezi în mod transparent performanța, automatizând procesul

Unul dintre cele mai consumatoare de timp procese ale departamentului de HR este evaluarea performanței angajaților. Aceasta se desfășoară cu o anumită frecvență (anual, bianual, trimestrial sau de câte ori are nevoie fiecare organizație), implicând un consum mare de resurse, în special timp. O aplicație de managementul performanței îți permite să automatizezi o mare parte a întregului proces.

Managerii direcți se vor putea organiza mai ușor pentru fiecare sesiune de evaluare, ambele părți implicate vor avea acces transparent la aceleași documente (fișe de post, evaluări anterioare, obiective etc), existente deja în format digital, centralizarea informațiilor și raportările se vor face în timp real iar perioadele dedicate acestui proces vor putea fi mai strict respectate. Deși departamentul de HR va fi întotdeauna implicat în desfășurarea acestui proces, beneficiile automatizării se vor resimți în mod substanțial la nivelul managerilor direct responsabili de evaluări și al angajaților.

Vei putea să gestionezi mai ușor evaluarea performanței la nivel de organizație, cu respectarea criteriilor specifice de evaluare. Un proces care se simplifică mult în acest fel și devine mai transparent va fi cu siguranță apreciat de către angajați.

5. Automatizezi procesul de feedback către angajați și menții conexiunea cu ei în perioadele dintre evaluări

Este esențial să comunici clar obiectivele și să oferi un mijloc transparent de evaluare a îndeplinirii acestora. Comunicarea însă este important să fie însoțită de un proces de feedback desfășurat periodic și check-in-uri mai frecvente cu angajații, astfel încât să se mențină mai ușor direcția planificată.

Un feedback pozitiv asupra performanțelor va motiva angajații, iar evidențierea oportunităților și a zonelor unde este loc de îmbunătățire îi va ajuta să aducă modificările necesare. Pentru toate acestea, nu este cea mai bună idee să aștepți doar evaluarea anuală, ci se recomandă interacțiuni mai frecvente, ca eventualele decalaje sau neînțelegeri să fie identificate și reglate cât mai din timp.

Feedback-ul poate fi oferit în timp real, iar aplicația de managementul performanței te va ajuta în acest demers. Optând pentru soluția oferită de Sincron HR Software, vei asigura confidențialitatea răspunsurilor, crescând rata de răspuns și gradul de onestitate a acestora. Soluția software de evaluare a angajaților Sincron permite utilizarea diverselor metodologii de feedback, inclusiv Feedback 360, facilitând obținerea de feedback din partea tuturor părților implicate.

6. Crești gradul de retenție a angajaților

Ce provocare este creșterea retenției angajaților pe o piață a muncii ce înglobează patru generații, din care ultimele mai puțin stabile și cu ochii larg deschiși către noi oportunități!

Transparența și corectitudinea motivează însă, iar angajații care își văd recunoscute și recompensate eforturile vor fi mai puțin tentați să părăsească compania. Cel mai important rezultat va fi reducerea de ansamblu a costurilor cu oamenii, la nivelul întregii organizații, prin scăderea rotației de personal. Costurile de retenție vor fi mereu mai mici decât cele de înlocuire a personalului. Pe termen mediu-lung, să acționezi asupra factorilor interni care contribuie la creșterea retenției angajaților este mai degrabă o investiție decât un cost, și este potențial mai ușor de realizat, față de continuele eforturi cu recrutarea de oameni noi, în care factorii externi legați de piață – deci necontrolabili – joacă un rol esențial.

Platforma de managementul performanței Sincron HR Software

Sincron HR Software este soluția software HR completă, special creată special pentru a răspunde nevoilor actuale de digitalizare a proceselor de HR din companii.

Platforma a fost concepută ca o soluție all-in-one în cloud, ce integrează soluții specifice fiecărei verticale de HR dintr-o organizație: procese precum managementul organizației, recrutarea și onboarding-ul, administrarea de personal, pontajul, salarizarea, managementul performanței, managementul programelor de training, comunicarea internă, facilitățile de self-service pentru angajați sau analizele și rapoartele HR.

Soluția este una de tip umbrelă, ce poate fi personalizată în funcție de specificul activității fiecărui client.

Aplicația de managementul performanței a fost gândită special pentru a se plia pe nevoile companiei moderne, care, pe de o parte, înțelege importanța digitalizării, iar pe de altă parte consideră angajații resurse deosebit de importante pentru organizație. Ca angajator, platforma îți va permite să demonstrezi în mod transparent că ai instrumentele necesare să identifici, măsori și susții performanța în cadrul organizației tale.

Vei putea stabili și comunica obiectivele individuale corelate cu cele organizaționale, vei facilita interacțiunea managerilor cu subalternii, vei automatiza colectarea feedback-ului și per ansamblu vei automatiza procesul de evaluare a angajaților, dând acestora acces permanent la propriile evaluări și obiective.

Foarte important, aplicația de resurse umane Sincron HR se poate adapta nevoilor clienților, printr-o gamă largă de configurări disponibile. În anumite situații, putem adăuga noi dezvoltări specifice, acomodând orice design organizațional. 

Ai în acest fel la dispoziție un instrument prețios, adaptat cerințelor pieței, dar și nevoilor companiei tale, pentru a-ți reține, motiva și dezvolta oamenii.