Cum facilitezi accesul angajaților la funcționalități de self-service în HR?

24 Aprilie 2020

Tendința ultimilor ani, în majoritatea domeniilor, este de a împuternici utilizatorii să facă din ce în ce mai multe lucruri singuri. Self check-in la aeroport, self-service la supermarket, la benzinărie, la plata parcării. Cu ajutorul tehnologiei și al unor aplicații prietenoase, oamenii se obișnuiesc cu această libertate, care începe să li se pară normală. În timp, faptul că încă mai trebuie să piardă timp cu pași intermediari în alte situații poate crea chiar nemulțumire.

O situație similară se poate identifica și în zona de HR, mai ales pe partea administrativă, în care angajații sau managerii depind de colegii de la resurse umane pentru diverse răspunsuri sau acțiuni. Probabil că în situația de „business as usual”, oferirea funcționalităților de self-service pe HR angajaților nu era percepută chiar critică, ci mai degrabă „nice to have”.

Acum însă, în contextul pandemiei COVID-19, mulți dintre salariați lucrează de acasă din cauza restricțiilor impuse de autorități. Ar fi extrem de util pentru toată compania ca aceștia să aibă la dispoziție acces într-un soft HR ce integrează un sistem de tip self-service ori cu o interfață pentru angajați, în care aceștia să regăsească o serie de informații, să poată solicita automat anumite documente sau să verifice diverse informații care îi privesc.

Utilizarea unei soluții HR complete va facilita accesul angajaților la funcționalități de self-service din toate ariile resurselor umane. În același timp, managerii vor beneficia de automatizări pentru desfășurarea proceselor care au o componentă de HR. Interacțiunea prin intermediul unui soft HR care are și o interfață pentru angajați este în acest fel mai directă, procesele mai ușor de urmărit, angajații devin mai independenți în procesele pur administrative și își pot rezolva mai repede problemele fără a apela la colegii din HR.

Citește și: 7 beneficii ale utilizării unui software de resurse umane în compania ta

Utilitatea interfeței de self-service pentru angajați în soluția Sincron HR Software

Ne aflăm într-o perioadă atipică, în care multe dintre companii au implementat rapid munca la domiciliu pentru angajați. Din acest punct de vedere, un avantaj îl au companiile care au investit într-un soft de resurse umane ce integrează procesele departamentului HR, automatizându-le cu rezultate vizibile rapid.

Pe lângă procesele repetitive cele mai consumatoare de timp ale departamentului – administrarea de personal, salarizarea sau pontajul – avem și managementul organizației, recrutarea și onboarding-ul sau evaluarea performanței.

Comunicarea internă și facilitățile de self service pentru angajați sunt integrate, de asemenea, în platforma Sincron HR Software. Pentru a le accesa, angajații și managerii au la dispoziție în aplicația de HR o interfață dedicată, separată de cea a colegilor de la HR, care oferă  fiecărui angajat posibilitatea de a-și face cont și de a accesa direct documentele personale și informațiile care îl interesează, pe nivelul său de autoritate.

Aici angajații își pot urmări concediile, aprobările, fluturașii de salarii, programele de training, calendarul echipei, obiectivele, evaluările de performanță sau orice alte documente administrative de HR care îi privesc în mod personal.

De asemenea, crește independența angajaților prin lansarea de diverse cereri (de concediu, de lucru de acasă, de recrutare), în format electronic, direcționate automat către cei responsabili, sau prin solicitarea automata de diverse documente.

Tot prin această interfață de tip self-service din aplicația de HR un angajat va avea acces la proceduri și documente importante ale companiei.

Angajații și managerii, alături de membrii departamentului HR, vor aprecia mai mult utilitatea acestor funcționalități pe perioada în care lucrează de la domiciliu. Fiecare dintre ei, în funcție de rolul în organizație, avea acces la diverse informații și va putea rezolva diverse task-uri direct din program, fără a mai fi nevoie de pași off-line intermediari. Vor avea, în plus, un mijloc rapid de comunicare cu departamentul HR sau nivelurile superioare de management, dar și de informare cu privire la chestiunile de interes.

Găsind cu ușurință în sistem, în mod independent, răspuns la întrebările lor sau mijloace de acțiune imediată, angajații se vor putea concentra pe sarcinile de serviciu. În plus, funcționalitățile de self-service sunt disponibile de pe cele mai diverse device-uri: laptop, calculator, smartphone, tabletă.

Citește și: Transformarea digitală în HR: cum realizăm trecerea către departamentul de resurse umane fără hârtie

Un software HR online, cu o interfață care să dea acces la informațiile relevante sau diverse acțiuni atât HR-ului cât și restului organizației este un instrument care va fi din ce în ce mai util. Angajații, managerii și departamentul de resurse umane pot ține în permanență legătura. Schimbul de informații se face rapid, iar angajații vor fi bucuroși să găsească un răspuns prompt la întrebările și solicitările lor.

Indiferent de distanța fizică la care lucrează angajații companiei tale în acest moment, un software HR cu o interfață prietenoasă dedicată lor îi ajută să rămână conectați cu organizația și să-și rezolve rapid diverse nevoi de acțiune, de la aria administrativă până la comunicare internă sau recrutare.

Citește și: Sincron Essentials WFH. Software HR – pachet special pentru munca de acasă. Licențe gratuite de utilizare în cloud