Cum alegi o aplicație de pontaj și care sunt beneficiile instalării unei soluții automatizate pentru această activitate?

28 Februarie 2019

Digitalizarea proceselor rămâne una dintre provocările departamentelor de HR din ultima perioadă. Specialiștii remarcă în continuare o anumită reticență față de tehnologia care va înlocui o parte din joburile viitorului, ce determină o rezistență la schimbare destul de frecventă în companiile de astăzi.

Pe de altă parte, este conștientizat din ce în ce mai des faptul că automatizarea activităților repetitive ale departamentului de HR conduce la eliberarea de timp și energie, ce pot fi dedicate rezolvării unor probleme mai complexe.

Modificările legislative, posibil catalizator pentru schimbare

Schimbările pot fi însă determinate sau accelerate și de unele dintre modificările legislației în domeniu. În august 2017, de exemplu, o prevedere legislativă conform căreia angajatorii au obligația să țină o evidență detaliată cu privire la timpul de lucru al salariaților a determinat multe companii să ia în calcul implementarea unui program de pontaj, ce facilitează alinierea la această prevedere.

***

Articolul 119 din Codul Muncii, actualizat prin O.U.G NR 53/2017, prevede: „Angajatorul are obligația de a ține la locul de muncă evidența orelor de muncă prestate zilnic de fiecare salariat, cu evidențierea orei de începere și a celei de sfârșit a programului de lucru, și de a supune controlului inspectorilor de muncă această evidență, ori de câte ori se solicită acest lucru.”

***

Actul legislativ nu prevede în mod expres automatizarea procedurilor de evidențiere a orelor de începere și de încheiere a programelor de muncă, ci doar o evidență strictă a acestora. Cu toate acestea, multe dintre companii au realizat că înlocuirea vechii condici de prezență cu o aplicație de pontaj va avea beneficii importante, mergând dincolo de alinierea cu noile prevederi legislative.

Automatizarea vine cu un mai bun management al timpului – atât pentru angajați, cât și pentru echipa de resurse umane, eliminând erorile aproape imposibil de evitat în cazul vechilor modalități de pontaj. De asemenea, automatizarea va aduce o reducere a costurilor și o redefinire a rolului departamentului de resurse umane. Eliberat de sarcinile repetitive sau de o parte dintre ele, departamentul de HR poate să contribuie direct la strategia de dezvoltare a organizației.

6 beneficii ale instalării unei soluții automatizate de pontaj în compania ta

Ai imaginea permanentă a situației de ansamblu a angajaților

Utilizând un software de pontaj, vei avea în permanență o imagine asupra situației de ansamblu a angajaților. Vei putea urmări programul acestora și modul în care este respectat, planificând mai ușor turele și asigurându-te în permanență că procedurile sunt aplicate și respectate.

Poți stabili un program personalizat în funcție de specificul companiei

Cu ajutorul aplicației de pontaj, poți urmări cu ușurință timpul de lucru al angajaților, indiferent dacă aceștia au un program fix sau în ture. Un sistem de pontaj îți va oferi versatilitate, prin multiplele opțiuni de configurare, filtrare și setare de parametri specifici organizației tale. Îți poți defini în mod distinct diferite tipuri de ore de lucru (normale, suplimentare, de noapte, de weekend etc), în funcție de cazul tău concret, orice fel de absențe (concedii medicale, de odihnă etc.).

Oferi o flexibilitate mai mare angajaților

Un software de pontaj disponibil online sau pontaj electronic face posibilă completarea orelor de lucru direct de către angajați – dacă dorești să le oferi această permisiune (un operator poate, de asemenea, administra orele de lucru ale salariaților). Indiferent cine completează informațiile, în pontajul online acestea se văd în timp real, sunt centralizate rapid și fără greșeli.

Dacă dorești să oferi un grad mai mare de flexibilitate angajaților sau anumitor angajați, aceștia își vor putea completa pontajul de la distanță, de exemplu.

Simplifici sarcina departamentului HR

Atunci când salariații, managerii și membrii departamentului HR au acces la același sistem, efortul de centralizare a informațiilor de către departamentul de resurse umane este mult mai mic, iar riscul de eroare este redus la minim.

În plus, membrii departamentului vor beneficia de timp în plus, pe care îl vor putea aloca unor sarcini mai complexe.

Calculezi automat orele lucrate de către angajați, având un punct bun de plecare pentru salarii

O aplicație de pontaj îți va permite să calculezi automat orele lucrate de către salariați, inclusiv turele, orele de noapte, cele lucrate de acasă sau în mod diferit față de programul obișnuit de lucru (traininguri, deplasări în interes de serviciu, ședințe, etc).

Cu ajutorul acesteia, vei avea o evidență clară a orelor lucrate de fiecare angajat, inclusiv cele suplimentare, a învoirilor și zilelor de concediu de odihnă sau medical.

Software-ul de pontaj va genera automat fișele de pontaj în funcție de schimburile de lucru definite de tine în aplicație sau în contractele de muncă.

Te asiguri că respecți legislația în vigoare

Modificările legislative în domeniu generează deseori întârzieri ale fluxului normal de lucru. O aplicație de pontaj va fi actualizată constant atunci când apar schimbări la nivel de legislație, sarcina departamentului HR fiind mai ușoară, iar riscul de a nu respecta legislația în vigoare, minimizat.

Cum alegi aplicația de pontaj potrivită?

Cu atât de multe aplicații destinate departamentului de HR, procesul de alegere a variantei și modulelor potrivite business-ului tău se poate dovedi unul dificil. Ai mai jos câteva criterii pe care le poți utiliza pentru alegerea aplicației de pontaj potrivite organizației tale.

Urmărește cu atenție funcționalitățile oferite

Funcționalitățile software-ului de pontaj ales trebuie să se potrivească cu nevoile și cu specificul companiei tale. De exemplu, este posibil să ai nevoie de o aplicație care să se poată integra cu sistemele de carduri de acces ale companiei.

Un alt caz particular este cel în care dorești ca pontajul angajaților să se poată realiza diferit, în funcție de activitatea acestora.

Un prim criteriu este gradul de control pe care dorești să îl conferi. Un control ridicat va permite angajatului să ponteze în punctul de lucru, fie el birou sau lucru pe teren, de pe un dispozitiv aparținând companiei – deci chiar și de la distanță, de pe laptopul sau tableta de serviciu; în varianta cea mai flexibilă, angajatul va putea ponta de pe orice dispozitiv mobil, direct în aplicație.

Un alt criteriu este dacă pontajul se poate face atât la punct fix cât și mobil. Pontajul mobil este un alt mare beneficiu al unui software de pontaj online – folosind un pontator mobil (instrumentul pentru citirea cardului), alături de o tabletă mobilă cu acces la internet, poți ponta în TIMP REAL direct în aplicație, având control 100% asupra pontajului real – un avantaj în lucrul cu echipele de teren.

Software-ul de management al timpului de la HR Sincron are această flexibilitate. Aplicația oferă, de altfel, multiple opțiuni de configurare, filtrare, utilizare de parametri, analiză a pontajului din diverse perspective manageriale.

Indicatori precum orele efectiv lucrate și orele total înregistrate de aparatele de pontaj sau orele suplimentare sunt calculați automat. În plus, programul de pontaj Sincron HR Software va gestiona zilele de concediu de orice natură, învoirile și toate tipurile de absență. Dacă aplicația de pontaj este integrată cu un Portal al angajaților din care aceștia își pot gestiona singuri cererile de concediu, atunci și în Pontaj se vor înregistra automat cererile de absență generate de angajați.

Optează pentru o aplicație de tip modular

Sarcinile departamentului HR sunt interdependente. Managementul personalului va fi mereu corelat cu gestiunea prezenței la job, dar și cu salarizarea.

Practic, o variantă de tip umbrelă, în care combini funcționalitățile unei aplicații de administrare a personalului cu programul de pontaj și cel de salarizare, va automatiza principalele sarcini repetitive ale departamentului HR.

Datele contractuale sunt introduse în baza de date prin intermediul modulului de Administrare personal, aplicația de Pontaj preluând informațiile necesare în condiții standard (numărul de zile de concediu, numărul de zile de muncă stabilite prin contract, etc). Aplicația de salarizare preia mai departe datele din softul de pontaj.

Un beneficiu practic și important al platformei Sincron HR Software este cea de Self-Service. Aplicația interconectează  toți jucătorii din organizație – angajat, manager și specialist HR, prin intermediul acestei facilități.  Orice salariat poate genera automat o cerere de concediu, care va ajunge automat la manager pentru aprobare.

Odată aprobată, cererea se înregistrează automat în aplicația de Pontaj, datele fiind preluate de cea de salarizare. Fluxul este, în acest fel, automatizat integral.

Alege o soluție software simplu de implementat și de utilizat

Este un aspect important: fiecare angajat va utiliza această aplicație, așa că va trebui să te asiguri că software-ul de resurse umane ales are o interfață prietenoasă și este simplu de utilizat. Multe dintre companii oferă programe de training pentru soluțiile software oferite, dând salariaților posibilitatea de a se familiariza cu întreaga plajă de funcționalități necesare.

Optează pentru un furnizor de încredere, cu un istoric pe piață, dar și o viziune asupra viitorului

O aplicație HR de pontaj presupune existența unor funcționalități și respectarea unui cadru legal – necesitățile putându-se schimba în funcție de modificările domeniului.

O companie stabilă, care are deja un istoric pe piață și un număr important de clienți deserviți, se va plia foarte repede pe noutățile domeniului sau chiar pe cerințele companiei tale, ce pot fi diferite pe măsură ce se dezvoltă, de exemplu.

Platforma completă de resurse umane Sincron HR Software a fost creată special pentru a veni în întâmpinarea nevoilor de digitalizare a companiilor moderne, oferind o soluție de tip umbrelă, ce poate fi personalizată în funcție de specificul activității fiecărui client.

Fie că apelezi la soluția all-in-one sau optezi pentru achiziționarea separată a unor module pe care le consideri prioritare, soluția HR Sincron a fost creată pentru a se plia nevoilor companiei tale. Vei avea la dispoziție o aplicație cu o interfață prietenoasă, sigură și adaptată cerințelor GDPR, proiectată pentru a păstra siguranța datelor personale ale angajaților pe care departamentul HR trebuie să le stocheze.