Aplicație pontaj electronic – program flexibil angajați. Sincron HR

Flexibilitatea programului de muncă – cum se poate manageria cu ajutorul aplicațiilor de pontaj?

Pe măsură ce ordinele de distanțare socială au fost ridicate, iar afacerile s-au redeschis, solicitările angajaților de orar flexibil și aranjamente de lucru la distanță au început să facă parte din noua normalitate. Acum, că mulți angajatori au experimentat cât de avantajoasă poate fi munca de la distanță, telecommuting, sau cum programele flexibile de lucru pot fi adoptate fără a prejudicia productivitatea, oferirea acestor beneficii angajaților a devenit mai des întâlnită.

Chiar și în absența unei pandemii, aranjamentele flexibile de lucru pot îmbunătăți eforturile de recrutare și de retenție a personalului, pot spori eforturile de diversitate organizațională, pot încuraja comportamentul etic și pot ajuta eforturile organizației să fie responsabilă social.

Cum pot manageria angajatorii un program de lucru flexibil, cu o aplicație de pontaj?

Managerii  de HR însărcinați cu implementarea obiectivelor strategice legate de aranjamentele flexibile de lucru trebuie să țină cont de multe lucruri atunci când vine vorba de planificarea programului și organizarea angajaților. Din punct de vedere legal, angajatorul este obligat să aibă o condică de prezență actualizată și să știe cine și de unde lucrează în oricare moment al zilei.

Implementarea unei aplicații online pentru pontajul angajaților poate fi de extrem de practică, deoarece angajatorii pot face o planificare în avans, pe scară largă, a tuturor resurselor de management ale companiei, dar și toate aspectele administrative, cum ar fi sediu, de ce spații este nevoie, de câte birouri, cu ce frecvență vor veni angajații la birou, din ce departamente etc.

Având un program software de pontaj online, companiile pot începe să colecteze date pe care să-și bazeze noile forecast-uri de necesar de spații de birouri, săli de meeting, consumabile  etc, fiind astfel mereu cu un pas înainte din punct de vedere management financiar și al resurselor.

De asemenea, angajații au posibilitatea de a-și planifica ziua de muncă în concordanță cu viața de zi cu zi, pot să facă aranjamente pentru concediu în avans prin platforma „Self Service” pentru angajați, pe care aplicațiile de resurse umane și pontaj electronic le conțin.

Oportunitățile și provocările unui program de lucru flexibil pentru angajați și angajatori

Mulți angajați consideră acum flexibilitatea și echilibrul dintre muncă și viața privată ca fiind cei mai importanți factori în acceptarea unei oferte de angajare. Cu toate acestea, oferirea de aranjamente flexibile de lucru poate implica o schimbare de paradigmă pentru organizații, în special pentru cele mai mici.

Aranjamentele flexibile de lucru oferă numeroase beneficii atât angajatorilor, cât și angajaților. Astfel de beneficii includ:

  • Creșterea moralului angajaților;
  • Gestionarea prezenței angajaților și reducerea absenteismului;
  • Reținerea angajaților de top;
  • Creșterea productivității;
  • Crearea unui echilibru între muncă și viața personală  pentru angajați;
  • Minimizarea impactului nociv asupra ecologiei globale. Anumite programe flexibile de lucru pot contribui la eforturile de sustenabilitate prin reducerea emisiilor de carbon.
  • Permiterea continuității activității în situații de urgență, cum ar fi un dezastru meteorologic sau o pandemie.

În plus,  o aplicație de pontaj electronic sau un software de HR precum Sincron pot fi extrem de folositoare în gestionarea schimbării de la un mediu de lucru tradițional la unul flexibil, rezolvând următoarele puncte problematice:

  • Rezistența conducerii superioare la schimbare;
  • Probleme de control, în special în ceea ce privește supravegherea muncii;
  • Lucrul în echipe formate din angajați cu preferințe mixte de muncă la distanță vs. muncă la birou sau chiar programe diferite.
  • Menținerea siguranței și securității personalului și a datelor.
  • Flexibilitatea locației; Telecommuting/muncă la distanță este cel mai comun tip de flexibilitate a locației.

Mulți angajați s-au obișnuit să lucreze de la distanță în timpul pandemiei, iar împărțirea timpului între birou și casă este de așteptat să devină nouă normalitate, potrivit unui raport PwC. A oferi angajaților flexibilitatea de a lucra de acasă, menținând totuși o oarecare colaborare în persoană, este viitorul pe piață muncii, potrivit unor experți.

Un sondaj Mercer din martie 2021, efectuat pe peste 700 de angajatori din SUA, arată că 87% dintre angajatori vor adopta o flexibilitate mai mare după pandemie, majoritatea plănuind un model hibrid de lucru la fața locului / la distanță.

O abordare hibridă vine cu oportunități și provocări: utilizarea eficientă a spațiului de birou este o altă preocupare pentru angajatori, care vor avea angajați care vin și pleacă de la birou în zile diferite. Unii angajatori vor apela la pontajul electronic pentru a gestiona ocuparea, cum ar fi platforme online sau aplicații pentru telefonul mobil, care permit lucrătorilor să rezerve spațiu de lucru atunci când doresc să fie la birou.

Citește și: Soluțiile software de HR și regionalizarea – de la Adaptare la Transformare 

Munca în ture – mai ușor de planificat cu ajutorul unui software de pontaj

Munca în schimburi a fost folosită în mod tradițional în mediile de producție pentru a maximiza productivitatea din resurse și costuri fixe. Mai recent, munca în schimburi a devenit o caracteristică a economiei serviciilor 24/7 și un produs secundar al globalizării.

De exemplu, supermarketurile și birourile de asistență informatică sunt acum deschise de obicei 24 de ore pe zi, șapte zile pe săptămână. În zilele noastre, un utilizator de computer care solicită asistență tehnică în timpul orelor de lucru obișnuite din SUA este probabil să ajungă să vorbească cu un tehnician care lucrează la „turul de cimitir” în India. În ciuda utilizării pe scară largă în anumite medii, muncă în ture reprezintă unele provocări practice pentru unii angajatori.

Folosind aplicația de resurse umane Sincron HR, care integrează și pontajul electronic, managerii de HR pot asambla diverse forme de organizare a forței de muncă (de exemplu, în zona de „Configurare Ture de lucru”). În esență, această configurare permite:

  • Customizarea unuia sau mai multor programe de lucru exact pe specificul fiecărui client în parte.
  • Posibilitatea alocării de programe diferite pe angajați.
  • Se pot planifica programe de lucru ale timpului liber între ture.
  • Conturarea unei o vizuni pe o perioada îndelungată asupra orelor în care angajatul trebuie să presteze anumite task-uri;
  • Flexibilitate în configurareaa sistemului pentru a reflecta cât mai fidel activitatea așa cum se desfășoară în real-life; ajutor pentru management, luare decizii de business conform datelor si insight-urilor oferite, viziune de ansamblu a business-ului etc).