Top avantaje ale utilizării unui software HR în cloud pentru creșterea afacerii tale

30 August 2019

Digitalizarea a transformat radical peisajul de business al ultimilor ani, iar departamentul HR nu face excepție de la creșterea expunerii către online. Din ce în ce mai des vedem cum dosarele și teancurile de hârtii sunt înlocuite de dosare electronice, de softuri de resurse umane ce transferă în format digital datele companiei și automatizează fluxurile de lucru.

Un asemenea software HR în cloud, nativ orientat către integrarea cu alte aplicații, facilitează trecerea profesionistă a departamentului de resurse umane către mediul de business digital.

Profesioniștii HR au acum la dispoziție instrumentele necesare pentru a simplifica sarcinile administrative, prin platforme software integrate, așa cum este Sincron HR Software, ce adaugă și soluții orientate către zona de talent management (sourcing, recrutare, onboarding, managementul performanței, managementul activităților de formare, planul de carieră sau comunicarea internă).

De ce să utilizăm tehnologia în cloud?

Tehnologia în cloud este folosită din ce în ce mai des și de companiile din România, ce se aliniază la trendurile existente la nivel mondial din acest punct de vedere. Aceasta permite înlocuirea aplicațiilor sau programele software descărcate și stocate înainte pe computer sau pe serverul companiei, cu aplicații internet ce permit accesarea și modificarea lor instantanee de către persoanele abilitate.

Utilizarea tehnologiei în cloud va crește eficiența departamentului de resurse umane, în timp ce riscul de eroare umană scade, iar datele sunt păstrate în siguranță și sunt mai ușor de recuperat atunci când este necesar, nefiind stocate pe un server sau un computer fizic. În același timp, te asiguri că reglementările în vigoare sunt respectate și modificările legislative pot fi integrate la timp, un aspect deosebit de important.

În plus, un soft de resurse umane în cloud îți dă posibilitatea de a centraliza rapid informațiile și KPI-i legați de performanțele angajaților, ca input pentru o analiză care să stea la baza unor decizii cu implicații strategice.

Utilizarea tehnologiei în cloud îți oferă oportunitatea de a folosi ca instrumente de business unele dintre cele mai avansate soluții sau platforme software, chiar și atunci când compania ta este una în plină dezvoltare, cu puțini angajați. Business-ul poate să evolueze, în condițiile păstrării unei flexibilități mai mari în ceea ce privește numărul de angajați, fără să se facă investiții în tehnologie direct proporționale sau dependente de numărul de angajați. Scalarea resurselor în plus sau în minus se face într-un mod foarte flexibil.

8 avantaje ale unui software HR în cloud pentru dezvoltarea afacerii tale

Utilizarea unui soft HR în cloud aduce numeroase beneficii departamentului de resurse umane contemporan, simplificând practic fiecare proces în parte și făcând trecerea către un departament de resurse umane pro-activ și deschizător de noi orizonturi.

Pe măsură ce generația „Z”, prima generație a celor considerați nativi digitali, ocupă un loc din ce în ce mai important pe piața forței de muncă, această schimbare devine nu doar necesară, ci și obligatorie. Companiile care doresc să progreseze pe o piață concurențială trebuie să ia în calcul și așteptările acestor candidați, care includ ca viitorul angajator să fie suficient de modern încât să se situeze deja la un anumit standard de profesionalism digital.

Siguranța datelor și recuperarea lor rapidă

Siguranța datelor este una dintre principalele preocupări ale oricărui business, iar pe măsură ce tehnologia avansează, această componentă devine una critică.

În special afacerile de dimensiuni medii și mici constată multe avantaje ale implementării tehnologiei în cloud – mai sigură, mai flexibilă și mai puțin costisitoare decât cea prin care organizațiile se bazează pe infrastructura proprie și backup-uri manuale.

Mai puține hârtii, eficiență sporită

În curând, fișetele mari, metalice, ce găzduiau teancuri întregi de dosare ce trebuiau luate la mână de responsabilii HR pentru a găsi informația dorită, vor deveni amintire.

Cu un soft HR în cloud, informația este stocată digital, în siguranță, iar specialistul HR nu are nevoie decât de câteva secunde pentru a o accesa și a o printa, dacă este necesar. Fiecare dosar este organizat, păstrat în siguranță și accesibil imediat cu ajutorul sistemelor integrate de stocare.
Automat, vorbim despre timp prețios salvat, eficiență sporită și o mai mare flexibilitate pentru fiecare membru al echipei de HR, ce își poate crește treptat contribuția în zona mai „soft” a proceselor de resurse umane, către acele arii care nu vor putea fi niciodată 100% automatizate.

Posibilitatea de a evalua în timp real performanțele angajaților

Una dintre funcțiile cheie ale departamentului de Resurse Umane este evaluarea performanței angajaților. Odată cu integrarea softurilor HR performante, în cloud, ne luăm rămas bun de la documentele interminabile, care necesitau zile întregi de colectare a datelor necesare. Echipa de HR avea nevoie de foarte mult timp pentru a analiza și corela aceste date, formulând apoi concluzii și recomandări în baza lor.

Să nu uităm însă că indicatorii legați de managementul performanței sunt un subiect fierbinte pentru orice echipă de top management; de asemenea, viteza de obținere și accesare a acestor informații reprezintă un factor important pentru departamentul de resurse umane, ca și coordonator al acestui proces.

Având la dispoziție un software HR, performanțele angajaților sunt urmărite în timp real. Analizele de date se fac rapid, utilizându-se dashboard-uri și rapoarte personalizate, iar dacă softul ales are integrat și un sistem de HR Analytics, lucrurile decurg chiar mai simplu. Responsabilii de HR vor putea analiza datele din platforma software de HR utilizată, pentru a îmbunătăți calitatea deciziilor luate și a le susține cu cifre concrete, construindu-și, în timp, propriul sistem de analiză și interpretare a datelor.

Echipa de HR poate propune măsuri pentru a corecta o anumită situație sau un program suplimentar de training în foarte scurt timp, având toate datele la îndemână, accesibile oricând și de pe orice dispozitiv – pentru că vorbim despre o soluție de HR în cloud.

Acces 24/7 la datele despre angajați

Specialiștii HR vor avea acces în permanență, prin intermediul softului HR în cloud, la datele angajaților – de la dosarul de personal la pontaj și salarizare, dar și la instrumentele de măsurare a performanței sau de management al activităților de formare.

În același timp angajații pot avea acces la propriul dosar, în măsura drepturilor alocate – putându-și vizualiza, în timp real, cererile de concediu și stadiul aprobărilor, contractul de muncă, numărul de zile de concediu rămase în anul respectiv sau datele despre salariu și beneficii.

Deloc de neglijat este și experiența pozitivă pe care o vor avea angajații într-o companie, prin creșterea gradului de transparență, ceea ce poate contribui la întărirea brandului de angajator.

Posibilitatea angajaților de a lucra de la distanță (remote), păstrând permanent contactul cu echipa

Generațiile se schimbă, iar flexibilitatea locului de muncă este unul dintre cele mai apreciate avantaje pentru cei proaspăt intrați pe piața forței de muncă și nu numai.
Legislația s-a adaptat și ea în acest sens, telemunca fiind reglementată, iar companiile oferă din ce în ce mai des posibilitatea desfășurării activității de acasă sau din spații de coworking, în anumite zile.

Tehnologia în cloud permite celor care lucrează remote să păstreze permanent legătura cu colegii de serviciu, având acces securizat la datele și informațiile necesare desfășurării activității. Experții estimează că până în anul 2020, o mare parte a forței de muncă își va desfășura activitatea de la distanță, infrastructura de business schimbându-se fundamental din acest punct de vedere.

Implementând soluții pentru munca de la distanță încă de pe acum, afacerea ta poate beneficia de un avantaj competitiv major în viitorul apropiat.

Posibilitatea de analiză a datelor, mai ales dacă beneficiem de o componentă de HR Analytics

Un instrument profesionist de HR Analytics îți va oferi insight-uri de business valoroase, ce se pot constitui în avantaje importante față de competitori.

De exemplu, sistemul de recrutare al companiei poate fi îmbunătățit prin identificarea profilului de candidat cel mai potrivit pentru o anumită poziție, beneficiind de un proces mai eficient, cu economie de timp la recrutare și, în timp, o îmbunătățire a ratei de retenție a personalului ca urmare a afinității mai crescute a candidaților cu pozițiile deschise.

Accesarea datelor cheie din zona de HR va permite urmărirea dinamică a evoluției diverșilor indicatori de-a lungul timpului, departamentul putând înțelege cauzele schimbărilor survenite, venind cu propuneri de corecție bazate pe date concrete. Procesul decizional este scurtat, încrederea în justețea măsurilor propuse fiind mai mare.

Departamentul de HR va avea astfel ocazia de a analiza, monitoriza si raporta datele într-o manieră modernă, de actualitate, dându-le viață și transformându-le într-un cert avantaj competitiv.

Trasabilitatea și controlul documentelor

Cu cât este mai mare numărul de angajați care colaborează pentru realizarea unui document, cu atât este mai important ca aceștia să găsească un numitor comun. Înaintea existenței unor aplicații în cloud, angajații își trimiteau diversele documente la care lucrau ca atașamente la emailuri, ce puteau fi prelucrate de un utilizator, urmând ca unul dintre colegi să realizeze o altă modificare și tot așa.

Diverse probleme puteau apărea cu această ocazie – de la mici inadvertențe la ignorarea unui set de modificări propuse, ceea ce putea conduce la un format total diferit al documentului care ajungea la o parte dintre utilizatori.

Atunci când lucrezi în cloud, toate documentele sunt stocate în același loc și fiecare dintre angajați vizualizează o singură versiune. Este ușor de identificat cine a făcut diverse modificări, responsabilitățile sunt clare, iar rezultatele pe termen lung, vizibile.

Update-uri software automate

Un beneficiu important al utilizării unei soluții software HR în cloud este faptul că aceasta se actualizează automat și regulat. Aceste update-uri vizează atât securitatea datelor existente, cât și respectarea reglementărilor în vigoare – un exemplu în acest sens fiind reglementările GDPR la care departamentele HR trebuie să se alinieze, în condițiile în care, prin specificul activității, gestionează un volum mare de date personale.

Platforma software de resurse umane Sincron HR Software acordă constant o atenție specială alinierii la cerințele GDPR și respectării celorlalte prevederi legislative în vigoare – lucru firesc pentru un software de HR performant.

În concluzie

Utilizarea unei soluții software HR în cloud, nativ deschisă către integrarea cu alte aplicații, este una dintre soluțiile care facilitează evoluția departamentului de HR către mediul de business digital. Profesioniștii HR au la dispoziție, prin intermediul unei asemenea platforme, o soluție special creată pentru a răspunde nevoilor actuale de digitalizare a proceselor de HR din companii.

O asemenea platformă ce funcționează în cloud și poate fi integrată cu ușurință cu alte aplicații este Sincron HR Software. Aceasta permite ca datele tale să fie accesate în orice moment și de pe orice dispozitiv – cu toate beneficiile acestui tip de soluție, indiferent de domeniul de activitate.