Aplicațiile de pontaj și salarizare – o soluție pentru simplificarea proceselor interne

20 Martie 2020

Te-ai întrebat vreodată cum ar fi locul tău de muncă dacă ai folosi aceleași instrumente și proceduri ca acum zece ani, păstrând însă complexitatea proceselor din prezent? Cu siguranță te-ai aglomera foarte tare și ai avea de ales între a termina totul rapid, dar cu erori, sau a depăși termenele, pentru a te asigura că totul este în regulă. Din fericire, în prezent nu e nevoie să faci nici un astfel de compromis: evoluția tehnologiei pune la dispoziția companiilor soluții moderne și simple de administrare eficientă a proceselor interne.

Una dintre aceste soluții e reprezentată de automatizarea proceselor de pontaj și salarizare, prin softuri care pot simplifica radical activitatea echipei de management și a departamentului HR. Descoperă în continuare tot ce ar trebui să știi despre aceste instrumente. Chiar dacă nu ești decis să acționezi acum, considerând perioada de incertitudine legată de COVID-19, ia-ți puțin timp de gândire pentru planurile de viitor. În etapa următoare, e posibil ca tehnologia, prin ajutorul pe care-l oferă pentru adaptarea la noile realități, să fie un diferențiator major pentru o revenire rapidă.

Citește și: 7 beneficii ale utilizării unui software de resurse umane în compania ta

De ce este necesar pontajul pentru companie și angajați

Din punct de vedere legal, obligativitatea de a monitoriza timpul de lucru al salariaților este prevăzută în articolul 119 din Codul Muncii, actualizat prin O.U.G NR 53/2017. Deși legislația nu impune firmelor un anumit format al pontajului, implementarea unui sistem de pontaj reduce timpul alocat proceselor interne și ajută totodată la evitarea erorilor.

Industriile în care o mare parte dintre angajați sunt implicați în procesul de producție se bazează pe eficiența și punctualitatea personalului pentru a obține rezultatele necesare. La rândul lor, angajații doresc să poată obține oricând o situație clară și reală a orelor de lucru, în special în momentul în care în ecuație apar și orele suplimentare. În funcție de industrie sau domeniul de activitate, tipurile de ore lucrate pot fi destul de variate (normale, suplimentare, de noapte, de weekend etc). Monitorizarea lor detaliată și informațiile de business care se desprind de aici au impact în costurile cu salarizarea, în eficiența operațiunilor, în profitabilitatea pe proiecte și în mulți alți indicatori de performanță care implică costurile cu angajații.

Monitorizarea angajaților nu este o dovadă de extra strictețe, ci un mod de a fluidiza procesele interne. Având acces la numărul de ore lucrate, tipurile lor și putând vizualiza rapid această informație la nivel de persoană, echipă sau departament, departamentul de resurse umane are posibilitatea de a-și optimiza procedurile de salarizare, dar și de a furniza mai departe detalii utile despre modul de lucru al angajaților.

Care sunt beneficiile aplicațiilor de salarizare și pontaj pentru echipa de management

Aplicațiile de pontaj își propun să înlocuiască munca manuală din procedurile HR legate de salarizare și contorizare a orelor de program, reducând timpul alocat acestor procese și eliminând erorile de calcul inevitabile. Ele reprezintă atât instrumente utile de administrare a orelor lucrate, cât și surse importante de informații pentru echipa de management:

  • Cu ajutorul softului de pontaj, poți ține evidența timpului lucrat, reușind să diminuezi intervalele pierdute
  • Accesul la informații se poate realiza în timp real, așa că știi mereu câte ore mai poate lucra un muncitor pentru a nu depăși limita legală
  • Înregistrarea și monitorizarea tipului de ore lucrate, oricât de diversificate ar fi, precum și a zilelor de absență, nu mai necesită ore întregi de muncă manuală
  • Departamentul de HR poate realiza mai simplu rapoarte utile pentru întreaga companie
  • Echipa de management poate înțelege mai bine cât și cum s-a lucrat la fiecare proiect, pentru a descoperi ce procese interne ar trebui eficientizate sau cum s-ar putea reduce per ansamblu costurile
  • Eficiența angajaților, dar și rentabilitatea proiectelor sunt mai simplu de controlat. Se pot monitoriza costurile pe proiecte și apoi corela cu veniturile, pentru a descoperi insight-uri utile și a decide ce mod de lucru este mai productiv

Citește și: Top avantaje ale utilizării unui software HR în cloud pentru creșterea afacerii tale

Cum te decizi asupra unui software de pontaj și salarizare

O soluție care să se adapteze nevoilor tale ar trebui să îți permită setarea unor reguli de business pentru efectuarea pontajului și configurarea detaliată a programului, în funcție de specificul activității sau relevanța pentru industria ta. În acest fel, un soft de pontaj se poate plia pe modelul operațional din compania în care lucrezi. De aceea, Sincron HR Software reprezintă o soluție intuitivă și flexibilă, care te poate ajuta să optimizezi procesele interne și să îți simplifici modul de lucru. Iată principalele avantaje pe care ți le pune la dispoziție:

  • Calculul salariilor va fi realizat lunar cu mai multă precizie, nelăsând loc erorilor: datele din software-ul de pontaj vor fi folosite automat în aplicația de salarizare, ele fiind parte din aceeași soluție software
  • Vei putea urmări costurile cu oamenii defalcate pe diferite dimensiuni de cost, de la tipul orelor lucrate sau absențe până la categoriile de proiecte
  • Vei putea folosi pentru pontaj, dacă e nevoie, multiple scenarii de business și integra surse de date diferite
  • Îți poți contoriza orele suplimentare într-o bancă de ore, peste care ulterior să îți aplici diversele reguli de business, astfel încât să compensezi aceste ore conform prevederilor legale în perioada următoare
  • Siguranța datelor angajaților este garantată prin monitorizarea activității utilizatorilor înregistrați
  • Departamentul de HR va avea mai multă eficiență în activitatea de zi cu zi, datorită automatizării activităților, precum și a emiterii rapide de documente și rapoarte
  • Oricând vei avea nevoie, vei putea accesa rapid și sigur informațiile din baza de date
  • Vei avea la îndemână informații complete și actualizate despre angajații companiei tale
  • Vei automatiza activități precum administrarea de personal, pontaj sau calcul salarial
  • Vei putea emite mai simplu documente de personal, realizând un template de document, cu generare rapidă pe diverse selecții de angajați, filtre de departament, poziții, status
  • Vei primi sprijin prin sistemul dedicat de tichete sau pe email

Citește și: Cum alegi o aplicație de pontaj și care sunt beneficiile instalării unei soluții automatizate pentru această activitate?

Soluția Sincron HR Software este o platformă HR completă, care acoperă de la recrutare și onboarding-ul noilor angajați până la salarizare și training.

Poți opta pentru soluția completă, all-in-one, sau pentru achiziționarea separată a unor module pe care le consideri prioritare, în funcție de nevoile tale de business. Între acestea, suita pentru Administrare de Personal, Pontaj și Salarizare are un impact pozitiv major dacă cele trei module sunt folosite complementar. Considerând că salarizarea folosește regulat informații din Admin-ul de Personal și Pontaj, o utilizare “la pachet” a celor trei module complementare maximizează beneficiile care se pot obține din automatizarea acestor procese. Ai o imagine de ansamblu asupra tuturor factorilor care afectează aceste procese, poți controla mai bine costurile și eficiența proiectelor și salvezi energie pentru că procesele se înlănțuie în mod cursiv.