7 beneficii ale utilizării unui software de resurse umane în compania ta

27 Martie 2019

Reușita strategiei de resurse umane a unei organizații depinde atât de practicile folosite, cât și de instrumentele utilizate de departament în activitatea cotidiană. Când mergi cu mașina la service, te aștepți probabil ca mecanicii de acolo să aibă deja toate instrumentele necesare pentru a te ajuta, într-o variantă cât mai modernă.

Credem că și în HR ar trebui să fie la fel. De la recrutare și administrare de personal la training-uri, managementul performanței și comunicarea internă, procesele din cadrul departamentului HR au nevoie de un suport adecvat pentru a fi realizate în cele mai bune condiții.

Organizațiile înțeleg din ce în ce mai des că digitizarea datelor și automatizarea fluxurilor de lucru reprezintă suportul necesar pentru ca departamentul de HR să își desfășoare activitatea în cele mai bune condiții. Specialiștii se pot concentra în acest fel pe aspectele esențiale ale afacerii, aducându-și într-un mod mai valoros contribuția la dezvoltarea companiei.

Un soft de resurse umane este de cele mai multe ori soluția optimă de automatizare a proceselor repetitive din cadrul departamentelor de resurse umane. Procese precum planificarea și gestionarea structurii organizatorice, recrutarea și onboarding-ul, administrarea de personal, pontajul, salarizarea, evaluarea performanței și lucrul cu obiectivele individuale, managementul programelor de training sau comunicarea internă sunt integrate într-o singură platforma de resurse umane.

Beneficiarii direcți ai software-ului de managementul personalului sunt atât departamentul de HR cât și angajații, care comunică mai ușor în acest fel (cu colegii, dar și cu managerii sau membrii departamentului de resurse umane) și au acces mai ușor la informații de interes.

Care sunt beneficiile utilizării unui program de resurse umane?

Ne-am propus să trecem în revistă câteva dintre motivele pentru a opta pentru un program de resurse umane și managementul personalului în cadrul organizației din care faci parte.

1. Creșterea productivității, atât în cadrul departamentului HR, cât și al întregii organizații

Automatizând o gamă largă de activități din sfera resurselor umane, cele repetitive în special, începând cu salarizarea, administrarea de personal sau pontajul, eliberezi din timpul și energia angajaților responsabili cu aceste activități, care se pot concentra pe proiecte cu un impact mai mare în cadrul organizației și potențial mai stimulante și creative pentru specialiștii în cauză.

Beneficiile vor exista însă la nivelul fiecărui angajat în parte: atunci când compania utilizează o platforma de resurse umane pentru toate acțiunile ce țin de administrarea si managementul personalului, o simplă întrebare precum: „Câte zile de concediu mai am de efectuat în acest an?” își va găsi răspunsul rapid, accesând programul și identificând informația în doar câteva click-uri. În varianta clasică, ar fi fost nevoie de un schimb de emailuri consumator de timp atât pentru angajat, cât și pentru manager sau un membru al departamentului HR.

2. Reducerea costurilor

Creșterea productivității vine cu avantajul reducerii costurilor.

O mare parte dintre fluxurile de comunicare ce pot fi automatizate printr-un soft de resurse umane implică specialiști de HR și manageri din alte departamente. Automatizând comunicarea în cadrul proiectelor de HR se salvează timp pentru toți cei implicați în fiecare proiect (de exemplu, de recrutare) și se câștigă în eficiență prin actualizarea tuturor ca informații sau acțiuni necesare, în cel mai scurt timp posibil.

Poți lua în considerare și această speță: Timpul pe care un angajat îl petrecea înainte pentru a afla ce coleg din departamentul tehnic se ocupă de o problemă cu care se confruntă se reduce acum la câteva secunde.

Modalitatea clasică implica mai mulți pași (transmiterea de emailuri sau chiar deplasarea la fața locului), timpul eliberat putând fi utilizat pentru sarcinile curente ale angajatului.

Atunci când task-urile repetitive sunt automatizate, departamentul de HR își va coordona mai bine activitatea, aceasta ajungând să fie mai valoroasă și cu un impact mai profund în cadrul organizației.

3. Posibilitatea de centralizare a datelor

Accesul rapid la diverse rapoarte și date în legătură cu activitățile desfășurate este unul dintre beneficiile majore ale utilizării unui soft de resurse umane. În aceste condiții, deciziile vor putea fi luate mai rapid și argumentate mai bine, având la bază datele oferite de platforma software utilizată.

Accesul la date și analize se va dovedi util atunci când vorbim despre rezolvarea problemelor, dar și sesizarea de oportunități și tendințe – lucru mult mai dificil atunci când informațiile nu sunt centralizate și la îndemână.

4. O mai bună comunicare între departamente și în cadrul acestora

Comunicarea internă fluidă va contribui la o mai bună colaborare în cadrul companiei. Angajații vor avea acces la informații utile despre colegi, prin intermediul organigramei companiei, putând iniția cu mai mare ușurință un dialog. E mult mai simplu să contactezi un coleg din departamentul tehnic, de exemplu, atunci când ai deja câteva informații despre el și știi chiar cum arată.

5. Trasabilitatea și diminuarea riscurilor

Utilizarea unui software de resurse umane va permite urmărirea activităților din cadrul companiei, acestea putând fi identificate cu ușurință atunci când este necesar. De la salarizare la pontaj și urmărirea fluxului diverselor documente din cadrul companiei, programul va avea mereu o evidență precisă, diminuând riscul erorilor sau neconformităților.

6. Îmbunătățirea experienței angajatului

Dezvoltarea rapidă a tehnologiei din ultimii ani a adus și o schimbare la nivel de comportamente individuale. Un angajat obișnuit să folosească site-uri specializate pentru a-și rezerva vacanța sau mijloace de transport alternative, la care are acces prin intermediul unei aplicații de mobil, va avea același tip de așteptări și de la compania unde lucrează. Aceasta va fi o companie modernă, transparentă, în care informațiile de care are nevoie în activitatea sa sunt ușor accesibile, iar comunicarea – simplificată.

Un soft de resurse umane cu o interfață prietenoasă îl va ajuta să se integreze mai ușor – angajații sunt cu siguranță printre beneficiarii deciziei unei organizații de a ține pasul cu tehnologia.

7. Respectarea legislației în vigoare

Optând pentru un soft de resurse umane de încredere, te vei asigura că respecți legislația în domeniu. De la normele GDPR la training-urile specifice și obligatorii de protecția muncii sau actualizările frecvente ale legislației muncii și obligațiilor fiscale, respectarea legislației în vigoare în zonele în care departamentul de resurse umane este implicat va fi asigurată prin utilizarea unui software de resurse umane de la un furnizor de încredere.

În plus, furnizorul va adapta în permanență software-ul la modificările legislative curente.

Care este cel mai potrivit software de resurse umane pentru compania ta?

Orice organizație este unică, și este greu să definim acel „cel mai bun software de resurse umane” universal. Scopul atunci când ai hotărât că un soft de resurse umane este necesar companiei tale ar trebui să fie identificarea celei mai potrivite soluții pentru aceasta.

Pentru a stabili care este platforma software potrivită pentru nevoile companiei tale, va trebui să le definești cât mai bine.

O analiză aprofundată a nevoilor companiei, pornind de la obiectivele definite, este un pas important în alegerea soluției potrivite. Multe companii aleg să implice în procesul decizional atât departamentul HR, cât și echipa de management sau angajații, care pot defini problemele cu care se confruntă în comunicarea cu specialiștii HR.
Soluția aleasă va trebui să simplifice procesele și să faciliteze sarcina angajaților – cei din departamentul de resurse umane în primul rând. Utilizarea unei tehnologii cât mai de actualitate, dar și o interfață prietenoasă, ușor de folosit de către fiecare angajat în parte, vor fi argumente în plus atunci când alegi platforma potrivită companiei tale. Un aspect de importanță maximă îl reprezintă decizia de a face trecerea către o soluție HR în cloud – găsești aici detalii despre ce ar presupune acest pas.

Platforma ar trebui, de asemenea, să permită generarea de statistici, rapoarte HR și analize ce vor putea sta la baza unor analize avansate, ce vor simplifica procesul decizional.

O soluție software de managementul resurselor umane concepută special pentru nevoile de digitalizare ale companiei moderne este platforma completă de resurse umane Sincron HR Software.

Aceasta este o soluție All-in-one, ce integrează procese precum Managementul organizației, recrutarea și onboarding-ul, evaluarea performanței, dar și softul de administrare de personal, pontajul, salarizarea sau managementul programelor de training. Comunicarea internă și facilitățile de self service pentru angajați sau analizele și rapoartele HR sunt integrate, de asemenea, în platforma Sincron HR Software.

Prin utilizarea acestui tool îți poți automatiza, de asemenea, procesul de recrutare, făcând mult mai simplă gestionarea pool-ului de candidați, accesarea istoricului lor sau managementul fluxului de aprobări și al surselor de recrutare sau comunicarea pe diferitele canale online.

Poți beneficia de consultanță pentru implementarea soluției software și de training pentru familiarizarea treptată a angajaților cu aplicația HR.

Pe scurt: vei avea la dispoziție un instrument prețios, o soluție la cheie care îți va permite să automatizezi procesele specifice departamentului, cu rezultate pozitive, vizibile rapid.