Prin ce se deosebește un software HCM de alte tipuri de software HR, și ce beneficii îți oferă

15 Februarie 2021

Odată cu venirea pandemiei, agendele oamenilor de HR s-au aglomerat și mai mult, în timp ce strategiile de business ale antreprenorilor devin și ele mai complexe. Gestionarea resurselor umane se transformă într-o activitate mai simplă atunci când companiile apelează la ajutorul tehnologiei, iar procesele sunt automatizate.

O soluție de luat în calcul este software-ul pus la dispoziție de Sincron HR, construit în direcția ușurării Human Capital Management-ului (HCM). Dincolo de a ușura munca departamentelor de HR la nivel operațional, instrumentul implică și o abordare strategică a gestionării capitalului uman. Poate fi implementat în majoritatea companiilor, în funcție de nevoile pe care le are business-ul.

În continuare, pentru că în piața de software pentru resurse umane nu există niște denumiri clar standardizate apropo de tipurile de software care pot fi utilizate pentru gestiunea resurselor umane, îți vom detalia cele mai frecvente utilizări ale terminologiei care face referire la un software HR. Între termenii folosiți este și cel de HCM, asociat cu un anumit profil al software-ului HR.

Înțelegerea a ceea ce implică fiecare denumire conduce la o mai mare claritate în procesul de selecție a unei soluții software HR și la alegerea produselor relevante pentru a fi comparate pe o listă scurtă, scutind timp și efort.

Ce implică denumirea de software Human Capital Management?

Între termenii des utilizați în lumea software-ului HR care poate deservi mai multe procese de resurse umane se numără HRIS, HRMS și HCM.

Deși acești termeni sunt adesea folosiți interschimbabil sau generic, în funcție de educația și experiența în diverse industrii a profesioniștilor în HR, între ei există anumite diferențe. E bine să cunoști aceste nuanțe, mai ales în contextul în care poate ești într-o căutare activă a unui software HR, pentru că ele pot contribui la o claritate mai mare a procesului de selecție.

De exemplu, pentru început, e bine să știi că un soft Human Capital Management vine la pachet cu mai multe instrumente, pentru a îmbunătăți funcționarea întregii companii, pe lângă cea a departamentului de HR, care este focus. Totodată, alături de creșterea eficienței operaționale, un software HCM poate ajuta, în principiu, și la investigarea și gestionarea altor aspecte – mai strategice – din zona resurselor umane.

HRIS, poate cel mai frecvent utilizat termen pentru categoria de software de resurse umane, este și cel mai vechi. El se referă la păstrarea evidențelor administrative ale angajaților și se concentrează pe funcționalități de HR de bază, cu ajutorul cărora HR-ul poate administra mai ușor oamenii, politicile și procedurile HR, fiind util și în zona de compliance.

În ziua de azi, în practică, pentru că și soft-urile HRIS au evoluat către variante mai complexe, termenul de HRIS a devenit practic echivalent cu termenul HRMS, cei doi termeni fiind utilizați interschimbabil.

HRMS se referă la un set de aplicații și tehnologii care sprijină și automatizează procesele de resurse umane pe tot parcursul ciclului de viață al angajaților. Termenii HRMS și HCM sunt și ei adesea sinonimi, doar că  HCM-ul pune un accent mai mare pe componenta strategică a managementului angajaților, în timp ce HRMS-ul poate avea o componentă mai complexă care să gestioneze Pontajul, Salariile și alte arii de HR care implică date cu o dinamică mare.

HCM – Human Capital Management – pornește de la setul de funcții acoperite în mod tradițional de departamentul de HR pentru managementul angajaților, care includ angajarea, onboarding-ul, gestionarea posturilor și a funcției, conformitate cu legislatia, raportare.

La acestea se adaugă mai multe componente :

  • Cea de recompensare a forței de muncă (salarizare, compensații și beneficii)
  • Cea de Talent Management (recrutare și selecție, managementul performanței și evaluarea performanței angajaților, training & dezvoltarea forței de muncă, planuri de succesiune)
  • Cea de Workforce Management (inventarul orelor lucrate, managementul absențelor, pontajul propriu-zis, programul de lucru, bugetare, managementul plecărilor)
  • Cea de Workforce Optimization (planificare forței de muncă și HR Analytics).

Fiecare soft HCM poate combina în mod diferit aceste componente, dar, în principiu, se poate observa că HCM-urile includ mai multe instrumente de planificare și analiză. Ne referim aici, de exemplu, la tool-uri de Business Intelligence, care să permită vizualizarea datelor în formate “bogate » vizual, alături de raportări complexe. Componentele de planificare și analiză întăresc valoarea strategică pe care o au aceste soft-uri pentru business.

Citește și: De ce să folosești o soluție HCM ca parte din strategia ta de resurse umane

Beneficiile operaționale ale unei soluții Human Capital Management

Este sprijinul oamenilor de HR

Un astfel de software HCM permite managerilor de resurse umane să automatizeze multe dintre sarcinile care ar fi fost procesate manual în mod normal. Activitățile principale ale specialiștilor HR implică multă documentație, care este mai ușor de gestionat în format digital, alături de toate fluxurile de aprobări. Un software HCM se poate ocupa de multiple procese cap-coadă, iar managerul are acces la orice informație îi este necesară, oricând și de oriunde.

Cum te ajută sistemul HCM în recrutare?

Găsirea angajatului ideal pentru o companie poate fi o provocare, chiar și în această perioadă în care numărul candidaților care își caută un loc de muncă este în creștere. Sistemul HCM te poate ajuta să-i evaluezi pe cei mai buni, și îți pune la dispoziție o bază de date cu CV-uri relevante, ușor de actualizat online, la care poți apela oricând ai o nouă poziție deschisă în companie.

Tot la capitolul recrutare, te poți baza pe un soft HCM atunci când vine vorba despre organizarea interviurilor, urmărirea feedback-urilor după interviurile de angajare, sau clasificarea candidaților finali.

Oferă precizie în procesul de salarizare

Salarizarea este tratată cu seriozitate nu doar de către oamenii de resurse umane, ci și de angajați, top management și departamentul financiar. Date fiind importanța procesului și impactul lui la nivel de organizație, efortul investiției într-un soft HCM care procesează și salarii este compensat de benficiile majore la nivel de timp economisit, precizie de calcul și evitarea erorilor.

Citește și: Aplicațiile de pontaj și salarizare – o soluție pentru simplificarea proceselor interne

Procesul de onboarding devine simplu și clar

Un software HCM îi poate ajuta pe noii angajați să-și petreacă mai mult timp cu noii colegi și manageri în primele zile de muncă și mai puțin timp cu completarea diverselor documente sau hârtii.

Realizarea manuală a acestor sarcini implică nu doar angajatul respectiv, ci și diverși colegi care se ocupă de HR, salarizare și beneficii. Automatizarea acestor procese asigură completarea datelor angajatului în diverse formulare. Același lucru este valabil și pentru situația în care un angajat pleacă din companie.

Citește și: Trenduri pe piața de programe de salarizare și soft-uri HRM

Beneficiile strategice ale unui software HCM

Față de alte tipuri de software-uri dedicate HR-ului, HCM-ul este un instrument complex, care poate răspunde practic tuturor nevoilor de resurse umane, atât la nivel de strategie cât și în plan operațional. Astfel, oferă o perspectivă largă și posibilitatea implementării și urmăririi strategiei de resurse umane pe termen lung.

Tot la nivel strategic, un software HCM poate ajuta companiile sa fie pregătite în avans pentru noile trend-uri ale pieței muncii.

Printre factorii care își pun amprenta asupra strategiei de resurse umane a unei companii, în funcție de domeniul de business, mărimea organizației și geografie, se numără:

  • creșterea gig economy
  • schimbările demografice
  • intrarea pe piața muncii a noilor generații care au așteptări diferite de la viața profesională
  • schimbările legislative și nevoia de a reacționa rapid la ele, rămânând în conformitate cu legislația muncii, de multe ori simultan în țări diferite
  • gestionarea și utilizarea inteligentă a volumului uriaș de date colectate de HR.

O companie cu planuri mari de viitor trebuie să cunoască acești factori, să le anticipeze impactul în business, să integreze în strategie măsuri și proiecte care să țină cont de ei. Apoi, să folosească un instrument cuprinzător care să ajute atât în faza de planificare a resurselor, cât și ulterior, urmărind și optimizând modul în care este implementată strategia la nivel operațional.

Ca și concluzie, în principiu orice software HR va ajuta departamentul de resurse umane să progreseze în activitate. Pentru că diversitatea aplicațiilor de HR este însă foarte mare, de la preț la complexitate, la procesul de implementare și la ariile de HR acoperite, e recomandabil ca fiecare companie să-și analizeze bine nevoile înainte de a opta pentru o anumită soluție de HR. Factori de luat în considerare aici sunt dimensiunea companiei, domeniul de activitate, gradul de digitalizare déjà atins sau strategia de business.

Un sistem de Human Capital Management se adresează la modul ideal companiilor de dimensiune medie și mare, cu strategii de creștere, viziunea de a planifica în avans tot ce ține de capitalul uman și un interes pentru decizii de business bazate pe date. Este deci important ca organizațiile să știe cu exactitate ce planuri și nevoi au, pentru a-și alege soluția digitală în funcție de acestea.