Implementarea unui soft de HR: care sunt aspectele de care trebuie să ții cont în calitate de client și ce atribuții ai

23 Mai 2021

Ultimul an a adus schimbări drastice atât pe piața muncii, cât și în activitatea departamentelor de resurse umane, astfel că oamenii de HR au fost nevoiți să-și adapteze strategiile și procesele de lucru la noua realitate.

Automatizarea unora dintre aceste procese a fost principala modalitate de eficientizare a activității de HR, de obicei cu implicații la nivelul întregii companii. Asta le-a permis specialiștilor în resurse umane să economisească timp, pe care l-au putut investi în sarcini noi sau mai creative, cu valoare adăugată mai mare pentru angajați și pentru organizație.

Dacă te gândești la ideea de implementare a unui software HR în compania ta, este important să acorzi o atenție sporită acestui proces. Trebuie să știi încă de la început că un rol important îl are furnizorul, având în vedere că acesta ghidează compania pe întreg parcursul procesului de implementare a unui software hr configurabil.

Citește și: De ce să folosești o soluție software HCM ca parte din strategia ta de resurse umane

Mai exact, acesta îți poate pune la dispoziție un consultant cu experiență în domeniu, care te va consilia de fiecare dată când vei avea nevoie.

Totuși, un alt aspect la fel de important este legat și de implicarea ta sau a unui angajat din echipă, care nu ar trebui să lipsească. În continuare, îți prezentăm principalele argumente în favoarea implicării clientului în procesul de implementare a software-ului de HR ales.

De ce să te implici în procesul de implementare a unui soft de HR în calitate de client:

1.  Pentru ca furnizorul să înțeleagă mai bine nevoile tale 

Primul pas către punerea în aplicare a unui soft de HR este definirea detaliată a obiectivelor.

Într-o primă fază, atunci când ai început căutarea unui software de resurse umane, era important să clarifici de ce ai nevoie de un astfel de sistem, care sunt problemele ce pot fi rezolvate cu ajutorul acestuia sau ce oportunități noi va deschide companiei.

Ulterior, pornind de la această analiză internă, ar fi trebuit să fie mai simplu să definești ce anume vei căuta și în funcție de ce criterii principale vei selecta furnizorii.

O altă idée utilă încă de la începutul proiectului este implicarea reprezentanților tuturor celor care vor fi impactați de schimbare. Poți organiza întâlniri cu fiecare departament în parte sau cu oameni din diferite roluri și poziții (manageri de echipe, top management, financiar-contabilitate, IT, achiziții), pentru a identifica nevoile și cerințele la nivelul întregii organizații. Informațiile adunate vor ajuta la o selecție a soluțiilor de HR disponibile în funcție de criterii relevante pentru modul în care operează compania voastră și ulterior la configurarea și personalizarea software-ului.

 Credit Photo – by Leon on Unsplash

Odată ce ai cercetat piața, ai făcut selecția și ai luat decizia de achiziție, se ajunge în etapa de implementare.

În această etapă crucială pentru succesul proiectului, pentru a înțelege mai în profunzime, detaliat, obiectivele tale, furnizorul îți va oferi consultanță pentru implementarea software-ului de HR, atribuind companiei tale un consultant care să colaboreze atât cu echipa de HR, cât și cu celelalte departamente implicate, precum cel de IT sau cel financiar-contabil.

Consultantul va conduce această etapă de «descoperire », numită analiză de business, în care focusul va fi pe identificarea tuturor aspectelor operaționale care pot impacta implementarea – de la ce anume se dorește exact să se obțină sau să se poată face cu software-ul respectiv, la analiza restricțiilor de care trebuie să se țină cont din punct de vedere tehnic sau al fluxurilor operaționale.

O analiză de business detaliată se va concretiza apoi într-un plan de implementare a software-ului. Discuțiile purtate până acum cu furnizorul ar trebui să creeze așteptări realiste de ambele părți legate de timing-ul proiectului. Pentru ca acest lucru să se întample, sunt esențiale conversațiile în care să dai detalii despre strategia afacerii tale pe termen scurt și lung, orice personalizare pe care ți-o dorești, dar și crearea scopului proiectului și chiar un program de instruire a personalului ce urmează să utilizeze sistemul.

Punând la dispoziția furnizorului toate informațiile de care are nevoie, acesta va putea transpune obiectivele tale într-un limbaj tehnic. În funcție de nevoile tale, furnizorul va putea să configureze soluția software de resurse umane pe care o achiziționezi.

Omiterea acestei etape sau informațiile oferite superficial pot duce la prelungirea procesului și revenirea asupra configurării, ceea ce presupune mai mult timp alocat, alături de costuri suplimentare.

Citește și: Un software HR în cloud, un instrument prețios pentru HR și angajați

 

2.  Pentru a oferi date corecte într-un timp optim și agreat de comun acord

Pentru ca implementarea sistemului de HR să se poată derula, furnizorul are nevoie de o suită de date de HR specifice companiei client, date cu care va fi populat software-ul de resurse umane. Aceste date pot veni doar de la client, astfel încât rolul tău este să i le pui furnizorului la dispoziție, ca acesta să le poată importa în sistem.

Dacă te numeri printre companiile care încă arhivează datele pe hârtie, transpunerea lor în mediul digital, exportarea și prelucrare lor consumă și mai mult timp. Pe de altă parte, dacă acestea există deja într-un format digital, procesul poate fi mai simplu, dar depinde de fiecare context – cât de extinsă ca număr de module este soluția care se implementează, de la ce nivel de digitalizare se pornește (word, excel, alte software-uri de HR din care se pot exporta date), ce număr de angajați are compania, etc.

Recomandarea echipei Sincron HR Software este să desemnezi o persoană care este familiară cu datele de resurse umane ale companiei, care să mențină legătura cu furnizorul și să-i pună la dispoziție toate informațiile de care are nevoie și în formatele indicate.

Ține cont de faptul că acest import de date în sistem, etapă strict necesară pentru avansul implementării, poate fi ca o buturugă mică în drumul carului mare, dacă nu este bine gestionat. Ca și client, e bine să fii conștient cât mai din timp de această responsabilitate de furnizare a datelor de HR, să-ți evaluezi resursele interne și eventual să discuți situația ta concretă cu consultantul, pentru ca timpul de implementare planificat să țină cont de orice provocări vor apărea în procesul de furnizare și import de date.

Credit Photo by Viktor Talashuk on Unsplash

Citește și: Principalele provocări curente ale departamentului de HR și beneficiile unui portal HCM

 

3.  Pentru a testa modul în care operează softul HR 

Până să finalizeze procesul de implementare, organizația și furnizorul trebuie să efectueze teste ale sistemului, adesea concomitent cu migrarea și configurarea datelor, pentru a verifica integritatea lor. Astfel, tu, ca manager de HR, vei putea valida informațiile și modul de operare a noului sistem.

Feedback-ul în această etapă a implementării este esențial, de aceea ar fi bine să-l tratezi cu mare atenție. Pe măsură ce fazele implementării sunt finalizate, este bine să iei în calcul observațiile persoanelor direct implicate.

Doar după ce vei fi mulțumit de toate elementele soft-ului proiectul de implementare poate fi considerat finalizat. Este vital să fii atent la toate aspectele, erorile sau dacă obiectivele stabilite se pliază pe noul soft.

Deși furnizorul se ocupă, în cadrul implementării, de configurarea software-ului HR, este nevoie de o deschidere și din partea clientului, care nu trebuie doar trebuie să valideze rezultatele, ci și să seteze obiectivele clare pentru care își dorește un astfel de sistem în companie.

 

4.  Pentru a ajuta membrii echipei să îmbrățișeze schimbarea

Implementarea unei soluții HR este un efort de echipă, ce va atinge din punct de vedere operațional mai multe departamente. Prin implicarea lor pe parcursul acestui proces, te vei asigura că au o perspectivă corectă asupra noului sistem, și nu în ultimul rând că sistemul oferă și răspunsuri la nevoile lor specifice. Mai mult, înțelegând de la început beneficiile acestuia, le va fi mai ușor să propage noutatea și să susțină schimbarea în cadrul organizației.

Citește și: Cum alegi cel mai bun software HR pentru compania ta

Concluzii

Implementarea oricărui sistem nou poate părea un proces copleșitor, mai ales în această perioadă, în care există multe alte priorități.

Cu toate acestea, procesul poate fi simplificat dacă există o planificare clară, obiective bine stabilite, precum și o bună înțelegere a nevoilor și o deschidere spre schimbare. Mai ales când ai un furnizor de încredere care îți poate pune la dispoziție oricând un software HR și servicii de consultanță și implementare, ce poate eficientiza activitatea în compania ta.