Organigrama firmei – tipuri și funcționalități. Sincron HR

10 August 2021

De ce fiecare firmă are nevoie de o organigramă pentru a funcționa eficient

Organigrama este una dintre cele mai importante componente în cadrul management-ului organizațional al unei companii, indiferent de dimensiunea acesteia. Un astfel de instrument definește poziția fiecărui membru al echipei în cadrul tabloului complet al firmei sau departamentului, și oferă o imagine clară a relațiilor de subordonare și colaborare dintre departamente, echipe și angajați.

Care sunt beneficiile oferite de un software dedicat organigramei, dar și ce tipuri de organigrame poți utiliza în compania ta, vei afla în continuare.

Software pentru managementul organizației: de ce ai nevoie de organigrama digitală

Organigrama firmei te ajută să înțelegi contextul fiecărei poziții, ca să-ți realizezi sarcinile cât mai eficient

Indiferent de tipul sau modelul de organigramă folosit, aceasta oferă claritate și transparență activităților dintr-o companie, acționând ca o coloană vertebrală care susține toate fluxurile de autoritate, colaborare operațională și comunicare.

Practic, fiecare membru al echipei poate înțelege în orice moment, în funcție de poziția sa în organigrama firmei, cine este persoana căreia trebuie să-i raporteze rezultatele sau cine îl poate îndruma atunci când se confruntă cu provocări, cu cine colaborează pe picior de egalitate sau care sunt colegii omologi din alt departament.

Organigrama armonizează eforturile angajaților cu obiectivele firmei

Ca instrument de gestionare a personalului, organigrama firmei ajută la alinierea resurselor – în speță angajații, cu nevoile generate de atingerea obiectivelor companiei.

Mai précis, organigrama oferă o poză detaliată a resurselor umane existente – câți angajați, în ce departamente, pe ce poziții, și de asemenea a pozițiilor curente deschise. În funcție de obiectivele companiei, această poză va reflecta într-un mod ușor de înțeles și utilizat variațiile în structura personalului și în modul de organizare, cum ar fi crearea de noi poziții în anumite departamente.

Astfel, o organigramă actualizată va oferi în orice moment informații la zi despre resursele existente și cele necesare, facilitând luarea de decizii și furnizând insight-uri pentru zona de recrutare.

Citește și: Un software HR în cloud, un instrument prețios pentru HR și angajați

Eficientizează procesul de onboarding

Pandemia a mutat o mare parte dintre activitățile companiilor în online, iar angajații au fost determinați să-și creeze un spațiu de lucru acasă. Cel mai dificil însă este pentru angajații noi, deoarece procesul de onboarding are loc în mediul online. Astfel, există riscul ca oamenii noi să nu știe cui se pot adresa atunci când au nelămuriri, iar acest aspect poate îngreuna procesul de adaptare la noile task-uri.

Printre altele, rolul unui software de organigramă este de a-i ajuta pe oamenii de HR să poată pune imediat la dispoziția noilor angajați acea « poză » a întregii organizații, care să-i ajute pe aceștia să se conecteze cu ceilalți colegi. Avantajul utilizării unui software de organigramă este că, pentru omul de HR, acest task devine destul de simplu, el putând actualiza rapid informațiile, crea și edita în format digital diverse variante și scenarii de organigramă.

Citește și: Vremea onboarding software-ului: acum, mai mult ca niciodată

Organigrama firmei este eficientă în gestionarea forței de muncă

În ceea ce privește managementul organizațional, organigrama firmei ajută la o gestionare mai eficientă a personalului. Practic, persoanele ce ocupă roluri de conducere au o imagine mai clară asupra volumului de resurse total și asupra distribuției acestora, eventual comparativ cu costurile și veniturile generate de fiecare arie de activitate. Organigrama ca instrument de management ajută astfel la estimarea realistă a nevoii de noi resurse umane, unde anume, dacă anumite resurse trebuie redistribuite, etc.

Citește și: De ce să folosești o soluție HCM ca parte din strategia ta de resurse umane

Procesul de recrutare este mai fluent cu organigrama digitală

Tot organigrama digitală actualizată în linie cu nevoile și obiectivele companiei poate ajuta o companie să identifice mai rapid care sunt pozițiile ce necesită dezvoltarea unor angajați din interior sau care poziții implică recrutarea de angajați cu noi abilități. Astfel, rolul organigramei este important pentru firmă, atât în strategia de recrutare, cât și cea de bugetare.

În organigramă se reflectă schimbările organizaționale din firmă

Schimbările din companie, recrutarea de noi angajați, implementarea proiectelor noi sau orice acțiune care modifică în vreun fel numele și poziția unui angajat în companie devin provocări pentru cei care se ocupă de menținerea actualizării organigramei.

Gestionarea acestor inevitable modificări vine la pachet cu bătăi de cap în lipsa unui instrument modern. Acesta trebuie să poată asigura, de exemplu, actualizări automate în diversele câmpuri sau versiuni de organigramă sau menținerea unei « poze » prezentabile din punct de vedere grafic indiferent de schimbări – organigrama fiind un instrument predominant vizual.

Citește și: Digitalizarea proceselor în HR: de la administrarea de personal la managementul resurselor umane

Sprijină luarea deciziilor de management al resurselor umane

Organigrama este un instrument care poate oferi diverse perspective asupra forței de muncă, în funcție de intențiile managementului. În această direcție, un software de organigramă vine cu următoarele beneficii:

  1. Permite vizualizarea grafică și utilizarea organigramei actualizate a companiei din multiple perspective, care includ relațiile între departamente, subordonarea ierarhică a angajaților, subordonări matriciale care evidențiază organizarea pe proiecte, etc.
  2. Ca urmare, managementul poate vizualiza imaginea companiei, actualizată cu ajutorul software-ului de organigramă, sub diferite forme:
    1. o organigramă administrativă (ierarhică), care pune accent pe fluxurile de autoritate, și indică de exemplu cine aprobă mărirea de salariu;
    2. o organigramă matricială, în cadrul căreia se evidențiază mai bine mixul dintre managementul activităților funcționale și cel al activităților pe proiecte specifice; aici poți vedea cine e șeful echipei în care lucrezi (temporar) sau colegii aferenți pe proiectul respectiv
  3. Totodată, în plan operațional, se poate prezenta situația personalului într-un model de organigramă pe departamente, ilustrând necesarul vs. excedentul de personal, cu beneficiul că aceste situații pe departamente pot fi analizate „on the spot”, fără a mai fi necesare rapoarte.
  4. Nu în ultimul rând, din punct de vedere al planificării, specialistul de HR poate crea drafturi pentru diferite tipuri de organigrame. Această funcționalitate a software-ului pentru organigramă conferă multă siguranță în operațiuni, pentru că nu se lucrează direct pe organigrama live, care poate fi necesară în orice moment.

Apoi, crearea și păstrarea de versiuni de test este deosebit de utilă pentru că ajută ulterior la planificarea resurselor sau la jonglarea cu diferite modele de organigramă, în funcție de cazul de utilizare (de exemplu pentru ITM, pur operațional sau pentru inițiative de schimbare organizațională).

Software-ul pentru organigramă contribuie de asemenea și la întocmirea strategiei, pentru că îți permite să te joci cu numărul de oameni, nivelele de calificare și tipurile de poziții, fiecare dintre aceste variabile având implicații financiare și de timing. În consecință, funcționalitatea de creare de drafturi de organigramă are implicații de business majore.

Citește și:  Procesele de resurse umane – experiența clasică versus softurile de resurse umane

Tipuri de organigrame

Organigrama este un instrument dinamic și complex care ar trebui să reflecte cât mai clar și fidel modul de desfășurare a activităților din cadrul unei companii.

Fiecare organizație este structurată într-un fel, și această structură este determinată de obiectivele organizației. Modul în care structurezi o organizație va oferi un standard pentru procedurile și rutinele de operare, și de asemenea va determina cine participă și la ce anume.

De aceea, există diverse tipuri de organigrame, ce pot fi utilizate în funcție de nevoile și obiectivele companiei tale. Câteva dintre ele sunt:

Organigrama verticală sau ierarhică

În cazul acestui tip de organigramă, se poate observa cum este distribuită autoritatea, mai exact de la poziția de vârf la pozițiile de execuție. Adică, persoana aflată în vârful companiei este cea care deține cel mai mare nivel de autoritate.

Organigrama orizontală

Modelul de organigramă orizontală este adoptat în special de companiile mici sau de start-up-urile aflate la început de drum. În cazul acestei structuri organizaționale, mai multe niveluri de management mediu sunt eliminate. Acest aspect permite angajaților să ia deciziile în mod independent. Și în această situație personalul este gestionat de superiori, doar că puterea decizională este partajată, iar oamenii sunt responsabili de deciziile lor.

Organigrama matricială

Acest tip de organigramă este folosit de companiile ce implementează proiecte în care sunt implicate toate departamentele. În cazul utilizării organigramei matriciale, angajații se subordonează atât managerului de departament, cât și celui de proiect.

Pentru a eficientiza modul în care organigrama poate fi creată, structurată și editată în mod frecvent, de câte ori este nevoie de actualizări sau simulări, îți recomandăm să folosești un software de resurse umane care include și această funcționalitate.

Citește și: Cum alegi o aplicație de managementul performanței și care sunt beneficiile automatizării acestui proces pentru organizația ta?

Cum alegi software-ul de organigramă potrivit pentru tine

Organigrama ca instrument de management aduce multe beneficii unei companii, însă dacă organizația nu-și pune problema să utilizeze un software de organigramă, toată lumea, de la cei interesați de informații până la cei responsabili cu furnizarea lor se vor confrunta cu provocări la capitolul întreținere, actualizare sau accesarea informațiilor în forme prietenoase vizual.

Atunci când crearea și întreținerea organigramei îți consumă prea mult timp și te hotărăști să apelezi la ajutorul unui software de organigramă, acordă o atenție specială tuturor aspectelor care țin de puterea grafică a tool-ului respectiv. Acesta trebuie să-ți permită o vizualizare cât mai bună, clară, sugestivă, compactă dar și acoperitoare, de ansamblu.

Nu în ultimul rând, e nevoie să poți face ușor modificări, fără să se strice sau dezalinieze celelalte informații afișate, pentru că impactul grafic este foarte important, organigrama fiind în esență un instrument vizual. Flexibilitatea în utilizare este deci și ea importantă, având în vedere că « poza » organizației va suferi modificări constante.

Funcționalitatea de creare de organigramă din cadrul software-ului de resurse umane Sincron HR te ajută să te bucuri de toate beneficiile utilizării organigramei ca instrument de management, și asta într-o formă prietenoasă, dată de formatul digital și flexibilitatea tuturor setărilor din software-ul de organigramă.