Transformarea digitală în HR: cum realizăm trecerea către departamentul de resurse umane fără hârtie

28 Mai 2019

Pe măsură ce emisiile de carbon conduc la schimbări climatice cu efecte ușor de sesizat în întreaga lume – încălzirea globală în primul rând – companiile încep să realizeze importanța unui angajament puternic vizavi de protejarea mediului înconjurător, una dintre cele mai mari provocări ale lumii de astăzi.

Responsabilitatea față de mediu și adoptarea trendului eco în companii nu se mai rezumă, de altfel, la un mesaj la finalul oricărui email transmis, cu îndemnul de a nu printa respectivul document. Se fac pași concreți în acest sens – peste 30% din companiile din întreaga lume s-au alăturat deja demersului îndrăzneț de a face trecerea către biroul fără hârtie, prin digitalizarea datelor.

De exemplu, comisia americană pentru valori mobiliare și burse (SEC) estimează că va salva 1,5 miliarde de dolari în următorul deceniu în baza deciziei adoptate în 2018 de a migra de la documentele fizice către cele digitale. În conformitate cu această măsură, după o perioadă de tranziție de 3 ani, rapoartele acționarilor fondului de investiții trimise anterior investitorilor prin poștă vor fi accesibile online. Decizia SEC de a renunța complet la hârtie va salva în jur de 2 milioane de copaci în fiecare an. În mod cert, tehnologia schimbă costul de a face afaceri în fiecare industrie.

Departamentul de resurse umane poate da tonul în companii

În cadrul organizațiilor, departamentele de HR joacă un rol important: reprezintă prima interfață cu angajații, încă din etapa de recrutare, membrii acestora fiind printre cei care pot da tonul unei schimbări.

În plus, departamentul de HR gestionează, prin natura activității, un volum mare de date și informații, iar renunțarea, chiar și parțială, la utilizarea hârtiei, va aduce beneficii importante și în zona productivității și a reducerii costurilor, pe care le vom aborda în continuare.

Totul însă pornește de la înțelegerea faptului că biroul viitorului este fără hârtie.

Momentan acest lucru pare un vis pentru departamentele HR din companiile românești, pentru că departamentul trebuie să utilizeze în continuare hârtia pentru o mare parte dintre procese. Există însă multe lucruri pe care le putem face, atunci când înțelegem beneficiile renunțării la aceasta – de la educarea și responsabilizarea angajaților și până la implementarea unei soluții software pentru HR potrivită nevoilor companiei.

Ce beneficii avem atunci când renunțăm la hârtie în cadrul departamentului HR

Înțelegerea avantajelor practice ale unui demers ne aduce, cu siguranță, cu un pas mai aproape de succesul acestuia.

Ne propunem ca, în continuare, să trecem în revistă o serie de beneficii importante ale renunțării la hârtie pentru departamentul HR, dar și să vedem care sunt acțiunile concrete pe care le putem întreprinde în cadrul departamentului pentru succesul acestui demers.

1. O atitudine sustenabilă, un spațiu de lucru prietenos cu mediul înconjurător

Într-un mediu prietenos cu mediul beneficiile sunt numeroase: de la contribuția la reducerea nivelului amprentei de carbon și până la angajați mai responsabili și mai implicați în viața societății. Departamentul HR, în acest context, joacă un rol important, de trend setter – cu atât mai importantă fiind atitudinea acestuia.

În plus, acest tip de atitudine prietenoasă cu mediul te va ajuta să atragi angajați bine cotați și performanți – adesea pasionați de companiile și cauzele eco-friendly.

2. Un plus de eficiență pentru întregul departament HR

Utilizarea unei soluții digitale, de exemplu, va permite accesul cu ușurință la dosarele aferente tuturor proceselor HR, precum și transmiterea rapidă a oricăror documente către angajați sau persoanele interesate.

Imprimarea și îndosarierea diverselor informații, precum și accesarea lor ulterioară în format fizic sunt, cu siguranță, procese dificile, care îngreunează atât activitatea departamentului HR, cât și a întregii companii.

În plus, documentele vor fi accesibile oricând. Mulți dintre noi știu deja cât de frustrant este să cauți un document important și să nu îl găsești – consumând energie și timp valoroase pentru companie. Un dosar digital va elimina aceste situații, eliberând timp pentru alte activități. Desigur, idealul este identificarea unui software HR performant, în conformitate cu nevoile companiei.

3. Modernizare și lucrul de la distanță

Viitorul este fără hârtie, digitalul înlocuind din ce în ce mai des vechile norme și proceduri tradiționale. Cu cât mai rapid accepți acest lucru, cu atât mai repede va deveni compania ta una dintre acele organizații flexibile și moderne, orientate către viitor, către care suntem siguri că tinzi.

Flexibilitatea și operarea business-ului în pas cu timpurile se reflectă și în posibilitatea lucrului de la distanță. Abordarea tradițională în care accesul la informație este condiționat de prezența fizică la birou sau în orice altă locație este deja sancționată sau devine pur și simplu neinteresantă pentru mulți tineri.

4. Respectarea legislației în vigoare

În special atunci când optezi pentru un soft de resurse umane ca soluție pentru digitalizare, te vei asigura că respecți legislația în domeniu.

Normele GDPR, training-urile specifice și obligatorii de protecția muncii sau actualizările frecvente ale legislației muncii și obligațiilor fiscale – în toate aceste situații, utilizarea unui software de resurse umane de la un furnizor de încredere te va ajuta să rămâi la curent cu toate modificările care pot apărea oricând.

Pași care te vor aduce mai aproape de departamentul de resurse umane fără hârtie

Din ce în ce mai multe organizații realizează cât de importantă este trecerea către digitalizarea datelor și managementul electronic al documentelor.

Hârtia este în același timp scumpă și ineficientă pentru managementul informațiilor, iar managementul electronic al documentelor vine cu avantaje atât pentru mediul înconjurător, cât și pentru eficiența și productivitatea departamentului.

În timp ce procesele dintr-un departament HR nu pot fi abordate în acest moment 100% digital, pași importanți se pot realiza în această direcție, lucru pe care din ce în ce mai multe organizații îl înțeleg.

Cum putem începe un asemenea proces? Cum tindem către un departament HR fără hârtie, implicând toți membrii în demersul nostru?

Sperăm că ideile de mai jos îți sunt de folos.

Implică toți membrii departamentului, demonstrându-le avantajele

De la beneficiile directe pentru mediul înconjurător și până la un plus de eficiență al departamentului, odată ce oamenii înțeleg avantajele renunțării la utilizarea hârtiei sau ale reducerii la minim a acesteia, lucrurile se vor simplifica.

Ajută-ți angajații să înțeleagă că această schimbare va simplifica procesele, reducând timpul și energia necesare realizării lor. Mai puțină hârtie înseamnă economie de bani, de energie și timp pentru a o stoca, distruge sau pentru a regăsi informația de care ai nevoie, în momentul în care ai nevoie de ea.

Mai mult decât atât, odată ce o parte dintre procese sunt digitalizate și utilizate în format electronic, profesioniștii departamentului HR vor elibera timp prețios, putând prelua sarcini mai complexe și mai puțin repetitive.

Organizează. Stabilește care este informația ce va fi stocată în continuare pe hârtie și ce poate fi digitalizat

O parte dintre documente vor rămâne în format fizic, dar numărul acestora poate fi redus considerabil. Stabilește care sunt acestea și care este modul în care vor fi organizate și arhivate.

Găsește, de asemenea, o soluție pentru digitalizarea datelor și automatizarea fluxurilor de lucru – o soluție HR performantă, de preferat în cloud și mobile-first, deschisă către integrări cu alte aplicații, ca să accesezi direct toate beneficiile mediului digital.

Implementează sisteme prietenoase cu mediul – așa cum este un software HR

O etapă esențială atunci când îți dorești digitalizarea datelor în cadrul departamentului de HR și organizarea lor în așa fel încât să fie mereu accesibile este decizia legată de amploarea software-ului pe care organizația ta este pregătită să-l adopte. Un software HR poate acoperi punctual doar anumite arii de HR, sau poate fi un sistem HR all-in-one ce va automatiza toate procesele repetitive, integrându-le într-o singură platformă.

Alegerea soluției software de resurse umane este una importantă, pentru că aceasta va trebui să se plieze pe nevoile companiei în care activezi, fiind ușor de integrat și de folosit.

Ca variantă, poți opta pentru digitalizarea procesele de HR cu cel mai mare necesar de timp, atenție, energie și resursă umană – administrarea de personal, salarizarea și pontajul, cu toate că beneficiile unei soluții all-in-one sunt indiscutabile.

Educă angajații pentru a fi cât mai responsabili

Conștientizăm cu toții deja că mediul înconjurător nu poate decât să beneficieze atunci când atitudinea noastră, a tuturor, este una sustenabilă, în direcția utilizării eficiente a resurselor.

Vei reuși mai ușor să ții pasul cu tendințele globale în direcția unei companii prietenoase cu mediul și care tinde către eliminarea utilizării hârtiei dacă îi ajuți pe angajați să înțeleagă care sunt beneficiile acestei atitudini și cum pot ei să se alinieze la ea.

Dincolo de utilizarea unor soluții software din zona resurselor umane, poți contura acel mediu benefic tuturor pe termen lung. Reducerea numărului de faxuri și imprimante, alături de accesul redus al angajaților la acestea, este o modalitate prin care numărul hârtiilor printate poate scădea dramatic.

Atunci când un număr mare de angajați care înțeleg deja direcția companiei de a reduce utilizarea hârtiei au acces la o singură imprimantă aflată într-o altă încăpere, rezultatele se vor vedea.

Platforma Sincron HR Software, o soluție pentru proiectul tău „HR fără hârtie”

Compania de software HR Sincron a creat platforma all-in-one Sincron HR Software, răspunzând nevoilor actuale de digitalizare a proceselor de HR din companii.

O soluție completă pentru departamentul HR, cu un sistem de business intelligence pentru analiza datelor de HR, online, în cloud și deschisă nativ pentru integrare cu alte aplicații utilizate de companie, Sincron HR Software a fost concepută pentru a fi simplu de implementat în cadrul organizației și de utilizat de către angajați.

Un asemenea software HR in cloud te va susține în demersul tău de eliminare a hârtiei în departamentul de resurse umane, oferind o soluție complexă și ușor de integrat pentru digitalizarea datelor.