Funcționalitățile unui soft de HR care te eliberează de sarcinile repetitive

15 Noiembrie 2018

Sarcinile repetitive pot fi un coșmar pentru echipa ta de HR. În loc să dedice timp pentru noile provocări ale meseriei, membrii echipei tale se pot simți blocați în munți de acte, documente și rapoarte pe care le au de gestionat manual. La sfârșitul zilei, oamenii de HR ar vrea să plece de la birou zâmbitori și fericiți, iar tu ai vrea să vezi productivitatea pe un trend pozitiv, însă lucrurile stau exact pe dos, deoarece sarcini care ar putea fi automatizate sunt încă realizate manual, cu mai mult efort, timp și risc de erori.

 

Știm că automatizarea în sine poate fi o provocare, dar cu siguranță este mai mult o binecuvântare pentru întreaga ta echipă de HR și pentru rezultatele globale ale companiei tale. Haide să vedem beneficiile automatizării și câteva dintre funcționalitățile unui soft de HR care te scapă de munca repetitivă.

 

Avantajele automatizării sarcinilor repetitive

Un soft de HR te eliberează de sarcinile repetitive și frustrante și îți permite să investești timpul salvat în activități de resurse umane cu valoare adăugată sporită pentru departamentul de HR și întreaga companie. Construiești astfel poziția de partener strategic în dezvoltarea companiei.

 

  • Oferă timp pentru activități cu adevărat importante

Când echipele de HR aud de implementarea unui program de resurse umane menit să le automatizeze activitatea, primul impuls este să se teamă pentru joburile lor – ca orice schimbare care implică aspecte necunoscute. La modul general însă, pe termen mediu-lung, decizia de digitizare a datelor și automatizare a proceselor în cadrul fiecărui department este cel mai probabil singura cale de supraviețuire a oricărui business.

Piața muncii evoluează, candidații și angajații au standarde și așteptări în creștere de la angajatori, iar amprenta digitalizării în viața de zi cu zi este tot mai puternică. Ca atare, misiunea departamentului de resurse umane continuă să crească în complexitate. Pe măsură ce investiți mai mult în dezvoltare organizațională, training sau tehnici de retenție a personalului, este tot mai necesară corelarea rezultatelor, realizarea de analize și raportări, urmărirea unor trenduri sau orice alte activități de natură să crească valoarea adăugată a serviciilor prestate de departamentul de HR. De aceea, o echipă eliberată de task-urile repetitive este o echipă care se poate concentra asupra activităților cu adevărat importante pentru evoluția companiei tale și care găsește provocări și satisfacție în activitatea profesională.

 

  • Asigură securitatea datelor

Digitizarea datelor de HR și automatizarea fluxurilor și proceselor în departamentul de resurse umane îți permit să creezi back-up pentru datele tale în cloud, ceea ce te protejează de pierderea datelor în cazul în care sunt probleme cu unitățile tale de stocare hardware. De asemenea, ca orice software, un program de resurse umane reduce riscul de erori, un lucru frecvent întâlnit în procesarea manuală a datelor. Unele dintre aceste date, cum ar fi cele personale, sunt extrem de sensibile și îți pot cauza reale probleme legale, amenzi, reclamații și alte probleme costisitoare.

 

  • Productivitate îmbunătățită

Pe lângă faptul că un soft de HR reduce riscul de erori costisitoare și oferă specialiștilor timp pentru activități cu impact pozitiv asupra rezultatelor companiei, procesele automatizate îmbunătățesc colaborarea pe probleme de HR la nivelul întregii companii. De exemplu, prin intermediul unui portal al angajaților, managerii interacționează direct cu subordonații pe teme de evaluarea performanțelor, cereri de concediu, aprobări de cursuri sau training-uri, anagajații beneficiază de funcționalități de self-service care le salvează timp atât lor cât și colegilor de la resurse umane, eliminând întârzierile și frustrările tuturor, costurile diferitelor proiecte de HR – de exemplu cele cu recrutarea – pot fi agregate și urmărite în detaliu, se facilitează monitorizarea anumitor procese la nivelul întregii companii – de exmplu evaluarea ciclică a performanței.

Per ansamblu, folosind un soft de HR sub forma unei platforme de resurse umane integrate, întreaga companie ajunge să beneficieze de un sistem de HR mai eficient și user-friendly, îmbunătățind moralul și crescând productivitatea în companie.

 

Cum te scapă un soft de HR de sarcinile repetitive?

 

  • Managementul procesului de recrutare

Ai nevoie de un modul integrator, care poate să urmărească candidații veniți din diverse surse și să-i monitorizeze de-a lungul tuturor fazelor procesului de recrutare. Un modul de software de recrutare îți permite să faci totul printr-o singură interfață – colaborezi cu managerii, comunici cu candidații într-o manieră adecvată erei digitale, îți construiești employer branding-ul, stochezi și poți verifica istoria diverșilor candidați, accesezi o bază de date unică, actualizată, și selectezi flexibil diverse profile din pool-ul de candidați existent.

 

  • Managementul angajaților

Ai o bază de date centralizată și un dosar electronic al fiecărui angajat, ceea ce te ajută să menții actualizate, să arhivezi și să recuperezi toate informațiile legate de angajați. Profilul, istoricul, performanțele, funcția unui angajat sunt informații ce pot fi accesate de oriunde, oricând pentru a lua decizii pentru companie. Funcționalități legate de administrarea de personal pentru grupuri de companii, nu doar companii individuale, și actualizarea automată a documentelor legale (ex. contracte de muncă) sau respectarea cerințelor GDPR specifice departamentului de resurse umane ușurează substanțial munca oamenilor de HR.

 

  • Management organizațional

Această funcționalitate a unui soft de HR îți oferă un instrument cu care să gestionezi organigrama într-o manieră flexibilă, de exemplu din perspectiva administrativă sau operațională. Poți să-ți construiești o structură organizațională cu template-uri pre-definite relevante pentru industria din care faci parte, să stabilești fluxurile de business, să generezi rapoarte automat, să definești modul de acțiune pentru orice sarcini de management al forței de muncă, asigurându-ți flexibilitate în jonglarea cu diferitele task-uri.

 

  • Managementul salarizării

Dacă alte zone de resurse umane pot părea uneori nice-to-have, fără salarii nu se poate, ca atare, și soft-urile de salarizare sunt printre primele soft-uri de HR apărute în piață.

Complexitatea informațiilor folosite ca input pentru calculul salarial poate fi gestionată cu un soft de salarizare, care combină pontajul, contabilitatea, calculele fiscale și oferă în plus și auditare, raportare și stocare de date. În apropierea zilei de salariu, departamentul de payroll nu mai este blocat în gestionarea manuală a tuturor acestor date, iar declarația 112 devine o plăcere când poate fi emisă automat conform datelor din ștatul de plată, și când știi că poți emite automat Declarații rectificative, dacă este necesar.

 

  • Managementul programului de lucru

Fiecare companie are propriul program de lucru, cu un anumit specific. Ore normale, de weekend, de noapte, vacanțe, concedii medicale – toate pot fi configurate în mod flexibil într-o aplicație de pontaj modernă, împreună cu algoritmii de calcul ce reflectă strategia de resurse umane a companiei tale. Poți să-ți optimizezi programul de zi cu zi, să identifici tendințe specifice forței tale de muncă, să folosești informațiile din pontaj ca input pentru calculul salariilor, sau să te bucuri de ușurința cu care se face pontajul zilnic printr-o aplicație de pontaj în cloud, care oferă flexibilitate și mobilitate maximă tuturor angajaților. Spune adio tabelelor de prezență ținute manual și bun venit pontajului mobil, direct în aplicația de pontaj, de oriunde și la orice oră.

 

  • Managementul performanței

Cu ajutorul unui soft de HR care include o componentă dedicată managementului performanței poți să setezi obiective individuale, să le aloci ponderi, să creezi un plan de dezvoltare pentru fiecare angajat, să îl aliniezi cu obiectivele și valorile organizaționale, evaluând performanța fiecărui individ din organizație într-o manieră completă, cu criterii clar stabilite, exprimate și comunicate transparent către angajați. HR-ul construiește și gestionează acest proces, punând la dispoziția managerilor și angajaților sistemul de interacțiune și feedback.

 

Odată ce ai decis că automatizarea proceselor care blochează echipa de HR în sarcini repetitive este o măsură necesară și urgentă în compania ta, pasul următor este să identifici ariile în care ai beneficia cel mai mult de automatizare. Este important să găsești acel software de resurse umane care se mulează pe nevoile companiei tale, ușor de integrat și de folosit.

Descoperă Sincron HR Software – soluția integrată de resurse umane. Ca platformă de HR completă, Sincron digitizează toate datele de resurse umane și oferă cadrul pentru automatizarea proceselor de HR, contribuind la eliberarea echipelor de HR de sarcinile repetitive și la creșterea impactului pozitiv al departamentului de resurse umane la nivelul întregii organizații.

Află mai multe aici.