HR Compliance – respectarea legislației în resurse umane. Sincron HR

30 Septembrie 2019

Respectarea legislației în domeniul resurselor umane. Compliance, un termen din ce în ce mai des utilizat și în România

Departamentul de resurse umane este responsabil de identificarea, angajarea și retenția personalului de care organizația are nevoie pentru a-și îndeplini menirea și a-și atinge obiectivele. Pontajul, salarizarea și administrarea personalului sau integrarea noilor angajați sunt alte funcții importante aflate în responsabilitatea HR. Se adaugă comunicarea internă, evaluarea performanțelor angajaților sau stabilirea programelor de beneficii. Printre aspectele critice dar poate mai puțin scoase în evidență se numără și stabilirea și monitorizarea respectării normelor de protecție a muncii, HR Compliance, programele de training legate de securitatea sau igiena muncii sau întocmirea codurilor de conduită și comportament în cadrul organizației.

Una dintre caracteristicile comune tuturor acestor activități este faptul că ele trebuie să se desfășoare în permanență respectând legislația în vigoare. Profesioniștii HR trebuie să fie la curent și să respecte numeroase acte normative – legi, hotărâri de guvern sau ordonanțe de urgență.

De la drepturile pe care le au angajații la taxele achitate către stat sau înregistrarea prezenței la locul de muncă, toate activitățile departamentului trebuie realizate cu respectarea legislației în vigoare.

Un software de resurse umane performant este una dintre soluțiile pe care le au profesioniștii HR pentru a se asigura că totul este în ordine în zona de compliance.

HR Compliance. Ce este și care sunt responsabilitățile departamentului de resurse umane

Termenul de compliance în domeniul HR definește procesul prin care departamentul trebuie să se asigure că atât legislația, cât și reglementările și politicile interne sunt respectate. Este necesar un comportament preventiv din partea departamentului HR, ce implică multă responsabilitate. Din acest punct de vedere, utilizarea unui soft de resurse umane performant, actualizat în funcție de ultimele modificări legislative, se va dovedi cum nu se poate mai prețios pentru conformitatea în resurse umane.

Dacă ne gândim la conformitate, dar și la automatizarea proceselor, primul lucru pe care îl avem în vedere este un software HR ce include un modul de salarizare. Putem adăuga un modul de administrare de personal și de pontaj. În ultimul timp însă, platformele de resurse umane acoperă mai multe domenii, având un rol important și în zona de compliance.

Recrutarea, relațiile cu angajații, managementul performanței, protecția muncii – toate pot fi susținute de un soft de resurse umane. Un furnizor profesionist va avea în vedere alinierea acestora cu ultimele modificări legislative. Specialiștii HR vor putea sta liniștiți, știind că riscurile de neconformitate sunt minime, cu ajutorul aplicației de resurse umane utilizate.

Cum te ajută un software HR să te conformezi reglementărilor în vigoare?

Respectarea reglementărilor în vigoare este una dintre sarcinile constante ale departamentului HR. Provocarea este cu atât mai mare, cu cât acestea sunt numeroase și în permanentă schimbare.

Se adaugă politicile interne și alinierea la valorile stabilite de companie. Această zonă poate constitui, de asemenea, o provocare, mai ales în companiile mari, cu sediul central în străinătate.

Un soft de resurse umane se va dovedi un instrument prețios pentru departamentul HR. Pe lângă rolul în digitalizarea datelor și automatizarea fluxurilor de lucru, acesta poate avea un rol critic în compliance.

Astfel, aplicația de resurse umane:

1. Este în permanență la zi în legătură cu reglementările și modificările legislative

Reglementările legislative pot suferi modificări importante, ce trebuie implementate rapid, în cele mai diverse domenii. Consultanții de business HR Sincron, de exemplu, încorporează permanent know-how de actualitate în platforma software.

De exemplu, în 2018 a început să fie pus în aplicare regulamentul GDPR (privind protecția datelor personale). HR Sincron a aliniat soluția software oferită la prevederile Regulamentului, pentru ca  procesele și activitățile conexe să fie conforme cu cerințele noii legislații. Soluția noastră te ajută să gestionezi legal și în siguranță datele cu caracter personal ale candidaților și angajaților tăi.

2. Respectarea legislației privind sănătatea și securitatea în muncă

Acesta este un domeniu cu risc major din perspectiva compliance, tratat foarte serios de autoritățile române. Legea stabilește concret care sunt obligațiile membrilor organizației pentru garantarea sănătății și securității în muncă. Respectarea acestora trebuie minuțios documentată de către angajator.

Nerespectarea normelor în acest domeniu este sancționată drastic în legislația actuală. Programul software îți oferă o trasabilitate a tuturor măsurilor luate de organizație pentru a garanta sănătatea și securitatea lucrătorilor la locul de muncă, o centralizare a tuturor documentelor necesare și disponibile la nivelul fiecărui angajat. Pe lângă acestea, dispune și de alte funcționalități, cum ar fi mesajele de reamintire legate de expirarea documentelor critice.

3. Înregistrarea, raportarea și plata timpului de lucru

Articolul 119 din Codul Muncii, actualizat prin O.U.G NR 53/2017 reglementează obligația angajatorului de a: ”Ține la locul de muncă evidența orelor de muncă prestate zilnic de fiecare salariat, cu evidențierea orei de începere și a celei de sfârșit a programului de lucru, și de a supune controlului inspectorilor de muncă această evidență, ori de câte ori se solicită acest lucru”.

Actul legislativ nu prevede în mod expres automatizarea acestor proceduri, ci doar o evidență strictă a acestora. Pentru a minimiza riscul erorilor, utilizarea unei soluții software de pontaj este esențială. Aceasta îți va oferi și documentația necesară la un eventual control, în mod organizat și ușor de accesat.

Aplicația de pontaj va putea fi și un bun punct de pornire pentru calculul corect al salariilor angajaților.

4. Programul de salarii și beneficii

Un beneficiu major al unui program software de salarizare este timpul scutit de acesta, prin automatizare. Programul trebuie însă să asigure și respectarea în permanență a legislației de către organizație.

Modificările legate de asigurări și responsabilitatea achitării lor, taxele și impozitele, celelalte modificări legislative… e important ca toate acestea să fie integrate imediat ce apar în software-ul HR.

5. Organizarea programelor de training

Un software te va ajuta să te organizezi corespunzător, pentru ca angajații să beneficieze cel puțin de formările prevăzute de legislație. Conform art. 194 din Codului Muncii, angajatorii au obligația de a asigura participarea la programe de formare profesională pentru toți salariații în anumite condiții și cu o anumită regularitate.

În plus, software-ul îți va oferi din timp și informații cu privire la statusul angajaților ce au nevoie de anumite formări obligatorii pentru desfășurarea unei activități. Sau, dimpotrivă, în legătură cu cei cărora le-a expirat o anumită autorizare și au nevoie de un nou examen sau program de training.

6. Deciziile luate pot fi documentate foarte bine cu ajutorul unui program software HR.

Evaluările performanțelor angajaților, parcursul profesional al acestora, înregistrările eventualelor absențe vor fi reflectate în permanență de programul software. Astfel, cei responsabili vor putea fi siguri că deciziile luate vor putea fi susținute cu ajutorul documentației. Aceasta va fi mereu bine organizată și disponibilă în orice moment în sistem.

7. Reglementarea relației cu angajații

Un soft de management al personalului îți oferă un instrument de comunicare oficial cu angajații. Documentele create (legate de politica de personal, valorile companiei, anunțurile oficiale, manualul angajatului) vor fi postate online și accesibile tuturor.

Angajatul poate primi notificări cu privire la orice modificare și va confirma luarea la cunoștință. Softul va reglementa în acest mod comunicarea oficială cu angajații. În orice moment, vei putea avea dovada faptului că acesta era la curent cu un anunț sau o modificare apărută.

În concluzie

Respectarea reglementărilor legislative în vigoare, permanent în schimbare, este o provocare constantă pentru profesioniștii HR. Tendințele HR pe 2019 au mers și în direcția compliance – a eforturilor constante pentru respectarea legislației.

Departamentul HR trebuie să fie în permanență la curent cu aceste reglementări, adaptându-se la ele. Alternativa? Amenzi pe care le poate suporta firma și automat o scădere a reputației – la nivel individual și organizațional.

HR Sincron tratează cu cea mai mare seriozitate fiecare nouă reglementare. Consultanții noștri actualizează și integrează rapid fiecare modificare în platforma software. Efortul constant al specialiștilor noștri merge în direcția integrării regulate a tuturor modificărilor apărute. Ei mențin în paralel standardele de calitate ale platformei software și continuă dezvoltarea acesteia.

Un software HR adaptat permanent la modificările legislative este una dintre soluțiile importante pentru respectarea reglementărilor în vigoare. Când lucrurile sunt în ordine pe zona compliance, specialiștii departamentului HR se pot concentra mai liniștiți pe celelalte sarcini.