Cum demonstrezi aportul HR-ului la creșterea performanței companiei: folosește un software de HR All-in-One

11 Iunie 2018

Te numeri printre directorii de HR care și-au propus să construiască sau să consolideze poziția departamentului de HR ca un Business Partner de încredere în companie? Ei bine, din fericire în ultimii ani au apărut tot mai multe instrumente care te pot ajuta în acest demers.

Datorită platformelor de HR existente în prezent și aplicațiilor tot mai diversificate, ca director de HR ai astăzi, mai mult ca oricând, instrumentele necesare pentru a demonstra aportul departamentului de HR la creșterea performanței companiei, la fel cum o fac directorul financiar, de vânzări sau de marketing.

Cel mai probabil, la nivel de departament, folosești deja o serie de soluții software sau aplicații pentru procesele de recrutare, salarizare sau pontaj. Însă cât de mult poți folosi informațiile generate de acestea pentru a cuantifica impactul activității întregului departament de HR la nivelul companiei? Adesea, se consideră că rolul departamentului de HR este doar să ajute la implementarea strategiei de business, dar cu datele potrivite, HR-ul poate contribui decisiv și la conturarea acestei strategii.

Un software de HR all-in-one îți oferă în timp real, oricând ai nevoie, acces la situații centralizate pe fiecare verticală de HR – pentru fiecare departament sau la nivel de companie. Accesul rapid la date relevante, corelate, detaliate, te ajută să contribui cu informații valoroase la luarea deciziilor în cadrul discuțiilor de top management sau în orice context în care HR-ul e chemat să ajute.

 

Beneficiile aduse de un software de HR all-in-one

Una dintre problemele departamentelor de HR când vine vorba de a-și demonstra aportul la creșterea performanței companiei este faptul că nu dispun de suficiente date care să le cuantifice activitatea.

Folosirea unei soluții software single-purpose (ex: software de recrutare) reprezintă un pas înainte către automatizarea respectivului proces, crescând eficiența departamentului de HR. Pe de altă parte, această abordare “pe bucățele” nu oferă o imagine de ansamblu asupra activității întregului departament și a interacțiunii sale cu restul organizației – pe care o deservește. În funcție de mărimea companiei, din punct de vedere costuri și timp de acomodare, investițiile în soluții disparate pot ajunge destul de ridicate, iar, în timp, complexitatea gestionării lor separate poate concura beneficiile inițiale.

Un bun mod prin care îți poți asigura accesul la cifre și poți cuantifica aportul departamentului la îmbunătățirea activității întregii companii este să optezi pentru un software de HR all-in-one. Acesta îți oferă date centralizate și îți permite să evaluezi unitar toate activitățile departamentului. Beneficiile se reflectă în creșterea eficienței departamentului de HR în sine, prin automatizări sau reduceri de costuri, și în creșterea aportului strategic cu care poate contribui HR-ul în activitățile companiei.

 

Automatizarea crește productivitatea și eficiența departamentului de HR

Un software de HR îți permite să automatizezi multe dintre procesele și fluxurile ce au loc între manageri sau angajați și departamentul de HR. De asemenea, timpul petrecut cu sarcinile operaționale repetitive scade considerabil. Știi doar cât timp se risipește numai pentru introducerea manuală a CV-urilor într-o bază de date! Economia de timp se observă atât în cadrul echipelor de HR, cât și în relația cu celelalte departamente – de exemplu poți lansa rapid în cadrul sistemului cereri de recrutare, de concediu, poți valida diferite formulare sau actualiza sute de contracte de muncă simultan.

Mai mult, când ești un furnizor intern de servicii și toți îți cer câte ceva ASAP, e util să poți face oricând tracking pe statusul comunicării, spre exemplu atunci când un manager îți cere lista scurtă de candidați pentru un anumit post vacant.

Accesul la o bază de date unică asigură o imagine mai clară asupra activităților departamentului

Ca director de HR, este extrem de important să ai o imagine completă asupra tuturor activităților ce se desfășoară la nivelul departamentului. Având toate datele generate de echipele tale salvate într-o bază de date unică, în același sistem, comparația sau corelația informațiilor venite din diferite părți ale departamentului devine relevantă.

 

Transparența organizațională crește motivația angajaților

Departamentul tău face eforturi mari pe partea de sourcing și recrutare – trebuie să găsească în permanență noi candidați, să-și îmbunătățească selecția, să atragă profesioniști de top și oameni valoroși. Tot acest efort se pierde dacă după angajare nu există și condițiile pentru ca angajații să fie fericiți și motivați. Un rol important aici îl joacă comunicarea internă.

Un portal de comunicare internă integrat într-un software de HR all-in-one oferă beneficii fiecărui angajat. De exemplu, utilizând partea de self-service, el are acces direct și rapid la toate documentele personale importante, cum ar fi contractul de muncă, zilele de concediu, planul de obiective, fișele de evaluare a performanței etc – eliminând frustrările cauzate de dificultatea accesării acestora prin intermediul cuiva din HR, poate supra-aglomerat. Un portal de comunicare internă poate oferi informații extensive – de exemplu organigama întregii companii, contribuind la creșterea transparenței și la o mai bună cunoaștere a organizației în ansamblu.

 

Analizele de HR și utilizarea indicatorilor de performanță consolidează poziția HR-ului ca Business Partner de încredere

Discuțiile la nivel de top management se bazează mult pe date – pentru a susține o poziție ai nevoie de cifre, informații concrete, analize, indicatori de performanță, trend-uri. Multă vreme, departamentul de HR a fost perceput în umbra celorlalte departamente, deoarece nu avea acces la suficiente date. Uneori este asimilat cu acele “soft skills” necesare în lucrul cu oamenii, dar care nu reprezintă totuși singura lui contribuție la activitatea companiei.

În schimb, folosind un software de HR all-in-one și o bază de date centralizată, ai premisele necesare pentru accesul extins la informații, putând face diferite analize de HR și raportări. În funcție de nivelul de interes, poți analiza:

  • Îmbunătățirea performanței propriului departament, prin urmărirea de KPI precum eficiența surselor de recrutare sau costurile cu sursele de recrutare
  • Eficientizarea modului de lucru, la nivel de companie, între HR, ca furnizor intern de servicii, și manageri și angajați, ca și clienți interni. Input-ul pe care departamentul de HR îl primește de la restul organizației, pentru a-și putea realiza sarcinile, poate fi optimizat analizând de exemplu viteza cu care primește feedback HR-ul de la un manager care a solicitat recrutări, pe shortlist-ul propus de HR.

 

Indicatori de performanță și rapoarte generate cu un software de HR all-in-one

Informația e puterea, iar cantitatea de date colectate și procesate cu ajutorul unei astfel de soluții de HR reprezintă o sursă de informație din multe arii. Acest lucru te ajută în luarea deciziilor de zi cu zi, în definirea strategiei sau în prezentarea rezultatelor obținute în fața top management-ului. Iată câteva tipuri de indicatori pe care îi poți urmări și de rapoarte pe care le poți genera:

Statistici și tendințe bazate pe date agregate

  • Ce procent din totalul de candidați are ca sursă BestJobs;
  • Cu cât a crescut performanța unui anumit departament (pe baza obiectivelor de performanță stabilite) de la un an la altul sau comparativ între diferite departamente;

Procesul de recrutare

  • Eficiența surselor de recrutare prin compararea numărului de candidați versus costurile sursei, rezultând impactul în bugetul total de HR; poți ține cont aici și de calitatea și relevanța sursei pentru de tipul de candidat căutat (muncitori în producție sau “white collars” pe LinkedIn);
  • Viteza de închidere a proiectelor de recrutare pe roluri, în corelație cu dificultatea de a găsi un candidat potrivit pentru funcția respectivă, pentru a sublinia impactul asupra strategiei de dezvoltare;

Managementul performanței

  • Urmărirea gradului de atingere a obiectivelor în timp real, ce pot fi agregate pe diferite niveluri, fie de departament, fie la nivel de companie;
  • Monitorizarea procesului de evaluare a performanței la nivelul întregii companii – HR-ul fiind aici doar cel care setează cadrul și trebuie să urmărească implicarea celorlalți în proces; on-going pe proces, știi în orice moment, în timp real, în ce stadiu se află lucrurile: cine e implicat, cine a setat obiectivele, cine a făcut deja evaluările, unde sunt blocaje etc.;
  • Analize comparative pe departamente;

Training-urile

  • Costurile cu training-ul versus evoluția performanței;

Comunicarea internă

  • Timpul salvat de HR prin utilizarea de către angajați a funcționalităților de self-service angajați (accesare contract de muncă, zile de concediu, plan de obiective, fișe de evaluare a performanței, training-uri disponibile, organigramă, informații colegi), versus întreruperile “live” ale oamenilor din HR;
  • Dovedirea existenței unei legături directe între creșterea transparenței organizaționale (facilitarea accesului la informație) și creșterea engagement-ului angajaților;

Alte analize importante din punct de vedere strategic pentru companie pe care le poți face includ comparația între indicatorii de performanță de Staffing (cum ar fi: time to fill a position, cost per hire, recruiting conversion rate), rezultați din acțiuni aflate sub controlul direct al HR-ului, versus indicatorii de Retenție, care depind de comportamentul managerilor și de întregul sistem de motivare și management al performanței (ce facem pentru a menține productivitatea și motivația angajaților, după ce i-am adus în companie).

Dacă în lista ta de priorități legate de job se află și consolidarea poziției departamentului de HR ca partener vital în succesul companiei, atunci ia în calcul beneficiile oferite de un software de HR all-in-one, ca parte esențială din planurile tale – pe lângă beneficiile operaționale de zi cu zi.

Când cauți o astfel de soluție, asigură-te că îți va furniza suportul necesar la implementare, că oferă proceduri de HR deja create și testate, sau că primești o soluție la cheie care poate fi personalizată acolo unde este nevoie.

 
CERE UN DEMO AL SOLUȚIEI SINCRON HR SOFTWARE