Digitalizarea proceselor repetitive în HR: de la administrarea de personal la managementul resurselor umane

29 Aprilie 2019

Ultimii ani au adus o abordare nouă în ceea ce privește gestionarea angajaților de către departamentul de Resurse Umane.

Din ce în ce mai multe companii înțeleg necesitatea de a considera angajatul ca o resursă valoroasă pentru organizație, în dezvoltarea căruia merită investit, capitalul uman fiind considerat unul dintre catalizatorii progresului la nivelul societății.

Vorbim, în acest caz, despre o abordare modernă, mai cuprinzătoare, care vizează managementul resurselor umane sau al talentelor, comparativ cu sfera mai limitată a activităților de administrare a personalului, denumită și management de personal. Aceasta din urmă gestionează mai degrabă aspectele administrative legate de prezența angajatului în cadrul companiei – lucru important și absolut necesar, dar care este doar o parte din ceea ce se înțelege azi că reprezintă managementul resurselor umane.

 

Administrare de personal sau management al resurselor umane (talentelor)?

În tipul de companie care utilizează managementul resurselor umane, angajații și candidații sunt percepuți ca resurse valoroase, pe care mai întâi trebuie să le atragi în companie – în cazul candidaților, apoi să le crești, dezvolți, co-interesezi, motivezi – în cazul angajaților. De aceea, procese ca recrutarea, onboardingul, evaluarea performanței sau dezvoltarea profesională joacă fiecare roluri importante în acest puzzle complex al managementului angajaților în lumea modernă.

Angajații sunt mai frecvent percepuți ca oameni a căror viață are multiple dimensiuni, printre care și cea profesională, fiind nevoie de un echilibru între toate aspectele. Sunt încurajați să își dezvolte abilitățile, iar în mod ideal planurile de viitor ale companiei ar trebui construite pornind de la resursele umane, disponibile și/sau necesare. Firma este interesată de progresul lor individual, dar și de starea de spirit sau de modul în care se integrează în cadrul echipei și colaborează cu ceilalți colegi. Beneficiază de oportunități de dezvoltare personală, oferindu-li-se programe de training gândite în funcție de necesitățile individuale. Angajații nu sunt priviți doar ca individualități valoroase, ci și ca parte a unor echipe și grupuri ce se încurajează reciproc pentru a duce la bun sfârșit diversele misiuni pe care le au de îndeplinit. Ajungem să vorbim astfel despre „managementul talentelor”, care este o parte considerabilă din managementul resurselor umane, văzut ca totalitatea proceselor și activităților care au legătură cu managementul oamenilor în companie.

De cealaltă parte, există abordarea tradiționalistă, a angajatului văzut ca făcând parte din personalul companiei, mai degrabă ca un “activ” decât ca o resursă. Diviziunea muncii este de multe ori prezentă, angajatul având puține mijloace de a comunica cu colegi aflați în alte departamente sau chiar orașe, de exemplu. În varianta tradițională, deciziile sunt de cele mai multe ori luate de către managementul de top, iar angajații au mai puține oportunități de dezvoltare personală. Focusul este, în acest caz, mai axat pe productivitate și satisfacția angajatului, în timp ce, de cealaltă parte, focusul este mai degrabă pe eficiență, cultură și participarea fiecărui talent la dezvoltarea companiei.

În tipul tradițional de companie, departamentul de HR are mai degrabă rolul de a gestiona detaliile administrative legate de prezența acestuia în cadrul organizației: procesul de angajare, contractul de muncă, salarizarea, diversele aspecte ce țin de legislația muncii etc.

Indiferent dacă vorbim mai punctual despre administrarea de personal sau mai pe larg despre managementul resurselor umane, digitalizarea, prin automatizarea proceselor repetitive, va fi o decizie cu un impact profund asupra întregii organizații, cu beneficii importante: salvare a timpului, viteză de reacție și decizie crescută și reducere semnificativă a costurilor.

Compania structurată în jurul abordării de management al resurselor umane va beneficia la maxim de un software complet de resurse umane, în timp ce un software de management de personal, cu module pentru administrarea de personal, salarizare și pontaj va fi un prim pas către modernizare al companiei de tip tradițional.

O platformă de resurse umane completă, soluția integrată pentru digitalizarea proceselor în HR

Prin intermediul unui software de resurse umane all-in-one, procesele repetitive din cadrul departamentului HR vor fi automatizate, prin integrarea acestora într-o singură platformă.

Întregul parcurs al angajatului în cadrul companiei – începând cu debutul procesului de recrutare și până în momentul în care i se eliberează documentul ce certifică perioada petrecută în cadrul companiei, la plecare – este în acest fel urmărit, iar datele existente pot fi accesate în orice moment sunt necesare.

Atunci când toate aceste etape sunt gestionate în diverse forme separate, extragerea, procesarea și corelarea diverselor informații vor fi dificile și consumatoare de timp – totul fiind evitat atunci când o platformă all-in-one stochează toate aceste informații.

 

Ce sarcini repetitive va automatiza un soft de resurse umane?

Să vedem care sunt procesele ce pot fi automatizate prin intermediul unei platforme de resurse umane all-in-one.

Managementul organizațional

O aplicație de gestiune a structurii companiei, cu focus pe organigramă, îți va permite să definești rolurile, funcțiile și fișele de post din cadrul organizației, dar și matricea competențelor. Odată organigrama creată, aceasta va fi accesibilă tuturor celor ce au dreptul de a o utiliza, automatizându-se fluxurile în cadrul oricărui proces HR.

Procesul de recrutare

Un sistem HR performant va facilita întregul proces al recrutării. De la gestiunea surselor de recrutare și până la comunicarea rapidă, la gestionarea postărilor în social media sau în job-board-uri și până la filtrările bazei de date în funcție de criterii prestabilite sau evaluarea candidaților, automatizarea procesului de recrutare va fi benefică pentru toți membrii organizației implicați în procesul de recrutare – membri ai departamentului HR sau manageri beneficiari ai recrutării.
În același timp, candidații vor avea o experiență pozitivă, ce va contribui la un avantaj competitiv și la întărirea brandului de angajator. Totul în timp ce te asiguri că cerințele GDPR sunt integral îndeplinite.

Onboarding-ul, prima experiență ca angajat în cadrul companiei

Perioada de început petrecută de angajat în cadrul companiei poate fi esențială pentru conturarea unei prime imagini pozitive, ce ar putea contribui la o perioadă mai lungă de retenție a acestuia. Un soft HR ce include un program de onboarding, așa cum este Sincron HR Software, va minimiza procedura administrativă, implicând automat în proces pe toți cei îndreptățiți și responsabili. Rezultatul? Claritate și transparență, un plus de încredere și entuziasm!

Administrarea personalului

Aplicația de resurse umane îți oferă, prin dosarul electronic al angajatului, un instrument util pentru a organiza toate informațiile legate de angajați: contracte de muncă, date personale și alte elemente ale dosarului angajatului. Vei avea posibilitatea de a accesa informațiile în formate diverse, în funcție de necesități. Salvezi mult timp prin automatizare în cazul actualizării a diverse informații aplicabile pentru toți angajații, și ții mai ușor evidența aspectelor legale de care trebuie să te ocupi în termene stricte.

Pontajul

O aplicație de pontaj îți va fi utilă atât pentru respectarea legislației în vigoare, cât și pentru planificarea mai ușoară a activităților din cadrul companiei. Vei avea la dispoziție toate datele legate de orarul fiecărui angajat și de orele suplimentare lucrate sau zilele de concediu – elemente esențiale pentru calculul salariilor.

Salarizarea

Calculul și plata salariilor reprezintă una dintre cele mai consumatoare de timp și de resurse activități ale departamentului HR. Softul de salarizare va reduce considerabil timpul și efortul destinat procesului, iar atunci când este achiziționat în cadrul unui program all-in-one, va fi corelat cu celelalte module interdependente: pontajul sau administrarea personalului.

În plus, atunci când aplicația utilizată include funcționalități de self service pentru angajați, comunicarea dintre management, membrii departamentului HR și angajați va fi facilitată.

***

Regăsești toate aceste procese, cu funcționalitățile aferente pentru a te elibera de sarcinile repetitive în cadrul departamentului de HR, în cadrul soluției integrate de resurse umane Sincron HR Software.

La cele prezentate mai sus, se adaugă partea de soluție software HR orientată către zona de talent management:

  • Managementul performanței, ce îți permite să setezi obiective individuale, să desfășori efectiv evaluările de performanță și să trasezi un plan de dezvoltare fiecărui angajat în parte. Corelarea obiectivelor individuale cu cele ale companiei și transparența adusă de utilizarea unui sistem de management al performanței vor fi benefice pentru companie și pentru fiecare individ. Progresul profesional al fiecărui angajat poate fi canalizat în direcția potrivită, iar angajații pot simți mai concret cum își aduc aportul la dezvoltarea companiei.
  • Managementul activităților de formare. De la formarea inițială, prin diversele programe la care participă fiecare angajat și până la trasarea unui plan de training în concordanță cu propriile obiective de evoluție, un soft de training-management va fi un instrument util pentru fiecare companie ce dorește să valorifice potențialul angajaților. Printre beneficii se numără posibilitatea optimizării investițiilor în această arie de HR, printr-o evidență clară a proiectelor, costurilor și feedback-ului din multiple direcții, alături de status-uri actualizate pe toate proiectele.
  • Comunicarea internă – un portal de comunicare internă va fi benefic diverselor fluxuri de comunicare formală, dar va fi și în beneficiul celei informale. Rezultatul? Angajații pierd mai puțin timp pentru a afla diverse informații, se integrează mai ușor și pot colabora eficient cu colegii din diverse departamente
  • Posibilitatea de a realiza cele mai diverse analize și rapoarte specifice departamentului HR.

 

Automatizarea aduce beneficii majore și atunci când vorbim punctual despre administrarea de personal

Digitalizarea permite automatizarea proceselor repetitive, indiferent de scara la care se întâmplă.

Ca atare, ea va aduce un plus și pentru companiile în care managementul resurselor umane este încă echivalent, în mare măsură, cu administrarea de personal sau managementul de personal, adică acea parte de activități de HR care vizează preponderent detaliile administrative ale fiecărui angajat.

O aplicație software integrată de administrare de personal, pontaj și salarizare va oferi departamentului specializat timpul și energia necesare pentru rezolvarea unor probleme complexe, reducând în același timp costurile și posibilitatea de eroare umană. Astfel, echipa de HR poate prelua, treptat, un rol adaptat erei digitale, mai degrabă strategic decât funcțional, putându-și crește contribuția în zona “soft” a proceselor de resurse umane.

În concluzie

Automatizarea proceselor repetitive în cadrul departamentului HR vine cu beneficii indiscutabile în termeni de economie de timp și bani, prin digitalizarea datelor și automatizarea fluxurilor de lucru. Alegerea software-ului de resurse umane potrivit reprezintă o decizie importantă pentru întreaga organizație și un angajament luat pe termen lung – de aceea este importantă înțelegerea cât mai profundă a nevoilor companiei.

Tendințele actuale merg către soluțiile complete și integrate de gestionare a diverselor verticale HR, dar beneficii importante se obțin și atunci când sunt automatizate procesele ce necesită cel mai mare consum de timp, atenție și energie: administrarea de personal, salarizarea și pontajul.