Externalizăm procesul de salarizare sau îl păstrăm în intern? Care sunt avantajele fiecărei variante

23 Februarie 2020

Indiferent de dimensiunile organizației din care faci parte, salarizarea joacă un rol important pentru business-ul tău. Managementul acestei activități este esențial pentru buna desfășurare a operațiunilor oricărei companii.

Vorbim despre o activitate repetitivă, ce poate ocupa mult timp atunci când nu reușim să găsim soluții de eficientizare a acesteia. În pus, domeniul presupune respectarea a numeroase reglementări legale, în cazul apariției de greșeli organizația riscând primirea unor amenzi.

Cum putem însă să eficientizăm procesul de salarizare?

Una dintre deciziile importante pe care va trebui să le luăm din acest punct de vedere vizează modul în care gestionăm procesul de salarizare. Păstrăm procesul în intern, cu avantajul de a-l putea controla mai bine, cu o mai mare flexibilitate dacă vorbim despre modificări de ultim moment și un risc mai mic de eroare, în special în cazul în care beneficiem de un program de salarizare performant?

Sau externalizăm salarizarea, variantă ce vine cu beneficiile ei, printre care costurile mai mici, cel puțin pe termen scurt, dar și posibilitatea de a te concentra mai bine pe propriul business?

Articolul de astăzi trece în revistă câteva argumente în favoarea fiecăreia dintre variantele pe care le ai. Este o decizie importantă și care aparține fiecărei organizații în parte, ținând cont de particularitățile sale. Dimensiunea companiei este una dintre particularitățile importante de care va ține cont decizia noastră, motiv pentru care tratăm separat acest aspect.

Citește și: Departamentul HR în 2020: câteva tendințe de început de deceniu

De ce să optezi pentru menținerea salarizării în intern?

Multe companii preferă în continuare să păstreze unul sau mai mulți angajați în intern, responsabili de salarizare.

1. Ai un control mai bun asupra procesului de salarizare

Procesul de salarizare utilizează date sensibile ale companiei, pe care multe dintre organizații preferă să le mențină în intern. Contractul de muncă, pontajul, bonusurile, primele sau beneficiile sunt informații sensibile din punct de vedere al managementului unei companii și multe firme preferă ca acestea să fie gestionate de un angajat care va fi 100% dedicat interesului organizației.

Dacă luăm în considerare și gradul de sensibilitate a datelor personale implicate în raport cu standardele impuse de GDPR, mulți dintre angajați se vor simți mai bine știind că aceste date rămân în cadrul companiei. Ei vor putea discuta în orice moment cu un reprezentant al firmei în legătură cu securitatea propriilor date.

2. O mai mare flexibilitate a modificărilor pe termen scurt

Modificările de ultim moment sunt una dintre caracteristicile procesului de salarizare. Recalcularea salariilor poate fi necesară în urma aprobării cu întârziere a unor bonusuri, erori de pontaj, etc.
Este mult mai simplu și rapid să gestionezi aceste modificări în intern. Un furnizor extern va avea propriul calendar de activități, lucru ce poate conduce la întârzieri în procesarea acestor modificări. În multe dintre cazuri, prelucrările suplimentare pot necesita și costuri în plus.
Cu un soft de salarizare in-house, modificările de ultim moment nu vor afecta plata la timp a salariilor.

3. Precizie mai mare la calculul salariilor

Un beneficiu major atunci când lucrezi in-house este precizia mai mare atunci când calculezi salariile. În special atunci când utilizezi un program de resurse umane și ai toate tool-urile integrate, informațiile sunt extrase automat, iar riscul de eroare este minimizat.

Ai Admin-ul de personal ce include informațiile contractuale complete și actualizate și programul de pontaj ce integrează situația la zi și orice tip de absență. Programul de salarizare va extrage automat datele din cele doua surse, prelucrându-le în funcție de anumiți algoritmi.

Aceste date ce țin de resurse umane vor putea fi ulterior urmărite, comparate și analizate. Cel mai important însă, nu vei avea intrări duble și vei avea certitudinea că toate informațiile relevante sunt luate în considerare.

Un procesator extern va livra rezultatele strict pe baza informațiilor primite de la compania client. Automat, corectitudinea și precizia calculelor va depinde de acuratețea informațiilor care ii parvin.

4. Costuri posibil mai mici pe termen lung

La prima vedere, costurile asociate cu angajarea unui specialist în salarizare depășesc factura lunară a unei firme de externalizare care gestionează procesul. Firma însă va putea percepe și costuri suplimentare pentru diverse depășiri ale prestației agreate. În plus, costurile vor crește direct proporțional cu numărul angajaților prelucrați și cu complexitatea calculelor aferente procesului.

Costurile cu un salariat, în schimb, nu vor crește obligatoriu odată cu creșterea numărului de angajați sau cu modificările elementelor salariale.

5. Acces la date, reporting și HR Analytics

Pentru o companie educată să analizeze în mod regulat datele disponibile, un soft de salarizare propriu este foarte util. Deciziile de management vor fi luate pe baza unor informații de business corelate.

Dacă analizăm structura pe costuri a oricărui business, vom constata că cele salariale dețin o pondere importantă a totalului. Analiza datelor oferită de un soft de resurse umane te va ajuta să stabilești criterii corecte pentru evoluția salariilor, bazându-ți politica salarială pe datele pe care le ai la dispoziție.

Sincron HR Software a fost gândit pentru a răspunde unor asemenea nevoi – ale unor companii moderne, care au înțeles importanța datelor în analizarea performanțelor, dar și în motivarea angajaților.

Citește și: Cum te ajută o funcționalitate de HR Analytics în procesul de management al performanței

6. Confortul salariaților

Unii dintre salariați se vor simți mai în siguranță atunci când există un specialist in-house cu care pot discuta eventuale neclarități. Specialistul va fi la dispoziția acestora pentru a răspunde la întrebări atunci când apar diverse modificări legislative sau angajatul are o neclaritate cu privire la salariu și elementele sale.

Dacă vorbim despre gestionarea datelor personale, este de asemenea de preferat ca aceasta să fie realizată de către un angajat intern. Acesta va putea răspunde la eventualele întrebări care apar, inclusiv pe partea de GDPR.

Un furnizor de servicii poate asigura și partea de „client service” până la un anumit nivel – dar aceasta generează de cele mai multe ori costuri suplimentare. În plus, încrederea într-un angajat propriu, pe care salariații îl cunosc personal și cu care interacționează constant, este mai mare.

Avantaje ale externalizării procesului de salarizare

Dacă am vorbit despre avantajele păstrării în intern a procesului de salarizare, iată și câteva avantaje ale externalizării sale.

În special dacă vorbim despre companii mici sau mijlocii (câteva zeci de angajați), externalizarea serviciilor de salarizare este mai eficientă din punct de vedere al costurilor. Poți face acest lucru împreună cu administrarea personalului. În acest fel, îți păstrezi focus-ul și investești resursele companiei în dezvoltarea afacerii, rezolvând într-un mod mai accesibil sarcinile administrative.

Tot în cazul firmelor mai mici, achiziționarea unui program de resurse umane propriu ar putea să nu fie eficientă din punct de vedere al costurilor. În același timp, s-ar putea strecura greșeli în calculele realizate de angajați fără a avea un software HR specializat, riscul de amenzi fiind mare.

Un alt avantaj al unei firme specializate este cunoașterea modificărilor legislative în vigoare. Într-o firmă mai mică există de obicei o persoană care are atribuții pe zona de resurse umane, fără să fie însă 100% dedicată acestei activități sau, și mai puțin probabil, specializată în calculul salarial. Ca atare, în aceste situații, este puțin probabil ca persoana respectivă să poată ține ritmul cu desele modificări ale legislației din România la nivel de taxe, impozite, rețineri, etc.

În concluzie

Externalizarea procesului salarizării sau păstrarea acestuia în intern este o decizie pe care fiecare firmă va trebui să o ia, în funcție de dimensiune sau specificul activității.

Fiecare soluție prezintă avantajele sale. Indiferent însă de varianta aleasă, utilizarea unei soluții software HR de resurse umane este o idee de luat în considerare.
În cazul în care serviciul este externalizat, soluția va fi furnizată de către compania care își oferă serviciile și vei avea puțin spațiu pentru customizări sau cerințe proprii. Dacă alegi să achiziționezi chiar tu o soluție software care să aibă în componență un program de salarizare (sau doar această componentă), vei putea să o alegi și configurezi în funcție de propriile preferințe.

Citește și: Sincron Essentials WFH. Software HR – pachet special pentru munca de acasă. Licențe gratuite de utilizare în cloud