Sincron Essentials WFH. Software HR – pachet special pentru munca de acasă. Licențe gratuite de utilizare în cloud, de la Sincron HR Software

01 Aprilie 2020

Contextul “nașterii“ pachetului de software HR online pentru munca de acasă

Au trecut deja câteva săptămâni de când o mare parte dintre angajații din România au început să lucreze de acasă, din cauza impactului negativ masiv pe care îl are răspândirea cu repeziciune a virusului COVID-19.

Ca în multe alte situații, companiile private mici și mijlocii sunt printre cele mai vulnerabile: fără acces la piețe diversificate ca să-și disperseze riscurile de business, sau resurse de back-up din care să plătească salariile angajaților, cât timp activitatea e înghețată.

Chiar și în cazul “fericiților“ care își pot muta munca online și pot lucra remote, de la distanță, puțini sunt cei care erau 100% pregătiți să facă acest pas, simultan la nivelul întregii companii. În majoritatea cazurilor, oamenii au mai lucrat individual de acasă, sau în echipe mai mici, pe proiecte – dar la nivel operațional.
În multe situații, serviciile de suport, cum ar fi departamentul de resurse umane, critic în acest moment pentru continuitatea business-ului, nu erau pregătite pentru acest pas, atât de mare și de brusc.

Vrând-nevrând, planificat sau mai deloc, echipe întregi s-au trezit peste noapte că vor trebui să lucreze de acasă (celebrul deja “work from home”), si fiecare se adaptează din mers, mai stângaci sau mai profesionist, în funcție de afinitatea cu tehnologia modernă și instrumentele deja utilizate în companie.

Între problemele cu care se confruntă specialiștii din HR se numără faptul că, deși unii foloseau deja diverse aplicații de resurse umane, constată că fie acestea nu acoperă toate segmentele critice din punct de vedere operațional, legal și administrativ, de care ar fi nevoie în acest context, fie nu sunt aplicații HR online, care să poată fi accesate de la distanță.

Printre provocările punctuale se regăsesc:

  • gestiunea diverselor cereri, de concediu medical sau de odihnă, dacă ele se foloseau încă în formatul tradițional, pe hârtie;
  • informații în timp real despre statusul și disponibilitatea fiecărui angajat și a echipei, în ansamblu;
  • rapoarte de activitate zilnice; acces al angajaților la diverse funcționalități de self-service pe aspecte de HR;
  • nevoia de a comunica informații importante către toți angajații și de a da acestora acces la procedurile companiei.

Punând cap la cap toate aceste nevoi specifice contextului de “work from home”, la care s-a trecut atât de brusc, echipa HR Sincron a găsit o modalitate de a veni în ajutorul tuturor companiilor din România care se confruntă cu aceste nevoi de bază în HR.

Ce conține Sincron Essentials WFH – pachetul de software HR online pentru lucrul de acasă

Pornind de la platforma Sincron HR Software existentă, ca aplicație de HR online care deja acoperă cea mai mare parte a proceselor de resurse umane, am pregătit un pachet software care cumulează funcționalități de bază dedicate lucrului de acasă – Sincron Essentials WFH.

Acestea includ funcționalități deja existente în diversele module ale software-ului HR, dar și unele noi, cum ar fi “cererea de lucru de acasă” sau calendarul disponibilității echipei – în care fiecărui membru al echipei i se poate aloca un status, pe tipuri de prezențe sau absențe, alături de locația de unde lucrează.

Citește și: Top avantaje ale utilizării unui software HR în cloud pentru creșterea afacerii tale

Concret, pachetul software HR pentru munca de acasă include:

  1. Organigrama companiei
  2. Bază de date angajați
  3. Cereri de concediu în format electronic
  4. Cerere de lucru de acasă în format electronic
  5. Dashboard disponibilitate și locație de lucru pentru angajat și echipă
  6. Publicare de materiale de interes pentru angajați (articole, știri, anunțuri, bibliotecă de proceduri)
  7. Posibilitatea angajatului de a urca documente direct în dosarul lui electronic

Pachetul Sincron Essentials WFH conține funcționalități de bază care pot fi utilizate rapid de orice tip de companie. Adițional, pentru cei care simt nevoia unei soluții mai extinse, se pot configura alături de un consultant Sincron opțiunile suplimentare pentru rapoarte de activitate pentru sarcinile zilnice​ și generarea pontajului pe baza tuturor informațiilor anterioare.

Pachetul de software de resurse umane pentru munca de acasă își propune deci să acopere mai multe zone sensibile – începând de la aspectele operaționale de management al echipei, care includ planificarea, comunicarea și raportarea, și mergând mai departe către nevoile de tip administrativ și legal.

Pachetul nu se adresează doar oamenilor de HR, ci conectează toți actorii din organizație care au nevoie să interacționeze pe teme de resurse umane – HR, angajați, manageri, prin interfețe dedicate și acces la self-service.

Să nu uităm că angajatorii rămân în continuare responsabili pentru angajați și în cazul lucrului de acasă. Trebuie să știi de unde și cât lucrează fiecare, să poți efectua un pontaj la sfârșitul lunii, să poți elibera diverse documente importante, etc.

Beneficiile pachetului software HR pentru munca de acasă

Un beneficiu principal al acestui pachet software HR special pentru gestionarea echipei, atunci când lucrează de acasă, vine din faptul că toate funcționalitățile sunt online, ca parte din soluția Sincron HR Software – care este o platformă HR de tip SaaS, ce rulează în cloud.

1. Beneficiile generale ale unei soluții software HR online, în cloud

În general, un software HR în cloud înseamnă automat mai puține hârtii și eficiență sporită. Cu un soft HR în cloud informația este stocată digital. Orice cerere sau document se crează direct în format digital, putând fi organizate cu ușurință pe fișiere electronice – de exemplu dosarul electronic al angajatului, accesate sau auditate dacă e nevoie.

Accesul la informațiile de HR este disponibil 24/7, doar printr-o conexiune la internet. Soluția online înseamnă rapiditate și accesibilitate pentru toți, indiferent de unde lucrează.

Este cea mai bună, dacă nu singura opțiune cu adevărat viabilă, de a oferi angajaților, pe termen lung, varianta de lucru la distanță (remote work), pe care mulți dintre angajați și-o doresc, măcar partial. Flexibilitatea locației din care se lucrează este un beneficiu din ce în ce mai căutat în ultimii ani. În felul acesta angajații pot avea acces securizat la datele și informațiile necesare desfășurării activității și la diverse funcționalități de self-service.

Un alt avantaj important al utilizării unui software HR în cloud este faptul că acesta se actualizează automat și regulat, vizând atât securitatea datelor existente cât și respectarea reglementărilor în vigoare.

Citește și: Transformarea digitală în HR: cum realizăm trecerea către departamentul de resurse umane fără hârtie

2. Beneficiile punctuale ale pachetului software HR online pentru munca de acasă

O listă succintă a principalelor beneficii ale Sincron Essentials WFH ca pachet gândit special pentru situațiile “work from home” include:

  1. Managementul online al tuturor cererilor (lucru de acasă, CM, CO)
  2. Informații în timp real despre disponibilitatea angajatului, a echipei și locațiile de unde se lucrează
  3. Organizare clară a echipelor
  4. Centralizarea comunicărilor interne importante într-un loc unic, ușor accesibil
  5. Rapiditate în operațiuni prin funcționalități de Self – Service pentru gestiunea documentelor
  6. Imagine completă a întregii organizații
  7. Acoperirea nevoilor specifice lucrului de acasă legate de planificare și comunicare.

La beneficiile pachetului de bază se adaugă, în varianta extinsă, ușurința raportării activităților zilnice ale angajaților în format centralizat, generarea automată a pontajului și funcționalități de Self-Service suplimentare.

Citește și: 7 beneficii ale utilizării unui software de resurse umane în compania ta

Cine și cum poate avea acces la pachetul software HR pentru munca de acasă?

În contextul curent, și noi la Sincron ne punem problema cum îi putem ajuta pe ceilalți, cât mai rapid, cu ceea ce știm și putem noi să facem.

Ca atare, pachetul Sincron Essentials WFH este oferit tuturor companiilor care au nevoie de el. Ca sprijin pentru perioada actuală, licențele de utilizare a pachetului software sunt gratuite pentru o periodă de 6 luni de la activarea pachetului.

Clienții curenți ai Sincron HR Software vor beneficia automat, gratuit, de acces la toate funcționalitățile incluse în pachetul HR de lucru de acasă, indiferent pe care dintre modulele soluției software le folosesc în prezent.

Pentru clienții noi, pachetul Sincron Essentials WFH va fi activat în 24h de la primirea confirmării echipei Sincron HR Software.

Gata să afli mai multe detalii?