Sistem HCM: principalele provocări curente ale departamentului de HR și beneficiile unui portal HCM
Oamenii de resurse umane n-au dus niciodată lipsă de provocări, dar ultima perioadă le-a pus foarte multe pe tavă, simultan.
Provocările au căpătat noi dimensiuni în ultimul an, în contextul pandemiei. Pe lângă partea administrativă și de management al proceselor de HR uzuale, de care se ocupau și înainte de apariția COVID-19, oamenii de HR au fost nevoiți să pună brusc accentul pe engagementul angajaților, pe pregătirea lor pentru a face față noilor situații, dar și pe menținerea sănătății lor emoționale.
Din interacțiunea cu clienții, partenerii și propria noastră echipă, cât și raportându-ne la semnalele întregii piețe, am identificat mai jos o serie de provocări care par a da colegilor de la resurse umane cele mai mari dureri de cap în actualul context. Să le luăm pe rând și să vedem care ar fi și ce soluții au.
Crearea și menținerea engagementul-ui echipei
Fiecare manager sau om de HR își dorește angajați sau colegi motivați și productivi. Engagement-ul angajaților este recunoscut ca un factor esențial care are impact asupra productivității muncii, profitabilității companiei și nivelului de satisfacție a clienților.
Lucrurile au devenit mai dificile, în condițiile în care o mare parte dintre salariați lucrează remote. E nevoie ca angajatorii să facă eforturi dedicate pentru a menține și măsura gradul de angajament al echipei
Companiile și-au dezvoltat capacitatea de adaptare și au venit cu tot mai multe soluții, de la instrumente de colaborare dedicate echipelor, sondaje de monitorizare a engagement-ului, până la îmbunătățirea proceselor cheie care au impact în moralul angajaților, un exemplu fiind cele de onboarding sau managementul performanței.
Procesele din urmă pot fi automatizate prin sisteme bine puse la punct, lucru care le aduce mai multă claritate și structură atât angajaților, cât și managerilor și oamenilor de HR. Reducerea ambiguităților în procese alături de creșterea clarității task-urilor și a obiectivelor, în contextul lucrului remote, pot elimina frustrările și concentra eforturile în direcțiile importante. Se construiește astfel un sentiment de reală utilitate și contribuție personală, care va genera o atitudine pozitivă față de muncă.
Practic, pentru zona de onboarding de exemplu, care avea și înainte un impact critic asupra engagement-ului noilor angajați, Sincron HR pune la dispoziția companiilor un sistem HCM online pentru managementul resurselor umane ce include o aplicație de onboarding modernă.
Prin acest sistem HCM online, responsabilii de onboarding pot planifica în avans procesul, pot crea mai simplu fișa de onboarding, pot urmări întreg procesul, cunosc statusul fiecărei etape, iar resursele necesare – cum ar fi alți colegi, manageri sau echipamente – sunt mai ușor de planificat.
Citește și: Vremea onboarding software-ului: acum, mai mult ca niciodată
La rândul său, cu ajutorul unui portal HCM, noul angajat intră cu ușurință în contact cu informațiile utile și esențiale, poate fi expus la diversele documente și proceduri importante în organizație, poate intra rapid, dacă e cazul, într-o etapă de testare care să aibă loc online, având acces imediat la diversele task-uri, teste și primind rezultatele pe loc.
Și în zona de management al performanței echipei, cu ajutorul unui software integrat Sincron HR, se pot face pași concreți către susținerea engagement-ului și a motivației oamenilor.
Un proces bine gândit de managementul performanței, adaptat la realitățile propriei companii, corect implementat utilizând o aplicație HCM relevantă, promovat în organizație și susținut de top management, va avea în mod cert un impact pozitiv asupra moralului angajaților.
Și asta, pentru că va aduce claritate și sensul direcției pentru contribuția fiecărui angajat, evaluări mai obiective și regulate, care să nu mai lase loc de îndoieli și interpretări, transparență prin benchmark-uri comune la care să se raporteze toate părțile implicate în proces – angajatul, managerul direct și HR-ul, posibilitatea corelării rezultatelor cu necesarul de dezvoltare și training sau cu standardele de beneficii și compensații.
Adaptată realității din teren, aplicația pentru managementul performanței din cadrul sistemului HCM online Sincron HR Software poate fi utilizată inclusiv pentru lucrul cu OKRs (objectives and key results), care prind din ce în ce mai mult teren în cadrul echipelor care trebuie să lucreze împreună, la distanță.
O companie poate avea acea imagine de ansamblu asupra contribuției fiecărui membru în parte sau poate stabili și comunica obiective individuale corelate cu cele organizaționale. În plus, printr-un portal HCM se facilitează interacțiunea managerilor cu propriile echipe, putând conduce la creșterea sentimentului de apartenență a oamenilor la organizație.
Citește și: Cum te ajută o funcționalitate de HR Analytics în procesul de management al performanței
Dezvoltarea viitorilor lideri și perfecționarea celor actuali, cu o aplicație HCM online
Pregătirea viitorilor leaderi și sprijinul celor actuali este o altă provocare cu care se confruntă companiile. Însă dezvoltarea lor și investiția în programele individuale de coaching sau mentoring, alături de expunerea mai largă la provocările strategice ale organizației sunt absolut necesare pentru succesul companiilor.
Acest proces necesită un efort serios și susținut în timp, pentru a se recunoaște potențialul angajaților pentru funcții de conducere – aspect diferit de performanța de zi cu zi din job-ul propriu-zis, și pentru a oferi instruirea necesară, în fiecare caz în parte.
Primul pas pentru a crea un mediu potrivit creșterii noilor leaderi este apelarea la un sistem de management al performanței bine structurat, care poate ajuta candidații să iasă din « pepinieră » și să devină vizibili în funcție de criterii specifice de leadership.
Spre exemplu, cu aplicația HCM online Sincron HR, pentru managementul performanței avem posibilitatea de a defini criterii de performanță care să se plieze pe strategia de identificare și dezvoltare a viitorilor manageri și leaderi, furnizând date concrete în acest demers.
O altă componentă strategică a HR-ului, complementară dezvoltării noilor leaderi, este planificarea succesiunii. Desigur, în această perioadă există multe priorități presante, iar dezvoltarea succesiunii e posibil să fi trecut pe planul doi, însă importanța strategică rămâne. Cu atât mai utilă poate fi în acest caz un sistem HCM care să vă permită, ca organizație, să reîncepeți lucrul în această direcție cât mai rapid posibil.
Citește și: Cum construiești cu managementul performanței rezultate mai bune și o echipă mai puternică
Dezvoltarea zonei de learning și training angajați cu un portal HCM
Importanța Learning & Development-ului a crescut exponențial în ultima perioadă, pe fondul nevoii de dezvoltare a anumitor aptitudini absolut necesare în lucrul la distanță. De exemplu, cursurile de comunicare și de team management la distanță, care evidențiază particularitățile acestui mod de comunicare, tratând provocările și lipsurile lui specifice, sunt acum deosebit de căutate.
De asemenea, a crescut nevoia pentru cursuri punctuale oarecum specializate, la care angajații să aibă acces rapid pentru a putea avansa în diverse proiecte sau pentru a-și completa diverse lipsuri informaționale, în condițiile în care multe lucruri nu se mai pot întreba pur și simplu peste birou sau lămuri la o cafea. E nevoie ca oamenii să devină mai independenți și oarecum mai întreprinzători, să se poată ajuta singuri în cât mai mare măsură pe probleme operaționale, abordare care va contribui la creșterea agilității echipelor.
Organizațiile care nu ignoră acest aspect-cheie al existenței unui business apelează deja la Learning Management Systems sau LMS-uri, care să ușureze și automatizeze, pe cât posibil, accesul tuturor la sesiuni de dezvoltare profesională și training angajați.
Citește și: De ce să folosești o soluție HCM ca parte din strategia ta de resurse umane
Cum poate ajuta un sistem HCM modern?
Ei bine, LMS-ul poate ridica probleme specifice, cum ar fi: daca LMS-ul este mai vechi, poate deveni incompatibil cu sursele de cursuri, formare și training mai noi ; ca atare, conținutul educațional devine greu de actualizat, în mod eficient și la prețuri accesibile.
Un exemplu de software de training management online, care permite formarea profesională a angajaților prin soluții flexibile de conectare la orice surse online de cursuri, este și cel oferit de platforma Sincron HR.
Sistemul HCM vine la pachet cu multe funcționalități de gestionare a activităților de training angajați organizate în companie, indiferent de sursa conținutului (internă sau externă), crescând substanțial interactivitatea angajaților cu sistemul, și ca atare și interesul pentru acesta ca tool de dezvoltare profesională.
Citește și: Cum te ajută un software de training pentru angajați să îți eficientizezi activitatea
Un sistem HCM te ajută și în gestionarea sănătății emoționale a echipei
În luna martie 2020, o mare parte dintre angajați și-au mutat birourile acasă. Iar lipsa interacțiunilor cu colegii, a dinamicii de la birou și izolarea au avut un impact puternic asupra sănătății emoționale.
Departamentele de resurse umane au fost nevoite să caute continuu metode de a menține și de a îmbunătăți starea emoțională a salariaților. Au trimis periodic mesaje de încurajare angajaților, au contactat psihoterapeuți care să consilieze echipele sau au creat conceptul de concediu pentru starea de bine.
La un an după începerea acestui maraton, consecințele încă nu s-au conturat complet, așa încât munca de susținere a oamenilor din HR continuă la nivel de organizație, și opțiuni creative vor continua să apară, pe măsură ce efectele pe termen lung vor deveni mai clare.
Ce rol poate juca un sistem HCM online în această situație? Ei bine, probabil nu va putea rezolva toate problemele, dar va crea timp pentru discuții relevante între angajați și reprezentanții HR-ului, care să permită apoi găsirea de idei și soluții pentru asigurarea well-being-ului, în tot puzzle-ul de contexte în care trebuie să se descurce acum angajații.
Citește și: Prin ce se deosebește un software HCM de alte tipuri de software HR, și ce beneficii îți oferă
Retenția angajaților în companie
Retenția talentelor este un alt element-cheie pentru bunul mers al unei companii și asigură evitarea numeroaselor efecte negative pe care le poate avea fluctuația de personal – de la costurile mari asociate recrutării, disconfortul în plan operațional asociat cu supra-încărcarea membrilor existenți în echipă, până la investiția în pregătirea noilor angajați și eficiența operațională mai redusă din perioada de onboarding.
În cadrul exit-interview-urilor, companiile încearcă să afle motivele reale ce stau în spatele plecărilor, însă, de multe ori, angajații care aleg să-și continue cariera în alte companii nu sunt transparenți în privința motivelor care i-au determinat să ia această hotărâre.
Ca atare, pentru a crește gradul de retenție, angajatorii au nevoie de o strategie de Human Capital Management care să implice toate verticalele de HR și feedback din toate direcțiile, în mod regulat, pentru a putea înțelege în profunzime așteptările angajaților – ca și clienți interni, și nemulțumirile reale ale acestora. Colectarea de informații când ruptura s-a produs déjà iremediabil va rămâne la un nivel superficial, și nu scutește costurile care încep déjà să curgă.
Un portal sau un sistem HCM care acoperă o suită de servicii integrate poate asigura informații transparente și care pot fi corelate la nivel de companie, departament, linie de business, despre fiecare etapă a experienței angajatului.
Datele și trendurile care pot fi urmărite fac să devină mai ușor de anticipat pozițiile cu grad de risc ridicat și mai simplu de identificat devierile majore de la cultura și valorile companiei, care pot funcționa ca un semnal de alarmă.
Nu în ultimul rând, o componentă importantă la capitolul retenția angajaților este și partea de compensații și beneficii. Companiile fac eforturi să obțină date corecte de pe piața muncii, comparând mediile pieței cu propriul sistem de recompensare, pentru a-și adapta pachetele la un nivel competitiv.
În concluzie, perioada curentă și probabil destule luni de acum încolo, oamenii de HR nu se vor plictisi.
Dar și ei sunt oameni, și ei au nevoie din când în când de o mână de ajutor pentru a-i putea, la rândul lor, sprijini pe ceilalți și contribui la ținerea companiei pe direcția dorită.
Ca atare, un boost de energie oferit de tehnologia disponibilă acum în HR, de exemplu prin sistemele HCM, poate face diferența între niște angajați obosiți și demoralizați, pe de-o parte, și alții care își păstrează moralul sus, știu în ce să-și investească zilnic energia și văd deja luminița de la capătul tunelului.
