Ce este fișa postului? Ce trebuie să știi despre întocmirea și conținutul acesteia
Întocmirea și actualizarea documentelor din dosarul de personal al angajaților este una dintre sarcinile importante ale departamentului HR. Printre aceste documente regăsim contractul individual de muncă și actele adiționale acestuia, situația concediilor și fișele de evaluare anuală, dar și întocmirea statului de plată, a regulamentului intern sau a fișei postului.
Vorbim astăzi despre fișa postului, unul dintre documentele importante pentru buna desfășurare a activității în cadrul unei organizații. Ce este aceasta? Este obligatorie întocmirea sa sau este aceasta opțională? Ce trebuie să includă fișa postului? Vom discuta, de asemenea, despre câteva dintre aspectele ce reglementează acest document.
Ce înseamnă fișa postului?
Fișa postului este un document redactat de către departamentul HR prin care angajatorul stabilește atribuțiile angajatului său. Acest document va fi semnat atât de către angajat, cât și de către angajator, odată cu semnarea contractului de muncă.
Fișa de post va trece în revistă atât cerințele postului angajatului, cât și sarcinile pe care acesta le va îndeplini în cadrul companiei. Tot în acest document se vor preciza profilul funcției ocupate de către salariat, cât și cunoștințele și abilitățile necesare îndeplinirii atribuțiilor de serviciu.
Anexă a contractului de muncă, fișa de post va funcționa ca un ghid al sarcinilor și responsabilităților angajatului în cadrul companiei.
În plus, documentul „fișa postului” unui angajat are valoare juridică și va putea fi utilizat în instanță, atât de către salariat, cât și de către angajator, în cazul apariției unui conflict de muncă. Un angajat va putea fi sancționat pentru neîndeplinirea sarcinilor ce îi reveneau conform fișei postului. Angajatorul trebuie, în același timp, să știe ce este fișa postului și să se asigure că documentul este întocmit în concordanță cu prevederile legale în vigoare.
Citește și: Ce înseamnă HR? Ce înseamnă Resurse Umane?
Astfel, fișa de post a unui angajat / salariat:
• va fi în concordanță cu prevederile Regulamentului General privind Protecția Datelor Personale (GDPR),
• va fi cu document complet, ce va include informațiile cu privire la condițiile în care salariatul își desfășoară activitatea și în conformitate cu Clasificarea Ocupațiilor din România (COR),
De aici importanța întocmirii corecte a fișei de post și a semnării documentului încă din momentul începerii contractului de muncă.
Fișa postului – modificări făcut în acest document
Trebuie angajatorul să aibă acordul salariatului pentru a le efectua?
Fișa de post este un document ce poate fi modificat de-a lungul timpului, atât atunci când angajatorul își modifică procedurile de lucru, cât și în momentul în care rolul angajatului în cadrul companiei se schimbă.
De regulă, angajatorul nu are obligația de a obține acordul salariatului pentru modificările minore aduse fișei postului, ce nu modifică natura muncii prestate. Dacă însă acestea sunt importante, acordul salariatului este necesar.
Există și situații în care angajatorul putea aduce modificări semnificative, pentru o perioadă de timp limitată, conținutul fișei postului, fără ca salariatul să fie consultat în legătură cu acestea. Acest lucru se întâmplă însă doar în cazurile de forță majoră.
Legislație privind fișa postului
Există numeroase prevederi legislative ce fac referire la fișa postului.
✔ De exemplu, art. 17 alin. (3) lit. d) din Codul muncii prevede că:
Anterior încheierii sau modificării contractului individual de muncă, angajatorul are obligația de a informa persoana selectată in vederea angajării ori, după caz, salariatul cu privire la (…) funcția/ ocupația conform specificației Clasificării ocupațiilor din Romania sau altor acte normative si atribuțiile postului.
✔ Art. 39 alin. (2) lit. a) din Codul muncii, stipulează:
Salariatul are obligația de a realiza norma de munca sau, după caz, de a îndeplini atribuțiile ce ii revin conform fișei postului.
✔ Potrivit Legii nr. 130/1999, modificată și completată, fișa postului nu intră în categoria documentelor ce trebuie depuse în evidența inspectoratelor teritoriale de muncă. Aceasta însă trebuie prezentată de către angajator în cazul unui eventual control al Inspectoratului Teritorial de Muncă.
Este sau nu obligatoriu documentul „fișa postului”?
Ordonanța de urgenta nr. 37/2021 pentru modificarea si completarea Legii nr. 53/2003 – Codul muncii prevedea faptul că în conținutul contractului individual de munca nu mai este obligatorie existența unor informații referitoare la Fișa postului în cazul microîntreprinderilor cu până la 9 salariați și o cifră de afaceri anuala netă sau cu active totale de pană la 2 milioane euro. Acest act normativ a fost însă abrogat prin Legea nr. 275/2022, începând cu data de 6 octombrie 2022.
Revine necesitatea întocmirii unei fișe de post pentru toți angajatorii, indiferent de numărul persoanelor angajate în cadrul organizației. Așadar: în acest moment, fișa de post este un document obligatoriu pentru orice salariat, indiferent de mărimea companiei în care activează. Documentul este, practic, o anexă a contractului de muncă.
Citește și: Dosarul personal al salariatului
Ce trebuie să cuprindă o fișă de post
Există o serie de elemente obligatoriu de integrat în orice fișă a postului unui angajat. Putem enumera, dintre acestea:
• denumirea oficială a poziției, care va corespunde celei din Clasificarea Ocupațiilor din România și va fi însoțită de codul COR asociat rolului respectiv,
• locul ocupat de angajat în cadrul organigramei companiei – se va preciza atât departamentul în care lucrează salariatul, cât și managerul direct sau persoanele cu care acesta va colabora,
• competențele și cunoștințele necesare ocupării postului (de exemplu informații referitoare la studii, experiență, abilități),
• responsabilitățile poziției respective,
• indicatorii de performanță utilizați pentru evaluarea profesională a salariatului,
• locul de muncă și durata muncii (ore pe zi, respectiv ore pe săptămână)
• data la care a fost întocmit documentul și semnat de ambele părți (angajat și angajator)
Citește și: Organigrama si perspectivele ei – ce este organigrama?
Fișa postului, un instrument util pentru orice organizație
În concluzie, fișa postului este mai mult decât un document util organizației și salariaților săi. Ea poate funcționa ca un veritabil instrument ce definește un rol în cadrul unei echipe, cu poziția sa în structura organizatorică, împreună cu responsabilitățile și abilitățile pe care ocupantul său le va avea în cadrul companiei.
Documentul fișa postului poate fi util atât în cazul apariției unor conflicte de muncă, având valoare juridică, cât și în cadrul proceselor zilnice în cadrul companiei. Fișa de post poate funcționa ca un ghid util angajatului, care își vede responsabilitățile enumerate în mod transparent aici.
În același timp, documentul poate fi un ghid util și pentru recrutori, care înțeleg foarte bine care sunt așteptările companiei de la rolul pentru care încearcă să atragă talente. Responsabilii HR vor avea din start, în acest mod, claritate în ceea ce privește responsabilitățile unei persoane în cadrul unei echipe. Aceștia vor putea prezenta în mod clar, în timpul procesului de recrutare, așteptările companiei de la viitorul angajat.
Sincron HR Software te ajută să administrezi ușor documentele tale de personal
Funcționalitățile disponibile în cadrul software-ului de resurse umane Sincron HR te ajută automatizezi, să organizezi și să actualizezi în permanență toate documentele din dosarul de personal al salariaților tăi.
Cu ajutorul unui software de administrare de personal performant, așa cum este Sincron HR Software, vei avea o bază de date unică, în permanență actualizată, centralizând toate documentele din dosarul de personal al fiecărui salariat. Aceasta îți va permite generarea imediată de rapoarte sau situații pentru fiecare angajat în parte.
Cu ajutorul soluției noastre software în cloud, avea la dispoziție în orice moment documentele solicitate de angajat sau de personalul ITM în cadrul unui eventual control. Totul accesibil cu ușurință, în doar câteva click-uri.
