Organigrama si perspectivele ei – ce este organigrama?

La o simplă căutare pe Google de tipul “Ce este organigrama?” sau “tipuri de organigramă” găsim cele 3 variante de organigrama: verticală, orizontală sau matrice. Dar acestea reprezintă doar moduri grafice de vizualizare a raporturilor dintre angajații cu contract de muncă.

Pentru a acoperi nevoile actuale ale acesteia, organigrama unei firme trebuie abordată dintr-o altă perspectivă: în contextul modernizarii relațiilor de muncă și a apariției mai multor tipuri de relaționare cu o companie, organigrama funcțională trebuie să permită vizualizarea persoanelor care interacționeaza cu compania atât în baza unui contract de muncă, cât și sub forma de colaboratori / contractori (PFA, drepturi de autor, microîntreprinderi).

Organigramă – definiție

Organigrama reprezintă o redare schematică (grafică) în toate detaliile a organizării, a subordonării și a legăturilor dintre compartimente din cadrul unei întreprinderi sau al unei instituții.

Organigrama este o diagramă în care structura organizațională a unei entități, companii sau organism public este reprezentată grafic. Ca atare, termenul de organizare este un acronim format din cuvântul „organizație” și elementul „-gram”, care înseamnă „scriere”, „grafic”.

Organigrama unei firme arată grafic ierarhiile, relațiile și uneori chiar funcțiile departamentelor, echipelor și persoanelor care lucrează în cadrul companiei.
În acest sens, organigrama este un instrument informativ și administrativ, deoarece reprezintă unitățile departamentale, distribuția, funcțiile și competențele acestora, precum și informații legate de atribuțiile relaționale și structurile ierarhice ale companiei.

Tipuri de organigrame

Pentru a înțelege mai bine ce este organigrama și care sunt diferențele dintre diferitele tipuri de organigrame, vom detalia mai multe tipuri și le vom analiza pe rand:

1. Organigrama verticală

Organigrama piramidală este o structura organizatorică ierarhică cunoscută sub numele de organigramă verticală. Este cel mai folosit tip de structură organizațională – raportul de autoritate merge de sus (CEO/manager) în jos (angajații de nivel inferior) spre toate departamentele unei firme, iar fiecare angajat are un supervizor.
Să nu uităm însă că indicatorii legați de managementul performanței sunt un subiect fierbinte pentru orice echipă de top management. De asemenea, viteza de obținere și accesare a acestor informații este un factor important pentru departamentul de resurse umane, ca și coordonator al acestui proces.

Pro

• Definește cu acuratețe nivelurile de autoritate și responsabilitate
• Afișează cui raportează fiecare angajat
• Ajută angajații să identifice șansele de promovare
• Oferă fiecărui angajat o specialitate
• Ajută la crearea relațiilor interpersonale în cadrul departamentelor

Contra

• Poate încetini inovația sau schimbările importante din cauza birocrației crescute
• Poate determina angajații să acționeze în interesul departamentului și nu al companiei în ansamblu
• Inhibă nivelurile inferioare din a acționa sau a propune îmbunătățiri

2. Organigrama orizontală

Un model de organigramă orizontală sau plană se potrivește companiilor cu puține niveluri între conducerea superioară și angajați. Multe companii mici o folosesc la început de drum, înainte de a se diviza în departamente. Totuși, unele organizații mențin această structură chiar și după ce au crescut deoarece încurajează mai puțină supraveghere și mai multă implicare din partea tuturor angajaților.

Pro

• Oferă angajaților mai multă responsabilitate
• Stimulează o comunicare mai deschisă
• Îmbunătățește coordonarea și viteza de implementare a ideilor noi
• Permite o bună înțelegere a proceselor și strategiilor întregii companii.

Contra

• Poate crea confuzie, deoarece angajații nu au un supervizor clar căruia să îi raporteze
• Poate produce angajați cu abilități și cunoștințe mai generalizate, fără o specializare clară
• Poate fi dificil de întreținut odată ce compania crește dincolo de nivelul de start-up

3. Organigrama funcțională

Similară cu cea verticală, o structură organizatorică funcțională începe cu pozițiile cu cea mai mare responsabilitate. Angajații sunt organizați în funcție de abilitățile lor specifice și de funcția lor în companie. Fiecare departament separat este gestionat independent.

Pro

• Permite angajaților să se concentreze asupra rolului lor
• Încurajează specializarea
• Este ușor scalabilă în orice companie

Contra

• Poate duce la izolarea angajaților în cadrul unei organizații
• Îngreunează comunicarea interdepartamentală
• Ascunde procesele și strategiile pentru diferite piețe sau produse dintr-o companie. (Nu știe stânga ce face dreapta).
  

Citește și: Dosarul personal al salariatului: ce contine dosarul angajatului, ce transmitem la ITM, obligatiile angajatorului.

4. Organigrama umbrelă (agregă în aceeași structură organizatorică mai multe companii)

În acest tip de organigramă, exista un layer superior de tip holding care reprezintă suma mai multor companii cu propriile lor resurse, funcționând în esență independent în cadrul unei organizații mai mari. Fiecare companie poate avea propria echipă de marketing, echipă de vânzări, echipă IT etc. Această structură funcționează bine pentru corporațiile mari, deoarece împuternicește diverse linii de business să ia decizii fără ca toată lumea să fie nevoită să raporteze mai multor directori.

Pro

• Ajută companiile mari să rămână flexibile
• Permite un răspuns mai rapid la schimbările din industrie sau la nevoile clienților
• Promovează independența, autonomia și o abordare personalizată

Contra

• Resursele sunt duplicate
• Comunicare deficitară între companiile care formează holdingul
• Poate duce la concurența unei companii cu ea însăși

5. Organigrama matrice

O organigramă matrice arată ca o grilă și arată echipe interfuncționale care se formează pentru proiecte speciale. De exemplu, un programator poate aparține în mod regulat departamentului de dezvoltare (condus de un director de dezvoltare), dar poate lucra la un proiect temporar (condus de un manager de proiect). Organigrama matrice ia in calcul ambele roluri și relațiile de raportare aferente.

Pro

• Permite supervizorilor să aleagă cu ușurință persoanele în funcție de nevoile unui proiect
• Oferă o viziune mai dinamică asupra organizației
• Încurajează angajații să-și folosească abilitățile în diferite capacități, în afară de rolurile inițiale

Contra

• Poate genera disensiuni între managerii de departament și managerii de proiect
• Se poate schimba mai des decât alte tipuri de organigrame. Acest lucru presupune muncă suplimentară pentru actualizarea la zi a organigramei, mai ales dacă proiectele sunt pe perioade scurte.

6. Organigrama bazată pe echipe

Aceasta structură organizatorică a unei firme grupează angajații în funcție de echipe (Scrum, Agile, etc). Acest tip de structură se concentreaza mai mult pe rezolvarea problemelor, cooperare și oferă angajaților mai mult control.

Pro

• Mărește productivitatea, performanța și transparența prin distrugerea mentalității de izolare a angajaților/echipelor/departamentelor.
• Permite comunicarea mai eficientă în echipă
• Promovează o mentalitate de creștere
• Schimbă modelele tradiționale de carieră determinând oamenii să se miște orizontal
• Contează mai mult experiența decât vechimea
• Necesită management minim
• Se potrivește bine cu companiile cu echipe Scrum sau Agile

Contra

• Contravine înclinației naturale a multor companii spre o structură pur ierarhică
• Oportunitatile de promovare devin mai puțin clare pentru angajați

7. Organigrama de tip rețea (Network)

În ultimul timp, multe companii au inceput sa externalizeze servicii sau să apeleze la alt tip de contractare în loc de CIM (Contract Individual de Muncă). Managementul mai multor vânzători, subcontractanți, liber profesioniști, locații offsite și birouri satelit poate deveni dificil. O organigramă de tip rețea ușurează managementul resurselor si se concentrează mai mult pe comunicare și relații deschise decât pe ierarhie.

Pro

• Vizualizează rețeaua complexă de relații onsite și offsite
• Permite companiilor să fie mai flexibile și mai agile
• Încurajează angajații să colaboreze, să aibă inițiativa și să ia decizii
• Ajută angajații și părțile interesate să înțeleagă fluxurile de lucru și procesele

Contra

• Poate deveni rapid excesiv de complexă atunci când sunt implicate multe procese sau colaboratori offsite
• Poate face mai dificil pentru angajați să știe cine are putere de decizie

Citește și: Tipuri de organigrame pentru managementul organizatiei

8. Organigrama din Sincron HR Software (complexa, exhaustivă, integrală, extinsă, sistemica)

Organigrama creată în aplicația Sincron HR Software pentru managementul organizației aduce plus valoare față de soluțiile de pe piața românească deoarece este un hibrid între organigrama umbrelă, cea funcționala, pe echipe și cea tip rețea.

Toate argumentele pro de la cele 4 tipuri fac din organigrama Sincron HR Software un instrument puternic, flexibil și exhaustiv. În plus, aplicația de creare organigamă din Sincron HR Software este una din puținele soluții care oferă un mod de vizualizare grafic pentru o mai ușoară navigare între oameni și departamente.

Organigrama din Sincron HR Software reflectă subordonarea relațiilor de lucru între angajatii companiei, directi sau contractori, din mai multe perspective: relațiile între departamente sau divizii și relațiile de subordonare între angajați și colaboratori, permițând implementarea în diferite tipuri de organizații, cu organigrame simple sau mai complexe.

Organigrama unei firme este fundamentul pentru fluxurile care necesită aprobări și pentru aspectele referitoare la drepturile de acces. În plus, oferă posibilitatea de a defini la nivelul fiecăruia dintre departamentele unei firme necesarul de roluri (poziții) aferente (Staffing model).

Organigrama din Sincron HR Software prezintă situația reală și actuală a personalului în organigrama pe departamentele unei firme (necesar vs. excedent de personal) fără a fi necesară întocmirea unui raport și afișează marcaje de tipul “Vacant position” dacă există poziții planificate, dar vacante.

De asemenea, există posibilitatea de a expune organigrama companiei către manageri și angajați ca instrument de vizualizare și informare (subordonare de departamente și subordonarea între angajați) pentru facilitarea comunicării și informării interne și pentru transparență în cadrul organizației. Adăugarea de poze în cadrul organigramei are un impact vizual mai puternic și ajută la identificarea rapidă a angajaților.

Pot fi definite funcții (roluri) suport sau roluri intermediare în Organigramă ( ex. secretara GM-ului, care nu este pe același nivel în organigramă cu managerii de nivel 2, dar este subordonată direct GM-ului).

Pentru modificarea organigramei active, se pot genera drafturi de Organigramă, astfel încât să putem opera modificările pe o versiune care nu afecteaza bunul mers al platformei. La momentul schimbării draft-ul de organigramă se va publica, urmând să producă efecte. Software HR permite de asemenea crearea unui număr nelimitat de drafturi de organigramă cu scop de prezentare, pentru verificările ITM sau pentru schimbări organizaționale.

Citește și: Simplifică administrarea personalului cu un soft croit după nevoile tale