Ce înseamnă payroll – definiție. Specialistul payroll

Dacă am da o definiție a cuvântului payroll, am putea spune că termenul ilustrează procesul prin care sunt plătiți salariații unei companii. De folos pentru a înțelege ce înseamnă payroll ne este și echivalentul românesc al cuvântului: „rulaj de plăți” – adică salarizare, ca termen apropiat.

Întregul proces pornește de la evidența orelor lucrate de către angajați și continuă cu calculul salariului acestora, dar și a taxelor, bonusurilor sau recompenselor pentru timpul lucrat în plus. Urmează plata efectivă a salariilor, realizată de cele mai multe ori prin depunerea sumelor respective în contul angajaților.

Simplu, nu-i așa? În realitate, procesul este complex, iar rolul de specialist payroll este unul ce împrumută atribuțiuni din numeroase domenii de activitate, așa cum vom vedea în continuare.

Cine este responsabil cu salarizarea în cadrul unei companii?

Salarizarea cade de obicei în responsabilitatea departamentului de resurse umane, cu toate că mulți dintre noi o asociem cu departamentul de contabilitate. De multe ori, procesul este gestionat direct de către companie, prin angajați proprii.

Optând pentru această variantă, vei putea controla mai bine procesul, având o mare flexibilitate atunci când survin diverse modificări și un risc mai mic de eroare în anumite situații. Un specialist payroll este persoana recomandată să îndeplinească această funcție, ce implică atât experiență anterioară, cât și atenție la detalii sau bune abilități de organizare și un anumit nivel de digitalizare.

Idealul este ca, în acest caz, întregul proces să fie susținut de un soft HR performant, cu modul de salarizare integrat. Salarizarea este o activitate repetitivă, ce va consuma mult timp – de aici nevoia de a eficientiza acest proces. Un software HR ce conține o aplicație de salarizare (ideal având integrată și una de pontaj) va reduce timpul alocat acestor procese, reducând până la eliminare riscul diverselor erori asociate acestor procese.

Există și varianta, foarte populară în România, de a externaliza serviciul către o companie terță, specializată în acest domeniu. Externalizarea vine cu avantajele sale, printre care eficientizarea costurilor, care, cel puțin pe termen scurt, vor fi mai mici. Tot externalizarea te va ajuta să te concentrezi mai bine pe gestionarea fluxului de activități specifice companiei tale. În acest caz însă, vei avea mai puține posibilități de a customiza activitatea sau de a avea diverse cerințe proprii.

Citește și: Top 3 activități din departamentul HR pe care trebuie să le ai automatizate

Specialistul payroll: o funcție complexă, cu atribuții și responsabilități din multe domenii

Specialistul payroll este profesionistul care se ocupă cu toate aspectele ce țin de menținerea evidențelor financiare in cadrul unei companii.

La prima vedere, lucrurile par simple. Angajații trebuie să își primească lunar drepturile bănești, iar cineva trebuie să se ocupe de acest aspect. Banii sunt virați într-un cont, totul este digitalizat în majoritatea companiilor – ce poate fi complicat din acest punct de vedere?

În realitate, meseria de payroll specialist înseamnă mult mai mult decât atât. Ea are o serie de atribuții ce vin atât din zona resurselor umane (dacă ne gândim la funcții asociate salarizării, așa cum sunt cea de inspector de resurse umane sau de salarii), cât și din zona contabilității.

Dacă ne gândim însă că specialistul payroll trebuie să aibă cunoștințe legislative aprofundate, care să meargă dincolo de prevederile codului muncii – și să se poată plia rapid pe toate schimbările legislative ce pot surveni la un moment dat – ne putem gândi deja la specialități ce țin de domeniul juridic.

În plus, specialistul în domeniul salarizării va cunoaște o serie de programe de calculator, pentru a putea introduce și prelucra toate datele cu care intră în contact. Iar dacă am ajuns la prelucrarea datelor care țin de salariat, ne putem gândi și la o altă funcție – cea a unui consultant GDPR.

Respectarea legislației privind protecția datelor personale este obligatorie și, în timp ce toate aspectele legate de aceasta sunt încredințate unui Data Protection Officer, specialistul payroll va trebui să fie la curent cu prevederile domeniului ce țin de activitatea sa.

Citește și: Program resurse umane: Importanța unui sistem payroll în strategia de salarizare

Care este salariul unui payroll specialist?

Dacă îți dorești să ocupi această funcție sau să angajezi un payroll specialist, este normal să fii interesat de salariul oferit pentru această funcție. Evident, salarizarea depinde de experiența în domeniu, dar și de compania angajatoare. În România există în continuare o reticență în a anunța un salariu pentru o anumită poziție, iar cea de specialist sau consultant payroll nu face excepție.

Lucrurile s-au mai schimbat însă în ultimul timp și există o mai mare transparență în ceea ce privește nivelul salarial pentru diverse activități și roluri. Comparatorul de salarii al unei importante platforme de recrutare online din România ne oferă ca medie salarială pentru această funcție suma de 4.000 de lei. Este un reper important atât pentru potențialii angajatori, cât și pentru angajați. Totuși, așa cum spuneam, lucrurile diferă de la companie la companie și de la angajat la angajat.

Citește și: Externalizăm procesul de salarizare sau îl păstrăm în intern? Avantajele fiecărei variante

Susține activitatea specialistului tău payroll cu un soft de salarizare performant

Indiferent de numărul salariaților din compania ta, un software HR este una dintre modalitățile de a eficientiza activitatea profesioniștilor departamentului. Dacă vorbim despre salarizare, un soft payroll performant va însemna simplificarea procedurilor, economia de timp și de resurse, dar și eliminarea erorilor ce apar inevitabil în cazul gestionării manuale a procesului. Așadar: timp salvat, reducerea costurilor, dar și respectarea prevederilor legislative și securitatea datelor.

Soluția propusă de Sincron HR Software este o platformă HR completă, în cloud, ce va automatiza numeroase procese ale departamentului: de la recrutare și onboarding la salarizare, training, comunicare internă sau managementul performanței.

Este important de știut că poți opta atât pentru soluția All-in-one, cât și pentru achiziționarea separată a unor module absolut necesare companiei tale. Aplicația de salarizare, de exemplu, te va ajuta să calculezi lunar cu precizie salariile, nelăsând loc erorilor. Cu ajutorul acesteia, vei ști de fiecare dată care sunt costurile cu oamenii defalcate pe diferite dimensiuni de cost, de la tipul orelor lucrate sau absențe până la categoriile de proiecte. Aceste date pot sta la baza unor rapoarte complexe, care îți vor arăta exact eficiența și productivitatea în cadrul companiei tale.

Citește și: Trenduri pe piața de programe de salarizare și soft-uri HRM

Pentru a maximiza beneficiile automatizării în compania ta, îți recomandăm suita formată din Administrarea de personal, Pontaj și Salarizare. Modulele sunt complementare și te vor ajuta să controlezi costurile și eficiența proiectelor, în timp ce salvezi timp și resurse.

Cu o interfață prietenoasă, în permanență adaptat ultimelor noutăți legislative și oferindu-ți numeroase posibilități de customizare în funcție de nevoile organizației tale, Sincron HR Software va ajuta atât angajații HR, cât și top managementul, care va avea în permanență la dispoziție analize și informații de business prețioase.