Program resurse umane: Importanța unui sistem payroll în strategia de salarizare

Credit foto  Jacek Dylag on Unsplash

În ultimii ani, dezvoltarea diverselor soluții digitale și implementarea lor în procesele operaționale ale companiilor, împreună cu actualizarea reglementărilor cu privire la datele personale au transformat mediul de afaceri.

Aceste schimbări au condus la accelerarea nevoilor de acces și control asupra datelor critice dintr-o companie. Printre aceste date se numără și cele referitoare la salarizare, care trebuie gestionate cât mai atent, pentru că, pe lângă implicațiile legale, ele stau la baza unor informații esențiale pentru întreaga strategie de business. Activitatea este eficientizată în cele mai multe companii prin intermediul unui program resurse umane, mai exact soft calcul salarii care, la modul idelal, oferă acces la diverse date cross-sistem, pentru analize de profunzime.

Aceste programe de resurse umane îmbunătățesc operațiunile de salarizare și nu numai, motiv pentru care din ce în ce mai multe companii investesc în soluții automatizate de payroll.

Prin eficiența lor, soft-urile de salarizare se transformă într-un adevărat partener strategic de afaceri al oricărei companii, iar tendințele în domeniu întăresc importanța acestei direcții.

Astfel, ce devine prioritar conform tendințelor?

• Aducerea procesului de salarizare in-house (chiar și în cazul celor care, anterior au externalizat acest proces);
• Accelerarea integrării procesului de salarizare în discuțiile strategice legate de planurile de extindere a companiilor;
• Digitalizarea actualizărilor necesare în procesele de salarizare.

Luând în considerare faptul că discuțiile strategice includ întotdeauna evidențierea plus-valorii aduse de departamentul de HR în atingerea obiectivelor de business, este importantă planificarea unei strategii de salarizare care să eficientizeze acest proces și care să crească transparența organizațională.

În continuare vom discuta despre acele aspecte esențiale pe care trebuie să le iei în considerare atunci când planifici strategia de salarizare.

Citește și: Procesele de resurse umane – experiența clasică versus softurile de resurse umane

Prestarea serviciului de salarizare și modelul de operare

Unul dintre factorii critici în succesul strategiei de salarizare este modul de furnizare a serviciilor de salarizare, în general acestea fiind diferențiate ca servicii in-house sau externalizate.

În companiille românești, un model de furnizare a serviciilor poate fi compus din mai multe vehicule de livrare care pot include prestarea activităților in-house, externalizare și servicii gestionate de către terțe părți, co-sourcing sau shared services.

Informațiile din acest articol se bazează pe studiul Global Payroll Survey, realizat de Ernst & Young în 2019, ca parte dintr-o serie regulată de studii ale pieței globale de payroll.

Studiul de față arată că, încă din 2013 până în 2019, trendul operațiunilor de salarizare a fost către readucerea în interiorul companiei, acest trend fiind în continuă creștere pe parcurul acestor ani, de la 28% în 2013 la 45% în 2019. Scăderea constantă în același interval de timp se remarcă la nivelul serviciilor care sunt prestate mixt, atât in-house cât și externalizate.

Indiferent de modelul curent de structură organizatorică, în care activitățile de payroll și HR au fost gestionate fie împreună fie separat, accelerarea digitalizării cât și transformarea nevoilor organizaționale au condus la necesitatea de aliniere a celor două zone.

De exemplu, responsabilitatea ridicată a corectitudinii datelor cu care se operează în zona ante calcul salarial revine integral departamentului sau persoanei de HR. În acest fel, modificările frecvente care apar până în ultimul moment înainte de calcul pot fi gestionate corespunzător, astfel încât să nu afecteze rezultatul final.

Se poate remarca din graficul de mai jos că cele mai importante procese din salarizare care se realizează majoritar in-house au în comun faptul că toate sunt operațiuni esențiale de data management, si anume:

• Colectarea datelor variabile legate de plata angajaților, informații furnizate de obicei de un sistem de Administrare de Personal
• Menținerea și actualizarea sistemelor de HR care stochează informațiile despre angajați
• Toată aria de Time & Attendance (Pontaj) și Workforce Management – incluzând aici gestiunea prezenței și a absențelor de la job, pontajul lunar și scheduling-ul sau planificarea angajaților pe ture și diverse programe de lucru

Rapiditatea și corectitudinea calculului salarial propriu-zis depind în mod critic de datele care intră în algoritmii de calcul. Aceste date vin din sistemele de administrare de personal, pontaj și workforce management.

De aceea, este de exemplu esențial ca sistemele de HR în care se înregistrează date să fie actualizate și automatizate. Cu ajutorul lor, compania beneficiază de siguranța gestionării datelor conform politicilor interne și externe deoarece:

• Softurile stochează toate datele vitale despre angajați;
• Datele pot fi păstrate o perioadă lungă de timp;
• Dețin date financiare critice, inclusiv istoricul salariilor, istoricul locurilor de muncă și istoricul beneficiilor și bonusurilor;
• Dețin date importante de conformitate pentru salarizare, impozite, antidiscriminare și alte politici guvernamentale.

Importanța acordată datelor critice a devenit în contextul actual elementul cheie al companiilor care vor să rămână relevante într-un mediu de afaceri atât de competitiv. În procesul de gestionare în casă a datelelor critice ale companiilor, Softul de salarizare online – program resurse umane în cloud utilizează tehnologii care asigură siguranța și acuratețea datelor.

Pe de altă parte, zona de post-payroll processing, alături de taxele legate de salarii, continuă să fie cele mai reduse in-house la HR. Motivul acestei alegeri strategice este că în majoritatea cazurilor, partea de taxe este inclusă în responsabilitatea departamentului financiar, iar de cele mai multe ori, firmele mici din România își externalizează atât HR-ul cât și contabilitatea.

Citește și: Trenduri pe piața de programe de salarizare și soft-uri HRM

Salarizare in-house vs. externalizarea serviciilor pentru companiile internaționale

Companiile internaționale au nevoie să poată centraliza în același sistem, in-house, datele tipice administrării de personal și pontajului din diversele locații geografice. Cum acestea sunt operațiuni esențiale de data management, care oferă inputul primar pentru calculul salarial regional, gestionarea lor într-un mod care permite controlul lor direct devine esențială. Acesta este un motiv strategic în plus pentru menținerea sau re-aducerea in-house a tuturor operațiunilor de salarizare care contribuie la realizarea acestui calcul salarial.

Cu ajutorul unui software de Employee Management și Time & Attendance care să permită colectarea, în același sistem, a datelor de un anumit tip pentru toți angajații, indiferent de locația geografică, va fi mult mai simplu ca o companie să poată realiza ulterior analize la nivelul întregii organizații. Pe de altă parte, aceleași baze de date vor furniza input pentru diversele programe de calcul salarii sau aplicații payroll locale.

Un astfel de program resurse umane este și cel dezvoltat de Sincron HR Software. Dorința de a oferi servicii integrate clienților noștri internaționali a dus la reconfigurarea modulelor de Administrare de Personal (Employee Management) și Pontaj (Time & Attendance) în direcția regionalizării, ceea ce ajută companiile să opereze simultan cu diverse valute, fuse orare, etc. Pentru clienții HR Sincron actuali, avantajele aduse de această soluție sunt semnificative.

Operațiunile de salarizare care prelucrează informațiile din administrarea de personal și pontaj sunt, prin natura lor, operațiuni de data management, motiv pentru care gestionarea acestora in-house cu o aplicație payroll este atât de esențială în planificarea strategică de afaceri.

Citește și: Cum poate fi de folos un program de salarizare flexibil la nivelul companiei?

Structura organizațională – cui raportează departamentul de salarizare și cine folosește aplicația payroll?

Cui raportează salarizarea din punct de vedere al structurii organizatorice și alinierea acestei subordonări în corelație cu obiectivele de business va avea impact în modul în care este implementată întreaga strategie de resurse umane.

Cu toate acestea, încă există deficiențe la nivel strategic. Cercetările arată că doar 58% dintre companiile cu o funcție de salarizare care raportează la resurse umane au o strategie formală, în comparație cu 78% dintre cei la care raportarea salariilor se face către financiar. De asemenea, în timp ce 57% dintre respondenți raportează la HR, doar 49% consideră că payroll-ul ar trebui să raporteze la HR, și mai degrabă către financiar sau alte entități.

Ca atare, în funcție de organizație și departamentul în care este încadrată salarizarea – HR sau financiar-contabilitate, inițiativele din această arie de business pot beneficia sau pot fi împiedicate de prioritățile concurente sau conexe ale celorlalte arii de business, la fel ca și momentul și ritmul în care ele vor fi implementate.

 Citește și: Implementarea unui soft de HR: care sunt aspectele de care trebuie să ții cont în calitate de client și ce atribuții ai

Toate aceste nevoi și provocări nu fac decât să confirme necesitatea unei aplicații payroll – a unui soft salarizare flexibil, care să poată furniza date pentru alte sisteme și care se poate integra cu alte surse de informații pentru a finaliza procesul de salarizare.

Un soft calcul salarii de încredere precum programul HR în cloud pus la dispoziție de Sincron, utilizat împreună cu componentele de Administrare de Personal și Pontaj ajută companiile să eficientizeze atât procesele decizionale cât și partea operațională. Accesul rapid la date, opțiunile de raportare rapidă și în timp real pe procesele HR vizate, analizele de profunzime și corelațiile care se pot realiza între diversele arii de resurse umane, toate acestea oferă avantaje competitive pe multiple planuri de business, nu doar în HR.