Managementul resurselor umane si cursa pentru digitalizare

Anul 2022, al treilea an pandemic, se prefigurează ca unul cu provocări majore pentru organizații. Mai mult ca oricând, acestea trebuie să se reinventeze pentru a regăsi drumul către succes. Un punct de sprijin esențial din acest punct de vedere este o cât mai bună organizare și eficientizare la nivel de procese.

Am parcurs doi ani în care companiile au trebuit să facă față numeroaselor provocări pentru mediul de afaceri. Anul 2022 se preconizează a fi cel de conștientizare a necesității investițiilor în tehnologie și digitalizarea proceselor. Rezultatul? Un plus de eficiență pentru fiecare proces și rezultate mai bune pentru fiecare departament în parte.

 Trendurile începutului de an 2022 în Resurse Umane

O serie de schimbări importante au survenit în mentalul colectiv al angajaților din ultimii ani, mai ales în ceea ce privește modul de lucru și relațiile de birou. Trendul exista încă dinaintea pandemiei Covid-19, dar s-a accentuat pe parcursul acesteia.

Așteptările angajaților merg în acest moment către modul de lucru hibrid. O parte din timpul de lucru se desfășoară acasă, cu tot confortul pe care îl presupune acest spațiu. O parte însă este la birou. Biroul înseamnă socializare, comunicare, o schimbare a mediului care este mereu bine-venită. Idealul pentru angajații de astăzi este combinarea celor două variante, care vine cu un echilibru mai bun între serviciu și viața personală.

În acest context, utilizarea tehnologiei in gestiunea proceselor de resurse umane devine esențială. În următorii ani, procesul de digitalizare a departamentelor de resurse umane, va fi cu siguranță accelerat.

Din acest punct de vedere, motivarea angajaților devine o provocare importantă. Este necesar ca accesul la informațiile HR din zona administrativă să fie realizat prin pași cât mai simpli și cât mai rapid pentru angajați. Atunci când procese de lucru așa cum sunt cererile de concediu, semnarea actelor adiționale, eliberarea adeverințelor se desfășoară online și presupun câteva click-uri, experiența angajaților va fi una pozitivă. Motivarea acestora, în egală măsură.

Încrederea echipei de HR în companie este de asemenea esențial. Un specialist HR este mai productiv și mai motivat atunci când organizația îi pune la dispoziție instrumentele necesare. O aplicație pentru managementul resurselor umane îi va elimina din munca repetitivă, timpul său de lucru putând fi dedicat altor aspecte mai solicitante. Beneficiul operațional, din acest punct de vedere, va fi în eliminarea rutinei, cu consecințe importante asupra calității muncii.

Pentru a veni în întâmpinarea nevoii de digitalizare a organizației anului 2022, Sincron HR propune o aplicație modulară, in cloud, care organizează și automatizează toate procesele departamentului de HR. Aplicația pune la dispoziție toate instrumentele necesare angajatului, pe întregul său ciclu de activitate în companie.

Putem vorbi despre trei mari beneficii importante ale utilizării unui software de resurse umane, așa cum este Sincron HR Software.

Organizarea și structurarea informației – digitalizarea datelor

Unul dintre cele mai importante beneficii pe care le ai atunci când utilizezi o aplicație de resurse umane este la nivel de organizare și structurare a informației.

Nu mai pierzi timp cu dosare în format fizic și nici cu identificarea dosarului potrivit, care se rătăcește exact când este mai mare nevoie de el. Informația este ușor de accesat de către oricine este interesat, care are nevoie doar de câteva click-uri pentru a o putea identifica și utiliza.

Platforma Sincron HR a fost realizată pentru a veni în întâmpinarea nevoilor de digitalizare ale companiei moderne, oferind o eficientă de organizare și structurare a informației. Utilizând Sincron HR software:

• ai o mare flexibilitate în organizarea informației. În acest fel, sarcinile repetitive ale departamentului HR sunt eliminate. Munca suplimentară și erorile umane sunt, de asemenea, eliminate,
• Toate informațiile sunt stocate unitar. Platforma oferă un standard de structurare a informației la nivel de organizație,
• Platforma permite customizarea si adaptarea la orice nivel de complexitate al organizației si orice fel de informație de HR. În acest fel, aceasta vine cu adevărat în ajutorul companiilor – mai mari sau mai mici, lucrând de acasă sau hibrid, având mai multe sucursale în întreaga țară sau lume,
• Informația devine transparentă inter-departamental, pe zonele de interes al fiecărui angajat, fie că vorbim despre un simplu angajat sau manager,
• Informația este colectată într-o bază unică, așa că poate să fie accesată rapid. Istoricul informațiilor este, de asemenea, accesibil,
• Redundanța datelor și nevoia de a administra aceleași informații în sisteme diferite sunt eliminate

Citește și: Principalele provocări curente ale departamentului de HR și beneficiile unui portal HCM

Automatizarea proceselor cheie de lucru

Mai ales în condițiile lucrului de la distanță și al lipsei de interacțiune directă între angajați, automatizarea fluxurilor de lucru în procesele specifice gestionării resurselor umane nu poate fi opțională. Utilizarea unei aplicații de resurse umane se va dovedi, din acest punct de vedere, esențială.

Vei economisi timpul necesar desfășurării tuturor operațiunilor și vei elimina erorile umane. Vei simplifica managementul documentelor – al contractelor, actelor adiționale, adeverințelor, etc. Sincron HR Software îți oferă, în plus, documente-tip pentru majoritatea activităților.

Nimeni nu va mai pierde timp pentru a formula o cerere. Adresez cererea șefului direct sau departamentului HR? Mă adresez cu „Subsemnatul” sau scriu direct „Stimate domn director”? Oare nu avem o „doamnă director?”… În cât timp voi primi răspuns la solicitarea mea? Toate aceste dileme sunt eliminate, iar angajații sunt mai motivați și se pot concentra pe rezolvarea task-urilor curent.

Iată și o serie de procese cheie de lucru care vor beneficia de automatizările oferite de platforma online de gestiune a resurselor umane:

• Semnătura electronică
  Documentele ce trebuie semnate ajung la destinatar, iar acesta le poate semna direct din platformă,
• Cererile de concediu
  Acestea vor fi raportate în timp real, iar aprobarea va veni tot prin intermediul platformei, imediat ce responsabilul și-a dat acordul. În plus, prin utilizarea unui soft HR configurabil, poți seta o serie de reguli de business care provin din procedurile interne – de exemplu, o zi liberă la fiecare aniversare a angajatului,
• Pontajul online.
  Sincron HR Software se poate integra cu sistemul de acces în compania ta. Angajatul se poate ponta și de la distanță, dacă are permisiunea să o facă. Evidența prezenței zilnice și a zilelor de concediu este realizată automat. Aplicația de pontaj poate fi integrată cu aplicația de salarizare, datele din aceasta fiind transmise, de asemenea, automat,
• Managementul performanței
  Obiectivele individuale și de echipă sunt monitorizate cu ajutorul platformei HR. Angajatul știe în permanență care sunt obiectivele sale și își poate monitoriza propria evoluție. Managerii și departamentul HR cunosc, în orice moment, care este stadiul îndeplinirii obiectivelor.
• Procesul de onboarding
  Modul în care un angajat nou reușește să parcurgă prima perioadă în cadrul organizației este esențial pentru evoluția sa ulterioară. La nivel de integrare, o soluție HR vine cu beneficii importante. Angajatul are din start la dispoziție o serie de lucruri esențiale demarării activității sale. Planurile de onboarding pot fi standardizate în funcție de rolurile din cadrul companiei. Lucrurile sunt simplificate, iar angajații noi se vor integra mai ușor, chiar și atunci când se lucrează de acasă,
• Gestiunea necesarului de formare în cadrul organizației
  Accesul la sesiunile de training și cursurile de perfecționare se face ușor, iar monitorizarea progresului este, de asemenea, un proces facil,
• Comunicarea internă
  Utilizând o platformă HR așa cum este Sincron HR Software, toți angajații pot comunica și colabora cu ușurință. Lucrurile sunt mai simple atât pentru comunicarea în cadrul echipelor, cât și pentru comunicarea între departamente sau cu echipa HR, indiferent dacă organizația lucrează de la birou, de acasă sau hibrid

Citește și: Flexibilitatea programului de muncă – cum se poate manageria cu ajutorul aplicațiilor de pontaj?

 Beneficii pentru raportare și analiză

Indiferent cât de complexă este structura organizației tale, prin intermediul platformei noastre vei putea genera rapoarte granulare sau complexe. Rapoartele se pot referi la diverse proiecte, centre de cost, entități juridice sau departamente.

Regionalizarea, prezența unui business în mai multe orașe sau chiar țări, nu mai reprezintă o problemă. Cu ajutorul platformei online de resurse umane, ai o imagine completă asupra indicatorilor esențiali de HR. Poți genera cele mai diverse rapoarte, fără niciun efort.

Deciziile informate au la bază date concrete, pe care un soft de resurse umane versatil și flexibil, așa cum este Sincron HR Software, le poate oferi.

HR Analytics – o funcționalitate atât de importantă pentru analiza datelor

Pentru a veni în întâmpinarea organizațiilor care își doresc să utilizeze date și statistici pentru a intui tendințe și a înțelege mai bine comportamentul angajaților în cadrul companiei, Sincron HR Software a adăugat o funcționalitate de tip HR Analytics platformei sale in cloud.

Utilizând această funcționalitate, vei avea la dispoziție raportări agregate la nivelul fiecărui flux HR. Focusul poate să cadă pe costuri și eficiență operațională.

Deciziile vor fi corecte și argumentate atunci când au la bază rapoarte și date concrete.

În concluzie

Dacă vorbim despre managementul resurselor umane, anul 2022 vine cu provocările, dar și cu oportunitățile sale.

Având în vedere noile realități ale pieței muncii și schimbările survenite in ultimii 2 ani, utilizarea unei aplicații software pentru managementul resurselor umane devine o decizie strategică prin beneficiile pe care le aduce în cadrul organizației, atât la nivel operațional, cât și la nivel de management.

• Resurse umane - Departamentul HR