Vremea onboarding software-ului: acum, mai mult ca niciodată
Suntem aproape de sfârșitul toamnei, și, ținând cont de evoluția situației legate de Covid-19 pe plan național, pare că nevoia accentuată de telemuncă va mai dura cel puțin câteva luni.
Chiar și când va redeveni sigur din punct de vedere al sănătății să ne reîntoarcem la job, cel mai probabil este ca o parte dintre cei care au fost acum forțați de împrejurări să lucreze de acasă să continue să o facă – fie pentru că deja a devenit mai eficient pentru companiile angajatoare, fie pentru că au această opțiune și o preferă pe plan personal.
Oricum ar fi însă, business-urile se străduiesc să meargă mai departe, în contextul unor job-uri desfășurate remote pentru încă multe luni de acum încolo. Cu atât mai arzătoare devin în acest context topicuri cum ar fi recrutarea, onboardingul angajaților sau măsurarea performanței legate de job.
Cum aceste procese nu se pot opri pur și simplu, merită luate în considerare opțiunile de digitalizare a proceselor în HR, de la administrarea de personal la întregul management al resurselor umane, care să te ajute să-ți continui activitatea. Între ele, procesul de onboarding a fost mult timp un fel de “Cenușăreasă“ căruia nu i s-a acordat suficientă importanță pentru potențialul pe care îl are.
Deci, dacă vorbim despre procesul de onboarding, primul pas la nivelul organizației este să-i recunoaștem valoarea și potențialul de a genera entuziasm și o atitudine pozitivă în rândul noilor angajați, chiar înainte ca aceștia să înceapă efectiv treaba.
Onboardingul ca și activitate de resurse umane nu este neapărat nou în România. Întâlnit și sub denumirea de “Induction” sau „Inducție angajați”, și asociat în principiu cu activitățile de bază care ajută la integrarea noilor angajați, el este deja utilizat în anumite companii, dar încă departe de a deveni standardul pentru începerea unei noi colaborări.
Inclusiv diferența între cei doi termeni utilizați pentru a denumi acest proces, “Induction” respectiv “Onboarding”, reflectă în practică două perspective diferite de abordare a acestui subiect.
Citește și: Procesele de resurse umane – experiența clasică versus softurile de resurse umane
Induction-ul – primul pas organizat către integrarea noilor angajați
Companiile care fac “Induction” sau “Inducția angajaților” au în vedere de obicei o serie de evenimente punctuale, tranzacționale, menite să ajute noul coleg cu integrarea practică și tehnică. Se includ aici:
- Indicații pentru conectarea la sistemele de tehnologie utilizate, informații despre organigramă și structura ierarhică, astfel încât noul angajat să se poată “cupla” cât mai rapid din punct de vedere operațional
- Colectarea de date personale și documente legale
- Completarea diverselor formulare administrative (cerințe IT, beneficii angajați, etc)
- Detalii care să acopere nevoile umane de bază: De unde iau apă? Unde sunt toaletele? Cum îmi încălzesc mâncarea? Unde este stația de autobuz? Unde pot parca?
- Contactul social pentru crearea unei minime familiarități cu persoanele cheie și colegii, vizând în special ușurarea orientării în navigarea operațională (cine ce face, la cine merg cu întrebări, etc)
Prin natura sa mai degrabă tranzacțională, inducția angajaților presupune de obicei o perioadă scurtă dar intensă de schimburi de informație structurată între organizație și noul angajat, care se termină oarecum brusc după primele câteva zile sau săptămâni de servici. Totodată, procesul este de obicei destul de formalizat și funcționează bine susținut de instrumente standardizate – formulare digitale, materiale de informare plasate pe pagini de Intranet sau într-un Employee Portal.
“Induction”-ul sau “Inducția angajaților” este o etapă absolut necesară pentru o bună integrare a oricărui nou angajat, indiferent de poziția și rolul său în organizație.
Citește și: Cum facilitezi accesul angajaților la funcționalități de self-service în HR?
Onboarding-ul – integrarea angajaților ținând cont de cultura companiei și de așteptările legate de viitoarea performanță a noilor colegi
Companiile care își pun problema să ofere un proces de onboarding aleg să facă un pas suplimentar și complementar induction-ului în direcția integrării noilor angajați.
Onboarding-ul vizează o sferă mai largă de activități, orientate mai degrabă către a construi relații și a înțelege subtilitățile sistemului organizațional. Obiectivul său strategic este asigurarea din start a tuturor premiselor pentru obținerea unei performanțe ridicate din partea noului angajat, alături de introducerea lui într-un mediu care să-l motiveze.
La rândul său, această performanță are nevoie de mai multe ingrediente, printre care un context favorabil, înțelegerea organizației și o bună colaborare cu echipa, bazată pe socializare și construirea de încredere.
Citește și: Cum te ajută un software de training pentru angajați să îți eficientizezi activitatea
Ca atare, activitățile specifice onboarding-ului, prin natura lor interpersonală, vor necesita o perioadă mai lungă de timp, grăbirea lor ducând la sacrificarea calității relațiilor care sunt în faza de construcție. Cu cât noua persoană deține un rol mai senior sau organizația este mai complexă, cu atât perioada de onboarding ideală se va extinde pe durata mai multor luni.
Se pot include aici, de exemplu, schemele de mentorat sau asocierea noului coleg cu un “buddy“ care să-i faciliteze înțelegerea mai profundă a organizației și a modului în care își poate folosi în mod optim capabilitățile.
Un alt aspect important al onboarding-ului este contribuția pe care o are la alinierea angajatorului cu noii angajați. Cu cât aceștia știu mai multe despre ceea ce așteaptă organizația de la ei, alături de valorile principale ale organizației, cu atât vor fi mai capabili să ia rapid decizii în interesul business-ului. Procesul de onboarding devine astfel un pilon important în transferul culturii organizaționale către noii veniți.
Dacă până recent această inducție a angajaților se putea face și ad-hoc, la fața locului în organizație, plimbând noul angajat prin firmă și pe la diversele departamente relevante, contextul actual de lucru la distanță impune utilizarea unor soluții digitale, mai structurate, scalabile și care nu depind de prezența nimănui la birou.
Un software de onboarding și induction poate să asigure această abordare clară, structurată, rapidă. În funcție de nevoile organizației, un onboarding software începe prin a acoperi nevoile de bază în schimbul de informații și documente dintre organizație și angajat, și poate evolua către susținerea integrării noului coleg prin programe de onboarding de mai lungă durată.
Citește și: Cum te ajută o funcționalitate de HR Analytics în procesul de management al performanței
Cum ajută concret un software de onboarding?
În principiu, o aplicație de onboarding aduce claritate și structură procesului de onboarding pentru toți participanții implicați: responsabilul de la resurse umane, noul angajat și oricine altcineva din cadrul companiei care trebuie implicat în procesul de bun-venit.
Pentru responsabilul de resurse umane activitatea devine mult mai flexibilă, pentru că va putea să planifice în avans un proces de onboarding dedicat și relevant pentru fiecare nou angajat. Astfel, devine foarte simplă crearea unei fișe de onboarding cu activități predefinite, conform rolului din contractul de muncă. Odată generat contractul de muncă, rezultă și un plan de activități automat – de exemplu activarea cardului, preluarea laptop-ului, etc.
Această automatizare cu ajutorul unui software de resurse umane, face ca procesul să devină simplu de implementat și urmărit pentru toată lumea implicată. Se cunoaște statusul pe fiecare etapă a procesului și pe fiecare coleg în curs de angajare; crește claritatea la nivel de echipă (cine/ce/când face, legat de un nou coleg), iar resursele necesare sunt mai ușor de planificat.
Din perspectiva angajatului, lucrurile vor fi clare, cu pași simplu de urmat și priorități stabilite, într-un plan individual de onboarding. În funcție de acest plan de onboarding, noul coleg poate intra rapid în etapa de testare care se face online, având acces imediat la diversele task-uri și teste și primind rezultatele pe loc. Un instrument organizațional de tipul unui Employee Portal va juca rol de interfață de acces pentru toate aceste noutăți.
Tot aici noul coleg va putea găsi informații și documente esențiale, care includ organigrama, lista de angajați, datele de contact ale colegilor. O bibliotecă de documente bine pusă la punct și disponibilă în portalul angajaților, care conține materiale de interes (Regulamentul de ordine interioară, Manualul angajatului) va da noilor veniți mai multă independență în procesul de adaptare.
Citește și: Cum folosește departamentul HR misiunea, viziunea și valorile organizației în 2020
Pentru oamenii de HR viața devine mai plăcută din multiple perspective. Cu ajutorul unui dashboard centralizator se urmărește statusul tuturor noilor colegi aflați în diverse faze ale procesului de integrare. Planul de onboarding poate deveni oricât de cuprinzător este nevoie, putând fi creat pe zile și activități specifice, alocând responsabili diferiți, și se pot utiliza diverse tipuri de materiale – video, documente, liste de verificare – astfel încât să se poată crea o experiență cât mai utilă și plăcută.
Comunicarea între departamentul de HR și noul angajat poate fi și ea automatizată pentru aspectele standard (de exemplu documente care trebuie furnizate, informații despre testele medicale, anunțuri legate de eventuale training-uri), notificările trimise pe email făcând lucrurile să avanseze rapid, evitându-se omisiunile și întârzierile.
În funcție de nevoile companiei client, un software de induction și onboarding cum este cel creat de Sincron HR Software poate acoperi și nevoi mai avansate, din sfera celor mai puțin tranzacționale și care se întind pe termen mai lung.
Dar în esență, indiferent dacă interesul companiei client este legat de automatizarea părții de induction, cu focus pe aspectele legale, administrative și operaționale, sau se ia în considerare un proces de onboarding pe termen mai lung și cu informații mai puțin structurate, beneficiul major al unui asemenea sistem este începerea călătoriei alături de noul coleg într-o manieră pozitivă.
Această abordare profesionistă a procesului de integrare în organizație susține implicarea angajatului încă de la început, oferind transparență procesului și încurajând o interacțiune structurată între membrii echipei și noul venit.
Într-o perioadă în care fiecare om din echipă este atât de important pentru ca lucrurile să continue să meargă, nu lăsa la voia întâmplării ce se întâmplă cu noii veniți în firmă!
Citește și: A patra revoluție industrială și tendințe în HR. 5 modalități în care aceasta va afecta departamentul HR
ARTICOLE ASEMĂNĂTOARE
