Cum eficientizezi procesul de onboarding în cadrul companiei tale
Pandemia Covid-19 a schimbat mult peisajul pieței muncii din România. Față de acum câțiva ani, asistăm la schimbări importante ale modului în care procesele se desfășoară în cadrul companiei, iar aici ne referim și la procesele de onboarding.
Dacă înaintea debutului pandemiei, munca de acasă era rară și oferită ca beneficiu unei părți a angajaților de o parte din companii, astăzi lucrurile stau complet diferit. Munca de acasă nu doar că ia locul celei de la birou în foarte multe situații, dar și interviurile sau testările se realizează din fața calculatorului.
În același timp, odată cu schimbările care au avut loc în această perioadă, mulți dintre angajați sunt în acest moment în căutarea unui loc de muncă nou. Aceștia au fost disponibilizați sau au decis chiar ei să își caute un nou loc de muncă, din varii motive. Așa că multe dintre companii se află în postura de a recruta în această perioadă și simt nevoia aplicării unui proces onboarding bine pus la punct.
Odată cu pandemia și desfășurarea procesului de onboarding de la distanță sau în variantă hibridă, automatizarea acestuia devine obligatorie. UUn soft HR performant va face ca procesul de onboarding să fie eficientizat, automatizat si gândit astfel încât sa ofere o experiență plăcută de ambele parți.
Care sunt ingredientele unui proces de onboarding reușit?
În cadrul procesului de onboarding, noul angajat face cunoștință cu noii colegi și mediul său de lucru. O primă experiență în cadrul unei organizații va conduce la o creștere a gradului de retenție a noilor angajați.
Un onboarding memorabil, eficient, motivant ar trebui să fie o experiență bidirecțională în care compania învață despre noul angajat la fel de mult cum si el invata despre companie. Ca prima interactiune sa fie eficienta, ar trebui să fie bine planificată, dinamică, personală, socială și semnificativă.
Din acest punct de vedere, ideal este ca integrarea noului angajat într-un proces de onboarding să fie cât mai plăcută. Un soft HR te va ajuta să organizezi și să planifici atent primele zile petrecute de angajat în cadrul companiei. Dacă softul de HR integrează și o aplicație care automatizează procesul de onboarding pentru angajați, șansele ca această experiență să fie una pozitivă cresc.
Tot aplicația de onboarding va fi extrem de utilă și departamentului HR, aceasta susținând toate demersurile administrative ce însoțesc un proces de recrutare.
Fazele procesului de onboarding
În cadrul procesului de onboarding, noii angajați vor cunoaște echipa în cadrul căreia își vor desfășura activitatea și vor primi toate informațiile și instrumentele care le sunt necesare pentru a-și începe activitatea în cadrul companiei.
Putem delimita o serie de etape ale procesului de integrare al noilor angajați în cadrul companiei.
Faza 1: Procesul de pre-onboarding
Prima etapă a procesului de onboarding începe de îndată ce un candidat acceptă oferta primită, continuând până în prima zi de contract.
În general din momentul acceptării ofertei, vor trece 10-20 de zile până ce angajatul va păși pragul noului loc de muncă (la birou sau virtual). În această perioadă, angajatul va parcurge o serie de demersuri administrative, ce pot fi organizate cu ușurință cu ajutorul aplicației de resurse umane. Aceștia includ, fără a se limita la, semnarea contractului de muncă, consultarea fișei postului, efectuarea analizelor medicale necesare angajării, parcurgerea instructajului de securitate și sănătate în muncă…
De partea angajatorului și departamentului HR, toate aceste etape presupun întocmirea unui dosar, cu toate demersurile administrative care îi sunt asociate. Toți acești pași pot fi facilitați prin intermediul unei aplicații care automatizează și simplifică procesul de onboarding, cum este aplicația de HR Sincronhr.
Citește și: Ce trebuie să știi despre CV Parsing și cum poate face diferența în procesul de recrutare
Faza 2: Inițierea angajatului – orientarea
În această etapă a procesului de onboarding, noii angajați vor înțelege care sunt așteptările companiei vizavi de aceștia, dar și care sunt posibilitățile pe care aceștia le vor avea în viitor în noul rol.
Din nou, existența unui plan în acest sens și însoțirea noului angajat în această perioadă este esențială pentru integrarea sa în cadrul echipei din care face parte și a companiei. În această perioadă angajatul va înțelege care sunt sarcinile sale regulate, dar și care sunt performanțele pe care compania se așteaptă ca acesta să le aibă. Oferirea unei perspective cu privire la potențialul de creștere al poziției sale poate fi, de asemenea, motivantă pentru acesta.
Faza 3: Formare specifică rolului – trainingul
Procesul de training inițial este o componentă importantă a perioadei de onboarding a angajaților. Este important ca procesul de învățare și accelerare a performanțelor să fie eficient. Un soft HR ce include o aplicație de training management va fi un ajutor prețios pentru echipa HR, dar și pentru angajatul ce se integrează în cadrul noii echipe.
Software-ul de training management va gestiona participarea la programele de formare necesare noilor angajați. Acestea vor putea fi planificate, parcurse, verificate de către persoanele abilitate, iar feedback-ul – centralizat automat. În acest fel, compania economisește timpul necesar aprobărilor, dar și raportărilor sau organizării tuturor acestor programe.
Citește și: Cum te ajută un software de training pentru angajați să îți eficientizezi activitatea
Faza 4: Facilitarea tranziției către noul rol – activarea
Odată ce angajatul a parcurs primele etape din procesul de onboarding în drumul său spre integrarea în cadrul companiei, este pregătit pentru a primi primele sarcini specifice rolului său.
Este important ca aceștia să își înțeleagă bine primele sarcini în cadrul companiei, să aibă posibilitatea de a pune întrebări, acolo unde apar, dar și să știe unde poate regăsi informația necesară. Aceștia pot lucra deja la primele obiective și au deja ocazia să propună chiar ei eventuale sarcini în care se pot implica.
Aplicația de resurse umane a softului de HR care integrează și procesele de onboarding îi va ajuta să se organizeze, oferind vizibilitate asupra sarcinilor lor atât angajaților, cât și managerilor.
Procesul de onboarding va fi mai eficient și va ajuta la un grad mai bun de retenție al noilor angajați atunci când este însoțit de o aplicație de resurse umane având un modul special dedicat acestuia. Integrarea noului angajat va fi mai rapidă și productivitatea sa va crește atunci când va ști din prima zi ce are de făcut și cui i se poate adresa pentru eventuale întrebări și / sau nelămuriri.
Citește și: Vremea onboarding software-ului: acum, mai mult ca niciodată
Indiferent că angajatul lucrează remote sau de la birou, un soft de resurse umane dedicat va ajuta angajații să se integreze mai rapid, să fie mai motivați și să își îndeplinească cu succes primele obiective, cu ajutorul unui proces de onboarding eficient și simplu.
Pentru departamentul de resurse umane, aplicația va juca un rol important în economia de timp și resurse. Numărul hârtiilor cu care lucrează este redus la maxim, la fel și numărul emailurilor pe care este necesar să îl trimită. Procesul de gestionare al documentelor necesare angajării este optimizat, organizat, cu minim de efort din partea angajaților.
Efecte pozitive vor exista și la nivel de brand de angajator. Acesta devine mai puternic atunci când reușește să ofere o experiență lină și confortabilă pentru angajat, încă din prima zi de lucru.
Cum vei măsura eficiența procesului de onboarding? Cel mai bun indicator al unui asemenea proces reușit este creșterea ratei de retenție a angajaților.
Un feedback din partea acestora cu privire la întregul proces de onboarding va fi, de asemenea, util. Creșterea productivității și a engagementului din partea angajaților noi sunt de asemenea semnale de urmărit. Toate acestea le poți monitoriza tot cu ajutorul unui soft de resurse umane performant, așa cum este Sincron HR Software.
ARTICOLE ASEMĂNĂTOARE
