Procesele de resurse umane – experiența clasică versus softurile de resurse umane

La fel ca orice alt domeniu, HR-ul a început în ultimii ani să își simplifice semnificativ modul de lucru, operând cu sisteme care să reducă volumul de muncă, să evite greșelile și să sintetizeze mai bine informațiile angajaților.

Evident, există în continuare companii care aleg să proceseze datele manual și să apeleze la fișiere excel sau dosare în care păstrează detalii precum normele sau orele lucrate pentru fiecare persoană.

Dar ce te faci în situația actuală, când atâtea birouri vor rămâne goale sau puțin populate, pentru încă mult timp de acum încolo?

Citește și: Digitalizarea proceselor în HR: de la administrarea de personal la managementul resurselor umane

Principalele avantaje ale folosirii unui soft HRM

Nu folosești încă un soft de resurse umane și ai vrea să știi în ce fel procesele de HR devin mai eficiente și mai prompte cu ajutorul acestuia? Îți prezentăm în continuare principalele avantaje de care beneficiezi dacă lucrezi cu un program de resurse umane.

Ai toate datele în format electronic, centralizate si accesibile 24/7

Chiar și fără presiunea situației create de Covid, desfășurarea proceselor de resurse umane bazându-ne pe hârtii care trebuie manevrate fizic de către cineva prezent într-o anumită locație, stocate, corelate sau analizate devine din ce în ce mai arhaică.

Viteza cu care se poate desfășura orice proces normal în varianta transpunerii sale în format digital este incomparabil mai mare, prin creșterea exponențială a accesului la date, facilitarea comunicării în oganizație și cu mediul extern (candidați, clienti, parteneri, autorități), puterea de calcul și de raportare, și multe alte beneficii.

La aceste beneficii standard se adaugă și provocările curente legate de Covid-19, cum ar fi situația gestionării unei forțe de muncă care lucrează parțial sau complet remote, cu toată complexitatea creată de această situație la nivel de:

• documente de muncă,
• pontajul și calendarul echipei,
• programarea lucrului în echipă,
• accesul angajaților la informații de HR care îi privesc,
• comunicare la nivel de companie sau engagement.

E greu de imaginat cum un om de HR, care poate și înainte lucra divizat, acoperind mai multe zone de HR, se mai poate descurca, la timp și fără erori, fără să utilizeze o soluție software HRM care să-l ajute măcar parțial cu anumite automatizări.

Câștigi mai multă vizibilitate asupra proceselor interne

Atunci când ai acces facil la date precum normele angajaților și orele lucrate, fără a fi necesar să le calculezi manual, poți realiza rapid și ușor rapoarte legate de eficiență sau de salarizare pe echipe și departamente. Vei reuși astfel să oferi insighturi valoroase managementului, printr-o imagine de ansamblu asupra costurilor și eficienței, în funcție de activitățile ce au loc în companie.

Cu un soft de HRM în cloud, datele angajaților sunt în siguranță și le poți accesa chiar și de acasă

Un soft HRM în cloud, care nu mai este instalat fizic pe un calculator la birou sau pe un laptop, te ajută să eviți situațiile în care anumite informații importante se pierd sau ajung în posesia persoanelor neautorizate. Având datele angajaților salvate în cloud, te asiguri că acestea nu dispar în cazul unei defecțiuni a calculatorului sau dacă laptopul s-a pierdut, ci pot fi în continuare accesate și utilizate.

De asemenea, un software de resurse umane în cloud îți permite să te conectezi la sistemul de informații de oriunde ai fi, atât timp cât îți cunoști userul și parola.

Angajații se vor bucura de procese mai transparente

Ți-ai dori ca angajații tăi să poată vizualiza zilele de concediu rămase, cererile trimise către HR sau detaliile de salarizare, fără a mai fi necesar să vină în biroul de resurse umane sau să ceară managerului informația?

Nimic mai simplu: un software HRM le oferă acces la astfel de detalii, printr-o simplă autentificare în contul personal. Rapid, fără bătăi de cap și transparent.

Vei evita erorile umane

Atunci când lucrezi cu un volum mare de informații, erorile se pot strecura ușor în ceea ce faci, dar un sistem automat te ajută să eviți astfel de neplăceri. Mai mult decât atât, sunt zone ale HR-ului, cum ar fi partea de salarizare, în care impactul schimbării legislației este foarte mare iar modificările se pot produce destul de frecvent.

Cu siguranță ți s-a întâmplat să calculezi salarizarea în funcție de norme și de orele lucrate de fiecare angajat și să descoperi ulterior că undeva s-a strecurat o greșeală.

Vei găsi mai mult timp pentru urgențe sau procesele pe care până acum le amânai

Situația actuală a pus pe umerii oamenilor de HR multe sarcini suplimentare, dintre care unele sunt și urgente și critice. Astfel, oamenii de HR se văd puși în situația de a acționa ca diplomați, asistenți medicali, specialiști în salarizare pe probleme de Covid-19, arhitecți ai creării unui sistem de lucru la distanță, designeri ai redeschiderii birourilor, într-o manieră care să fie sigură din punct de vedere al sănătății și echitabilă pentru toată lumea implicată.

Dacă toate astea nu sunt suficiente, îți poți aminti de planurile de recrutare, de engagement-ul angajaților sau de dezvoltarea talentelor în companie, și poți să te întrebi – de ce să pierzi timpul cu activități rutiniere și redundante, când poți să ai mai multă libertate de a îmbunătăți procesele HR pe care te gândești să le implementezi în companie?

Automatizarea proceselor de HR este o soluție adoptată deja pe scară largă, care permite companiilor să găsească mai mult timp pentru activitățile cu adevărat importante, lăsând un soft precum Sincron HR Software să se ocupe de toate detaliile ce pot fi rezolvate fără intervenție umană.

Despre platforma Sincron HR Software și serviciile conexe

Serviciile conexe software-ului HRM ales fac de multe ori diferența între reușită și eșecul utilizării lui. Și asta pentru că, la început de exemplu, e nevoie de un nivel minim de consultanță pentru a putea alege soft-ul potrivit organizației tale.

Apoi e nevoie de project management și o analiză de business solidă, astfel încât implementarea sa meargă bine, să se încadreze în timpul și bugetul agreat, iar la final software-ul HRM să fie configurat după nevoile specifice respectivei companii, ținând cont în același timp și de toate restricțiile existente (proceduri interne, sisteme, legislație specifică industriei, etc).

Iar dacă consideri că treaba nu s-a încheiat odată cu Go-Live-ul, și noi credem la fel, de aceea ne preocupăm ca totul să fie bine din punct de vedere tehnic, și în general să construim o relație pe termen lung care să aducă cât mai multe beneficii clientului pe măsură ce avansează în cunoașterea soluției.

Serviciile complementare de care beneficiezi la achiziționarea soft-ului nostru sunt:

• Consultanță gratuită în perioada de pre-vânzare
• Implementare
• Training – înainte și după darea în folosință a sistemului
• Suport tehnic
• Mentenanță pentru acces la cea mai recentă versiune de software și update-uri legislative
• Client service, key account management și asistență generală în utilizarea soluției

Află mai multe despre soluția completă și configurabilă Sincron HR și despre serviciile complementare platformei noastre de resurse umane.

• Software HR - Aplicație resurse umane