Aplicația software de pontaj – cum o alegi și care sunt beneficiile

Cum alegi o aplicație software de pontaj. Care sunt beneficiile pentru angajați și manageri

Indiferent de dimensiunea companiei tale sau de domeniul în care activezi, un soft de pontaj va fi o unealtă valoroasă pentru a crește eficiența angajaților, dar și a departamentului de HR, responsabil cu monitorizarea și gestionarea eficientă a programului de lucru.

În plus, softul de pontaj electronic te va ajuta să te conformezi legilor în vigoare cu ajutorul unui instrument modern, ce îți poate pune în orice moment la dispoziție rapoartele necesare. Un eventual control nu te va prinde nepregătit – aplicația de pontaj îți va furniza pe loc toate datele solicitate.

Dacă ești responsabil de alegerea aplicației de pontaj potrivite companiei tale, procesul s-ar putea dovedi dificil pentru tine. Acest articol a fost gândit pentru a te ajuta. Trecem în revistă o serie de beneficii ale utilizării unui program de pontaj online, dar și pașii pe care îi ai de făcut pentru a găsi soluția potrivită, cu funcționalitățile de care ai nevoie în organizația ta.

Află mai multe: Optimizează-ți costurile și procedurile interne cu aplicația de pontaj angajați

Care sunt beneficiile utilizării unei aplicații de pontaj?

Utilizarea unui software de pontaj oferă beneficii numeroase atât pentru angajați, cât și pentru angajatori, transformând modul în care se gestionează și urmărește timpul lucrat în companie.
Dacă vorbim despre angajați, un soft de pontaj vine cu beneficiul simplificării modului în care aceștia înregistrează timpii lucrați, dar și al preciziei și transparenței.

Angajatul își poate verifica cu ușurință orele de intrare și ieșire de la program sau orele lucrate. Se poate asigura în orice moment că plata orelor suplimentare și a timpului extra lucrat sunt contabilizate corect. În plus, acesta poate să își planifice concediile și să urmărească absențele, fără a depinde de un proces complicat de aprobare. Această transparență se traduce prin angajați mai motivați, care se pot concentra liniștiți pe ceea ce au de făcut în fiecare zi.

De partea angajatorilor, avem o eficiență crescută în gestionarea timpului și a resurselor umane. Softul de pontaj automatizează calculele și generează rapoarte precise. Rezultatul? Economie de timp și de bani.

În același timp, este asigurată respectarea reglementărilor legale, reducând riscul de litigii sau amenzi. În plus, permite o planificare mai eficientă a programelor de lucru și oferă date critice pentru luarea deciziilor strategice legate de forța de muncă.

Un alt beneficiu major pe care îl ai atunci când utilizezi o aplicație de pontaj este acela al posibilității alcătuirii unor rapoarte și prognoze avansate cu privire la resursele umane ale companiei. Rapoartele cu privire la timpul de lucru și prezență pot sta la baza unor decizii informate ale managementului cu privire la necesarul de personal sau costurile exacte ale organizației cu acesta.

Prin intermediul rapoartelor de prezență, leaderii pot urmări rata absenteismului total, dar și în anumite perioade ale anului, putând gestiona mai bine fiecare perioadă. Un alt avantaj important ține de urmărirea cu ușurință a orelor lucrate de la distanță, în cazul angajaților care au un program hibrid sau în totalitate remote.

Află mai multe: Soft-uri de pontaj electronic optimizarea departamentului de HR – diferite variante

Cum alegi cel mai potrivit soft de generare a rapoartelor de pontaj pentru compania ta?

Un software de resurse umane este o investiție importantă și un angajament făcut pe termen lung pentru organizația ta. Indiferent că alegi un program ce gestionează mai multe activități sau doar o aplicație de pontaj, alegerea soluției software trebuie făcută cu atenție, pentru ca aceasta să se plieze pe nevoile companiei tale.

Pentru că tehnologia evoluează cu viteză și noutățile apar adesea în domeniu, este important să alegi o soluție customizabilă, pe o platformă dezvoltată pe tehnologii suficient de recente și deschisă “nativ” spre integrări cu alte sisteme. Pe termen mediu și lung, vei avea cu siguranță nevoie de integrări suplimentare și este important ca soluția aleasă să permită realizarea acesteia.

Află mai multe: Cu un software de pontaj online gestionezi timpul de lucru al angajaților tăi

• Evaluează nevoile companiei tale

Pornește de la o evaluare inițială a nevoilor de automatizare din companie. Îți propui achiziția unui soft HR All-In-One, sau a unei soluții punctuale pentru pontaj?

Vrei, poate, un soft HR care să automatizeze doar procesele repetitive, care necesită cel mai mare consum de energie și resurse pentru companie – așa cum sunt administrarea de personal, salarizarea și pontajul? Alege un soft care să le integreze. Încă nu ai bugetul necesar pentru o soluție All in One, dar îți dorești una pe viitor? Alege o soluție software modulară, care să permită integrarea cu ușurință de noi verticale, atunci când te hotărăști pentru ele.

Așadar, este bine să pornești de la nevoile specifice ale companiei tale. Dacă vorbim strict despre aplicația de pontaj potrivită, e bine să iei în considerare, în primul rând, posibilitatea ca soluția aleasă să fie customizabilă, putându-se plia cu ușurință pe specificul companiei tale.

Un procent mare de angajați din fabrică, oameni care lucrează în mai multe schimburi, multe persoane care lucrează de acasă sau în regim hibrid, angajați care lucrează în zilele de sărbători legale, ture de noapte și zile și nopți lucrate în weekend… este esențial ca soluția aleasă să fie personalizabilă, pentru a-ți permite gestionarea tuturor particularităților organizației tale.

Află mai multe: Externalizăm salarizarea sau o păstrăm în intern? Avantajele fiecărei variante

• De ce este important să alegi o aplicație de pontaj în cloud?

Tot importantă, în contextul rapidității integrării tehnologiei atât în cadrul organizațiilor, cât și în viața de zi cu zi a angajaților, este alegerea unui soft de pontaj in cloud.

Tehnologia în cloud, utilizată deja de numeroase companii din România, permite înlocuirea aplicațiilor sau programelor descărcate și stocate pe computer sau pe serverul companiei, cu aplicații accesibile din browser. Ele permit accesarea și modificarea lor instantanee de către persoanele abilitate, în orice moment al zilei.

Angajatul abilitat poate accesa și aduce modificări fișierelor de oriunde, fiind mai eficient și beneficiind de flexibilitate maximă. Poate lucra deopotrivă de acasă sau de la birou, în funcție de preferințe și de condițiile agreate împreună cu managerul.

Totul în timp ce datele tale sunt în siguranță, la costuri reduse față de varianta backup-urilor manuale și utilizării mijloacelor de stocare proprii.

Află mai multe: Un software HR în cloud, un instrument prețios pentru HR și angajați

• Ce fel de interfață are softul de pontaj pe care îl achiziționezi?

Poate că interfața nu pare atât de importantă, la prima vedere. Dar aplicația va fi utilizată de toți oamenii din companie, o parte dintre aceștia având abilități tehnice limitate. Nu vrei să le iei din timpul de lucru efectiv pentru a învăța cum să utilizeze softul nou achiziționat. Persoanele care vor pierde prea mult timp pentru a înțelege cum funcționează aplicația nu vor fi foarte încântate… iar timpul pierdut se traduce în bani pentru tine, ca angajator.

E mult mai simplu să cauți de la început o soluție simplu de utilizat, cu o interfață prietenoasă. Angajații vor fi motivați să lucreze cu ea, iar timpul necesar formării pentru utilizarea acesteia va fi redus.

Aplicația de pontaj Sincron: ce beneficii ai atunci când o utilizezi

Aplicația de pontaj Sincron HR Software a fost gândită pentru a optimiza procesul de monitorizare a orelor lucrate de angajați și a timpului liber, având o interfață prietenoasă și fiind adaptată în permanență schimbărilor legislative apărute. Ai mai jos o serie de beneficii pe care le ai, odacă alegi să o utilizezi în organizația ta.

Află mai multe: Pontaj electronic: Sincron HR Software – pontaj online munca de la distanță

• Evidențierea și diferențierea orelor lucrate de angajat

Prin intermediul soluției soft de pontaj, toate orele lucrate de angajat sunt înregistrate. Atunci când este cazul, acestea vor fi diferențiate pe tipuri de oră, în funcție de anumite reguli. Regulile pot fi legale (ore de noapte, suplimentare, etc) sau în funcție de deciziile interne (ore lucrate pe proiect, ore lucrate înainte sau după începerea programului, etc).

Aplicația permite customizarea programului de lucru, în funcție de specificul activității fiecărui client. Ai posibilitatea să aloci programe de lucru și ture diferite pentru fiecare angajat în parte.

Soft-ul de pontaj îți va oferi și o evidență clară a orelor suplimentare – iar la nivel de management se poate decide și ulterior configura aplicația pentru ce se întâmplă cu acestea (de exemplu, recuperare pe bază de cerere simplă, prin intermediul aplicației, sau plată, dacă există această variantă etc).

În acest fel, managerii vor avea o situație clară a orelor în care angajații lucrează și flexibilitate deplină în configurarea sistemului. Rapoartele pe perioade îndelungate de timp permit o înțelegere clară a modului în care se desfășoară activitatea în cadrul companiei, putând sta la baza unor decizii de business informate.

• Aplicația de pontaj poate servi ca input pentru salarii

Toate orele lucrate și orice cerere de absență (concediu de odihnă, pentru evenimente speciale, concediile medicale sau cele fără plată) vor fi evidențiate în aplicația de pontaj.

Acestea pot fi utilizate mai departe, pentru salarizare. Dacă optezi și pentru softul de salarizare, transferul datelor se realizează automat, fiind calculate rapid și eficient. Rezultatul? Automatizarea procesului, rapiditate și informații în întregime corecte.

Află mai multe: Aplicație pontaj și salarizare – soluție pentru simplificarea proceselor interne

• Posibilitatea setării diferențiate în funcție de tipul de utilizator

Un utilizator poate avea drepturi de vizualizare, editare, sau chiar de validare a datelor din pontaj. Organizația poate responsabiliza manageri sau chiar angajați pentru completarea, verificarea si validarea pontajului. Ultimul pas de validare va fi la departamentul HR. În acest fel, se câștigă timp și se asigură faptul că pontajul reflectă realitatea din teren.

• Posibilitatea de evidențiere a orelor lucrate pe proiecte

Softul de pontaj Sincron permite crearea a diverse proiecte sau, în cadrul fiecărui proiect, activități, în care angajații își pot înregistra orele lucrate.

Astfel, poate exista o evidență foarte strictă atât a orelor petrecute pe proiecte, respectiv pe activități, dar și a costului pentru aceste ore. În acest fel, managementul financiar poate analiza eficiența de business pentru fiecare proiect în parte.

• Generarea de rapoarte avansate

Rapoarte de evidență a orelor lucrate și absențelor, media orelor lucrate pe săptămână sau la un anumit interval de timp selectat… poți genera numeroase rapoarte utile cu ajutorul aplicației. În plus, poți seta transmiterea de notificări pentru absențe (de exemplu, poți seta pentru angajații care se pontează cu cardul o notificare către manageri și departamentul HR că angajatul nu a pontat la o anumită oră).

• Integrarea sistemului cu un card acces extern

Prin intermediul aplicației de pontaj, poți automatiza evidența prezenței la locul de munca cu un card de pontaj ce poate fi integrat cu sisteme externe. Lucrurile sunt mai simple în acest fel, pentru angajat și management deopotrivă.

Află mai multe: Cum să alegi un soft salarizare: recomandări Sincron HR

****

În plus față de toate aceste beneficii oferite de softul de pontaj, consultanții și analiștii de business Sincron te vor ajuta să depășești mai rapid provocările ridicate de implementarea aplicației. Te bucuri, în acest fel, de soluția software de resurse umane potrivită, cu rezultate pozitive vizibile rapid și cu posibilitatea de a adăuga module, pe măsură ce îți sunt necesare și dispui de bugetul pentru acestea.