3 variante de soft pontaj electronic și cum te ajută în optimizarea departamentului de HR

Departamentele de HR au trecut prin mai multe schimbări, începând cu anul 2020. Unele dintre acestea au pus pe pauză procesele de recrutare din cauza efectelor pandemiei, iar altele din contră, au început să atragă din ce în ce mai mulți noi candidați. Astfel, volumul recrutărilor depinde de industria în care activează fiecare companie în parte.

Însă, ambele categorii de companii au resimțit aceeași presiune în ceea ce privește gestionarea angajaților actuali sau a celor nou-veniți. Mai exact, monitorizarea orelor de lucru a devenit mai dificilă, având în vedere că o parte dintre angajați și-au mutat birourile acasă sau au început să lucreze respectând un program hibrid (câteva zile de la birou și câteva remote).

Dacă ești managerul de HR al unei astfel de companii, atunci este important să știi că poți folosi un soft HR online care conține atât zona de pontaj, cât și cea de salarii. Avantajul programului este că poate fi personalizat în funcție de nevoile organizației, după fluxurile proprii de lucru, iar datele sunt completate online, fiind accesibile oricând, de oriunde, și disponibile de pe diferite device-uri.

Citește și: Principalele provocări curente ale departamentului de HR și beneficiile unui portal HCM

O aplicație de HR poate fi utilizată pentru majoritatea proceselor din cadrul departamentului de resurse umane, având în vedere că aceasta poate fi setată și personalizată în funcție de nevoile managerilor de HR. Iată trei variante de programe pontaj care pot ușura munca departamentelor de HR, indiferent de numărul de angajați, programul lor de lucru sau numărul zilelor de concediu pe care și le iau membrii diferitelor echipe!

De la simplu la complex: trei variante de program pontaj electronic

 Fiecare organizație are obligația legală de a-și completa condica de prezență și de a înregistra prezența la muncă a angajaților, însă nu toate organizațiile au aceleași tipuri de programe de lucru și aceeași complexitate la nivelul monitorizării timpilor de lucru sau ai absențelor.

Abordarea programului de pontaj Sincron HR are în centru ușurința utilizării de către utilizatorul final, indiferent de cât de complexă e situația turelor de lucru, a schimburilor, o orelor suplimentare de diverse feluri și a programului de lucru în general, în orice organizație.

Pe drumul de la simplu la complex, din punct de vedere al provocărilor ridicate de nevoile de configurare și flexibilitate a aplicației, rămânând totuși simplu de folosit de către utilizatorul final, companiile pot investiga și alege dintre trei variante de programe pontaj.

1. Programul de pontaj pentru situațiile simple sau standard: la ce să te aștepți?

De regulă, acesta este folosit de companiile care au situații simple sau standard, precum program regulat, de la 9.00 la 17.00, la birou, fără ture sau schimburi. Mai exact, aceasta îi pune la dispoziție managerului de HR orele de lucru ale echipelor. Orele pot fi monitorizare în timp real, având în vedere că angajații își pot completa singuri absențele, introducând cereri de concediu.

Astfel, foaia de pontaj se va popula automat, conform unui program de lucru care este setat o dată, la începutul utilizării aplicației, și care, evident, poate fi ulterior actualizat.

Singurele intervenții manuale aici vor fi introducerile de absențe. Programul poate fi setat pe termen nelimitat, și asta va reduce enorm din bătaia de cap cu pontajul sau time tracking-ul.

Acest tip de program se potrivește firmelor cu angajați care lucrează de la birou, departamentelor TESA, celor cu flote mari de vânzări și tuturor celor care au un program suficient de standard. Pe scurt, vei seta o dată o configurație a programului care să oglindească programul standard de lucru, apoi vei mai avea doar un minim de interacțiune cu aplicația.

2. Aplicația de pontaj angajați pentru situații standard dar cu excepții

Poate până acum ceva timp ai funcționat perfect în varianta unui program standard de lucru, dar cu toate schimbările din ultimul an ai început să ai tot mai des diverse excepții de la programul inițial, standard.

Sau, pur și simplu, activitatea a crescut, compania s-a dezvoltat, și ai ajuns la concluzia că ai nevoie de mai multă flexibilitate în modul de gestionare a orelor suplimentare. Așa încât nu te mai ajută să fie totul automatizat la maxim, ci vrei să poți interveni și manual în sistem, atunci când e nevoie.

3. Program pontaj pentru situații complexe

 Pentru soluția Sincron HR Software frumusețea pontajului apare în situațiile cu multe variabile, cum ar fi: mai multe tipuri de ture, orare atipice de lucru și orice alți factori care dau mari bătăi de cap și erori frecvente dacă mai sunt gestionați într-un program de tip Excel.

Poți fi în situația în care ai nevoie de mai multă flexibilitate în setarea regulilor de business care să se aplice anumitor situații –  de exemplu cum să se gestioneze, în mod diferențiat, diversele tipuri de ore suplimentare, care se vor reflecta apoi în calculul salarial.

Un punct forte al programului de pontaj Sincron HR constă în multitudinea de variabile pe care o oferă. În această abordare, focusul va fi pe munca inițială de setare a sistemului, care să reflecte cât mai fidel și granular modul în care operează organizația. În final, indiferent de complexitatea programului de lucru și de regulile care i se aplică, odată terminate toate setările, procesul de utilizare propriu-zisă va merge foarte simplu.

Programul oferă un număr mare de spețe și variante posibile deja existente în aplicație, prietenoase atât pentru HR – ca utilizator primar al sistemului și direct responsabil de informațiile din el, cât și pentru restul organizației – manageri și angajați, care interacționează cu aplicația în diverse situații (să se ponteze singuri, să facă o cerere de concediu etc.).

Printre companiile care apreciază multiplele posibilități oferite de acest tip de program pontaj sunt cele din industrii precum producție, Horeca, sănătate și spitale, transporturi, construcții, retail sau alimentație.

 Orice variantă de aplicație pontaj angajați ai alege din punct de vedere al complexității, toate vor avea în comun informații complete pe zona de Time & Attendance, care presupune mai multe componente:

• imaginea orelor lucrate efectiv, ca și Timesheet
• toate absențele de diferite tipuri (concediu de odihnă sau medical, absență nemotivată sau zile libere legale, etc.) – numite generic Absence Management
• componenta de Work Scheduling sau programul de muncă, care funcționează atât pentru a repartiza angajații pe ture pre-definite cât și invers
• corelația dintre programul de muncă pre-definit și realitatea orelor lucrate, în tabelul de pontaj pentru angajați – prin înregistrarea timpului efectiv lucrat, având ca surse de informații datele din cititoarele de carduri, fișiere digitale, introducere manuală sau auto-completare.

Ca atare, managerii de HR pot să gestioneze și să monitorizeze cu ușurință zilele libere, overtime-ul sau concediile oamenilor.

Citește și: Optimizează-ți costurile și procedurile interne cu aplicația de pontaj angajați

Beneficii și mai mari se obțin atunci când aplicația de pontaj angajați se utilizează în paralel cu programul de calcul salarii de la Sincron HR. Toate opțiunile definite la nivelul pontajului, al absențelor și al orelor suplimentare, în mod foarte granular, se pot oglindi prin setări similare pe zona de calcul salarial. Astfel, salariile vor reflecta fidel realitatea programului de lucru al perioadei de interes.

Pe lângă acest aspect, un pontaj electronic este esențial pentru utilizarea timpului în mod util, pentru că acesta completează prezența angajatului în mod automat și fără să se strecoare erori. Chiar dacă echipa lucrează de acasă, fiecare membru poate completa individual și rapid pontajul online, orele de lucru fiind transferate automat în softul de salarizare.

Citește și: Cum poate fi de folos un program de salarizare flexibil la nivelul companiei?

Totodată, managerii de HR pot avea acces la sistemele de pontaj electronic chiar din confortul propriei case, putând astfel să fie la curent cu toate informațiile de prezență sau absență de la muncă a angajaților de care au nevoie.

Monitorizarea zilelor de concediu au fost dintotdeauna o provocare pentru oamenii de HR. Cu ajutorul unui program pontaj, aceasta însă este eliminată, deoarece platforma de HR conține toate rapoartele în ceea ce privește zilele de concediu ale membrilor echipei.

Mai mult, programul de pontaj vine în ajutorul companiilor care au angajați ce lucrează part-time, în ture, având un program de noapte, full-time sau program de weekend. Orele de lucru ale angajaților pot fi configurate în mod automat.

Citește și: Aplicația de pontaj online – beneficii pentru întreaga companie

Și nu în ultimul rând, aplicația de pontaj creată de Sincron HR permite completarea diverselor cereri utile pentru departamentul de HR, cum ar fi cererea de concediu de odihnă.

Toate datele ce pot fi completate și pe care le-am menționat ulterior, pot fi monitorizate prin diverse sisteme de raportare. Sau, managerii și specialiștii în resurse umane își pot extrage aceste date cu ușurință. Nu în ultimul rând, orele lucrate se pot înregistra direct pe centre de cost, așa încât managerii pot evalua și cât timp petrec angajații pentru un anumit proiect.

Citește și: Cum te ajută o funcționalitate de HR Analytics în procesul de management al performanței

Este important să ne adaptăm noilor condiții pe care ni le impune piața muncii. Iar ca să facem mai ușor față schimbărilor și să nu mai resimțim presiunea timpului, putem beneficia de avantajele care vin odată cu utilizarea tehnologiei.

Tocmai de aceea, un program pontaj adecvat, care conține toate elementele configurabile de care au nevoie specialiștii, este soluția potrivită.