3 provocări în activitățile de salarizare și cum le soluționezi cu un program salarizare
Salarizarea constituie un element central în administrarea capitalului uman al unei organizații. Potențialul acestui proces de a influența satisfacția și motivația angajaților, precum și succesul general al organizației, evidențiază necesitatea unei gestionări eficiente. Totodată, activitățile privind salarizarea sunt adesea complexe, prezentând numeroase provocări pentru profesioniștii din domeniul resurselor umane. Administrarea corectă a pontajelor, a dosarelor angajaților, precum și aplicarea impozitelor și taxelor relevante asupra beneficiilor pe care un angajat le primește din partea angajatorului, în afara salariului standard, sunt câteva dintre provocările cu care se confruntă specialiștii în salarizare.
În acest sens, un program salarizare este un instrument esențial pentru automatizarea și, implicit, eficientizarea proceselor, iar specialiștii în domeniu îl utilizează pentru a realiza activități precum calculul salariilor, raportarea și plata acestora, dar nu numai.
De ce un program de salarizare?
Într-un mediu de afaceri în continuă evoluție, eficiența și conformitatea sunt esențiale pentru succesul operațiunilor de salarizare. Un program de salarizare poate fi un aliat puternic în această privință, dar și un instrument valoros pentru orice companie, indiferent de mărime sau industrie. Acesta poate automatiza procesele, economisind timp și reducând riscul de erori. Mai mult, poate asigura conformitatea cu legislația în vigoare, o provocare constantă într-un peisaj legislativ în schimbare.
Pe de altă parte, gestionarea corectă a datelor angajaților reprezintă un element esențial în strategia de business. Un soft salarizare poate stoca și gestiona în siguranță toate informațiile relevante despre angajați, asigurându-se că fiecare dintre aceștia este plătit corect și la timp. În plus, majoritatea programelor de salarizare oferă funcționalități de raportare și analiză, permițându-ți să obții o înțelegere mai bună asupra datelor. Astfel, un software salarizare & HR poate transforma provocările complexe în procese simple și automate.
Provocări în salarizare și HR soluționate cu un soft salarizare
× Ore pontate incorect
Pentru că activitatea de pontaj este o etapă premergătoare salarizării, este important să fie gestionată corect. Un pontaj realizat incorect poate duce la salarizare inexactă și poate avea consecințe serioase atât pentru angajați, cât și pentru angajator.
Cu toate acestea, pontajul devine o sarcină complexă în special pentru organizațiile cu un număr mare de angajați, care operează în diverse locații, cu mai multe tipuri de normare a muncii sau cu angajați care lucrează în condiții diferite de cele stabilite într-un contract de muncă cu normă întreagă.
În acest context, prima abordare a specialiștilor HR este să recurgă la soluții ce implică costuri minime sau chiar nule, cea mai accesibilă metodă fiind gestionarea datelor într-un fișier Excel. Totuși, această soluție nu oferă un nivel ridicat de precizie sau eficiență, iar crearea unui astfel de fișier prin culegerea datelor din diverse surse devine o sarcină laborioasă și consumatoare de timp.
Mai mult decât atât, în paralel cu elaborarea fișierului de pontaj, trebuie verificată și documentația care stă la baza absențelor angajaților (cererile de concediu cu sau fără plată, certificatele medicale, cererile de concediu pentru studii, evenimente speciale etc.). În situația în care există și ore lucrate în weekend, suplimentare, de noapte sau în zilele de sărbători legale, întocmirea pontajului devine o sarcină aproape imposibil de realizat într-un timp util pentru calculul salarial.
În concluzie, evidența manuală a timpului, poate duce la erori și inexactități din cauza complexității datelor, a diversității situațiilor de lucru și a necesității de a examina mai multe documente justificative. De aceea, este esențial să se caute metode mai eficiente și mai precise de gestionare a pontajului.
✔ Gestionează corect pontajul cu un program calcul salarii
O strategie optimă este implementarea unui software de salarizare și HR, dotat cu funcționalități de Pontaj. Acesta poate gestiona eficient timpul de lucru, asigurând precizie în activitățile de salarizare.
Prin intermediul unui soft de pontaj și calcul salarial, orele lucrate de fiecare angajat pot fi monitorizate automat, indiferent dacă personalul lucrează de la birou, de la punctele de lucru ale companiei sau în regim remote.
Acest sistem software de înregistrare a timpului de lucru în timp real facilitează crearea de cereri de absențe de orice tip în mediul online, stabilirea de fluxuri de aprobare pentru diverse tipuri de cereri, primirea de notificări pe e-mail de către toate entitățile participante la proces și generarea automată a cererii de absență în format .pdf. Angajații au acces la platforma pentru a descărca propriile cereri de concediu de odihnă, managerul gestionează cererile de concediu de odihnă ale subordonaților săi, iar consultantul HR gestionează cererile de concediu de odihnă ale tuturor angajaților companiei.
La finalul fiecărei luni, toate aceste acțiuni se concretizează prin generarea unui pontaj clar, corect documentat, în conformitate cu legislația în vigoare, ce poate fi importat în programul de calcul salarial, asigurând astfel că fiecare angajat este remunerat corespunzător pentru timpul lucrat.
Mai mult, comunicarea este îmbunătățită deoarece sistemul de salarizare și pontaj este disponibil în mediul online și poate fi accesat de pe orice dispozitiv de tip computer, tableta si telefon mobil.
Citește și: Organigrama si perspectivele ei – ce este organigrama?
× Apariția erorilor în administrarea manuală a dosarelor angajaților
Administrarea eficientă a contractului individual de muncă, a actelor adiționale, a deciziilor privind încetarea sau suspendarea activității, procesarea declarațiilor pentru deducerea personală, colaborarea cu casa de sănătate și gestionarea datelor bancare ale angajatului reprezintă componente vitale în cadrul procesului de salarizare și necesită o atenție deosebită.
În acest context, administrarea dosarelor de personal poate fi efectuată cu succes în cadrul departamentului de Resurse Umane, dar presupune o organizare meticuloasă a fluxului de informații. În fața provocărilor din domeniul de salarizare & HR, este important ca încă de la început acest proces să fie coordonat pe baza unui set esențial de documente, care trebuie să fie incluse în dosarul fiecărui angajat. Un factor determinant este modul în care specialistul HR explică angajaților importanța acestor documente și necesitatea includerii lor în dosarul de personal, precum și rolul fiecărui document în calculul salarial.
De asemenea, alături de aceste detalii, departamentul de Resurse Umane ar trebui să definească și să comunice termenul limită până la care angajații vor prezenta documentele. Ulterior, este recomandat să se revină asupra acestora în situația în care salariații nu le prezintă la timp.
Însă, în lipsa unui sistem automatizat, gestionarea documentelor necesare pentru dosarul angajatului devine o sarcină dificilă și consumatoare de timp. Aceasta poate duce la întârzieri semnificative și la neîndeplinirea termenelor limită, ceea ce poate avea consecințe serioase, inclusiv penalități legale și perturbări în fluxul de lucru.
✔ Gestionează dosarele angajaților în format electronic cu aplicație salarizare
Gestionarea dosarelor de personal în format digital, stocate online, reprezintă o soluție modernă și eficientă. Prin intermediul unui software specializat, departamentul de HR poate să mențină un dosar virtual al angajatului, care să conțină toate documentele scanate, plus o listă electronică de verificare a acestora. Astfel, specialistul în salarizare & HR are la dispoziție în permanență un audit actualizat al dosarelor și o imagine de ansamblu asupra stării documentației.
Prin intermediul soluției software se pot configura alerte automate cu privire la documentele angajaților care urmează să expire, notificările fiind trimise la un interval stabilit de timp. Acesta este un pas esențial în optimizarea procesului de administrare a personalului și în asigurarea conformității.
În plus, software-ul poate calcula automat salariile pe baza datelor din dosarele electronice de personal, eliminând astfel riscul de apariție a erorilor umane. Acesta poate lua în considerare diverse variabile, cum ar fi majorările salariale, schimbările de statut ale muncii, orele suplimentare și altele.
× Conformitatea și legalitatea calculului salarial, privind taxarea beneficiilor în natură
În prezent, multe companii din România nu se limitează la negocierea salariului lunar în timpul procesului de angajare, ci iau în considerare și întregul pachet de beneficii. În acest sens, este important de reținut că nu toate beneficiile în natură sunt tratate la fel în ceea ce privește contribuțiile sociale și impozitul pe venit.
Companiile oferă o varietate de facilități angajaților, fără a realiza că acestea intră în categoria beneficiilor în natură și că sunt supuse unui tratament fiscal special. Beneficiile care implică cele mai mici costuri pentru companie și angajați și care, în același timp, asigură conformitatea și legalitatea calculului salarial, sunt deosebit de valoroase.
Prin urmare, este esențial ca organizațiile să fie conștiente de aceste aspecte și să se asigure că au acces la expertiza necesară pentru a naviga cu succes prin complexitatea sistemului de salarizare.
✔ Taxează corect beneficiile în natură cu program pentru salarizare
Beneficiile în natură pot include diverse forme de compensații oferite de angajator, cum ar fi cazare, transport, mese, asigurări de sănătate etc. Aceste beneficii sunt adesea oferite ca parte a pachetului de compensații al unui angajat, pe lângă salariul de bază. Beneficiile în natură pot fi taxabile, în funcție de legislația fiecărei țări, și este important ca o companie să fie atentă atunci când depășește plafonul neimpozabil pentru a evita sancțiunile din partea autorităților fiscale, dar nu numai.
Un program de salarizare și soft HR are un rol esențial în gestionarea acestor beneficii. Sistemul notifica utilizatorul atunci când acesta depășește plafonul neimpozabil pentru beneficiile în natură și indică valoarea cu care acesta a fost depășit. De asemenea, utilizatorul are posibilitatea să creeze un element separat pentru beneficiul impozabil, unde poate introduce suma corespunzătoare și poate să configureze oricâte beneficii dorește.
Software salarizare Sincron HR
Sincron HR reprezintă o soluție software avansată pentru managementul resurselor umane, găzduită în cloud. Acest sistem automatizează o mare parte din activitățile specifice departamentului de HR, contribuind la eficientizarea proceselor și reducerea costurilor. Soluția este structurată modular (fiecare modul având funcționalități specifice), permițând personalizarea și adaptarea sistemului la nevoile specifice ale fiecărei organizații. Pentru ca să poți rula un calcul salarial corect, este important să integrezi soluția de salarizare împreună cu alte două module esențiale pentru automatizarea proceselor din cadrul departamentului de HR, respectiv pontajul și administrarea de personal.
Programul pentru salarizare facilitează calculul eficient al salariilor și taxelor datorate statului, precum și centralizarea informațiilor despre pontajul angajaților, concediile medicale și de odihnă, primele și bonusurile acordate sau reținerile din salariu pentru mai mulți angajați simultan. Toate calculele sunt efectuate automat, conform regulilor definite intern, iar Declarația 112 (D112) este generată automat în program, în concordanță cu datele din statul de plată, inclusiv declarațiile rectificative, dacă este necesar.
Soluția software te va asista în automatizarea întregului proces de salarizare și în optimizarea pe termen lung a tuturor proceselor interne. În cazul în care, ulterior, ai nevoie de soluții complexe pentru integrarea noilor angajați, managementul organizației sau formarea internă, acestea pot fi integrate cu ușurință în sistem.
ARTICOLE ASEMĂNĂTOARE
