Cum să scrii o cerere de ofertă pentru un software HR

Alegerea unui software HR este o decizie importantă de business, cu implicații strategice și pe termen lung. Redactarea cererii de ofertă este unul dintre elementele cheie pentru succesul întregului proiect. Când nu te poți hotărî care dintre soluțiile existente pe piață este potrivită pentru nevoile companiei tale, complexitatea proceselor de HR în organizația ta este mare ori te-ai blocat în comparații și păreri contradictorii privind funcționalitățile, cea mai bună decizie e să realizezi un brief intern care să sumarizeze toate nevoile companiei tale, și pe baza acestuia să inițiezi procesul de creare a unei cereri de ofertă. Te invităm să citești în continuare ce presupune acest proces și cum să te asiguri de cursivitatea acestuia.

Abordare în mai mulți pași

O platformă de HR poate fi un software destul de complex, și e puțin probabil să identifici “din prima” aplicația perfectă pentru compania ta. Ca atare, se recomandă o abordare în mai mulți pași, care să te ajute să obții toate informațiile relevante pentru tine înainte de luarea deciziei.

Pasul 1 – Conturează nevoile interne și întocmește un prim brief de proiect pentru furnizori, în care definești nevoile de automatizare ale departamentului tău de HR.

Pasul 2 – Pornind de la acest brief de proiect, poți contacta pentru început toți furnizorii de soluții de HR care par să ofere un software potrivit nevoilor tale de automatizare. Folosește un “Request for information” (RFI) – instrument care centralizează nevoile tale de business și colectează capabilitățile furnizorului. Răspunsurile ar trebui să-ți dea deja detalii relevante despre abordarea fluxurilor de business și componenta de tehnologie utilizată.

Pasul 3 – După obținerea primului val de informații, se recomandă o perioadă de întâlniri cu potențialii furnizori, discuții, întrebări, testări de soluții. Este de dorit să ajungi la o listă scurtă de 3 potențiali parteneri, cu care să mergi mai departe în discuții aprofundate.

Pasul 4 – Pentru a face selecția finală e bine să ai un tablou cât mai complet, incluzând detalii despre soluția software de resurse umane – din punct de vedere al relevanței pentru procesele tale de HR și tehnologia pe care este dezvoltată, alături de condițiile comerciale. Aici e deci momentul să întocmești un caiet de sarcini și să ceri o ofertă fermă – “Request for proposal” (RFP). Caietul de sarcini transformă nevoile în cerințe și obiective ale proiectului; solicită informații ferme despre bugete, timpi de livrare, specificații tehnice, modalități de implementare. Angajamentele luate aici vor fi parte din contract.

Comitet de proiect

Când scrii o cerere de ofertă pentru furnizorii de soft de HR, compania ta ar trebui să implice în proces toți stakeholder-ii importanți și să includă membri din departamente variate, atât din departamentul de HR, cât și din cel IT sau achiziții.

De asemenea, vei dori să faci o distincție clară între roluri și sarcini, cum ar fi:

• Scrierea și aprobarea formei finale a cererii de ofertă
• Trimiterea cererii de ofertă și colectarea răspunsurilor venite de la furnizori
• Revizuirea răspunsurilor și evaluarea furnizorilor
• Anunțarea furnizorului câștigător

Calendarul

Nu vrei să te grăbești cu încheierea procesului de realizare a unei cereri de ofertă, dar nici nu vrei o tergiversare, decalând pașii următori ai proiectului de digitizare a proceselor HR. Oprește-te asupra fiecărui pas din procesul de realizare a unei cereri de ofertă și încearcă să determini cât mai exact timpul necesar pentru a îndeplini fiecare acțiune / sarcină.

De exemplu, vrei să te asiguri că oferi furnizorilor o perioadă suficient de lungă pentru a vă adresa întrebări și pentru a clarifica neînțelegeri privind cererea înaintată de compania voastră, sau că vă rezervați destul timp pentru a testa soluțiile software disponibile. Apoi, odată ce perioada de întrebări s-a încheiat, trebuie să te asiguri că furnizorii au suficient timp pentru a-ți oferi un răspuns detaliat.

Crearea și aprobarea cererii de ofertă

Înainte să trimiți cererea de ofertă, asigură-te că membrii comitetului de proiect au identificat nevoile companiei tale când vine vorba de un software HR și că ați făcut o delimitare clară între funcționalitățile necesare și cele pe care le-ați solicita doar de “dragul” de a le avea. Delimitarea între nevoi și dorințe vă va ajuta să stabiliți caracteristicile care vor sta la baza alegerii unui furnizor câștigător.

Elementele care ar trebui incluse în cererea de ofertă sunt:

• O introducere care să cuprindă informații relevante despre compania ta și angajați, care explică ce obiectiv vrei să atingi odată ce acest proces este încheiat.
• Cerințele pe care trebuie să le îndeplinească un furnizor pentru a intra în procesul de selecție.
• Criteriile de evaluare care te vor ajuta să hotărăști câștigătorul

Prospecții

Comitetul de proiect trebuie să compare nevoile companiei tale cu soluțiile oferite de furnizorii de software HR existenți pe piață astfel încât să poată realiza o listă de furnizori care vor fi invitați să participe în procesul de evaluare și selecție.

Pentru a găsi acești prospecți, poți să faci căutări online, poți cere recomandări de la parteneri sau consultanți, sau poți solicita sugestii de la membrii comitetului de proiect. Toți furnizorii care sunt incluși pe listă vor primi cererea de informații inițială, și ulterior cei selectați pe lista scurtă vor primi caietul de sarcini detaliat și cererea de ofertă fermă, cu implicații de ordin comercial.

Trimiterea cererii de ofertă

Odată ce ai selectat potențialii furnizori și lista e completă, trebuie să te decizi cum vei împărtăși vestea în piață: va fi prin mail, prin poștă sau curierat, vei publica direct pe site-ul companiei că ești în căutarea unui furnizor de programe de HR? Orice variantă alegi pentru trimiterea cererii de ofertă, asigură-te că evidențiezi termenul limită pentru răspunsuri.

Evaluarea

Fiecare răspuns primit din partea furnizorilor ar trebui evaluat întâi individual. Odată ce toți membrii comitetului de proiect au stabilit propriul scor, ar trebui să stabilești o întâlnire în cadrul căreia să comparați rezultatele și evaluați împreună alternativele.

Interviurile

Atât după primirea primelor informații din piață cât și înainte de a lua decizia finală, este recomandabil să organizezi interviuri cu furnizorii. Ține cont că, cel mai probabil, atunci când pornești la drum în acest proces nu știi exact la ce te poți aștepta. Discuțiile față în față cu specialiști de la diversele software-uri de HR îți pot dezvălui aspecte-cheie ale procesului de implementare pe care nu le-ai luat în considerare, dar care pot fi critice pentru succesul implementării. În timpul interviurilor, poți adresa mai multe întrebări despre procesul lor de implementare și să le ceri să îți prezinte cum va evolua soluția lor odată ce compania voastră crește și odată ce apar noi tehnologii.

Decizia

Deoarece toți furniorii au investit timp în a răspunde cererii tale, e recomandat să notifici toți prospecții despre decizia ta, indiferent de răspuns. E în interesul tău să menționezi toate funcționalitățile și aspectele care te-au convins să decizi furnizorul câștigător.

Vrem să fii sigur că iei cea mai bună decizie, așadar ți-am pregătit un ghid care te va ajuta să identifici, să evaluezi și să selectezi soluția software de HR potrivită companiei tale.

• Software HR - Aplicație resurse umane