Soluțiile software de HR și regionalizarea – de la Adaptare la Transformare

În 2020 și 2021, multe companii au făcut o treabă remarcabilă. Au dat dovadă de rezistență și au reușit să-și adapteze practicile de lucru la criza Covid-19. Angajații și-au arătat creativitatea și spiritul antreprenorial și, în multe cazuri, munca de acasă a avut avantaje variate. Ce se va întâmpla acum? În timp ce societatea învață să trăiască cu acest Covid-19, echipele de resurse umane iau în considerare oportunitățile de a transforma locul de muncă și de a modela viitorul departamentelor de HR.

Rolul software-ului de HR, dar și pe scară mai largă, rolul tehnologiei, este acum esențial pentru ceea ce este și cum operează o companie, precum și pentru ceea ce o companie oferă pe piață. Un program de HR personalizat  definește afacerile așa cum producția a definit economia de după război, îmbunătățirea soluțiilor de HR ca sursă primară de inovare și operare făcând parte din top 3 trenduri de business pentru 2022.

La locul de muncă, cea mai mare schimbare a fost trecerea tehnologiei de la un rol de sprijin la un rol central. Următorul pas este să luăm aceste lecții tactice și să le aplicăm mai larg modului în care este structurată și cum funcționează o companie.

De asemenea, 2021 a fost anul în care profesioniștii în HR și-au consolidat cu adevărat rolul și au contribuit intens pentru atingerea succesului în numele companiilor. De la proiectarea modelelor hibride de lucru, până la construirea de planuri strategice pentru a ajuta companiile să se extindă și pentru a ajuta angajații să devină mai buni în ceea ce fac, implementarea unui software de HR personalizat, configurabil și intuitiv devine prioritară.

Citește și: Tendințe HR 2021 – aplicații Human Capital Management. Sincron HR

Dar, ce ne așteaptă în 2022 în domeniul soft-urilor și al platformelor de resurse umane? 

Departamentele de resurse umane vor continuă să se aventureze pe terenul de software-uri pentru managementul resurselor umane și să depășească limitele care definesc soluțiile de HR în anul următor – mai ales când vine vorba de a avea la îndemână aplicațiile adecvate, dar și în dezvoltarea unor modele de compensare mai competitive.

În ceea ce privește continuarea automatizării proceselor de bază în domeniul resurselor umane, din ce în ce mai multe decizii vor fi bazate pe date.  Se estimează că piața de software de resurse umane (HR), deja în creștere, va ajunge la 33,58 miliarde USD până în 2026. În timp ce majoritatea companiilor și a specialiștior de HR sunt oarecum familiarizați cu soluțiile software de resurse umane, peisajul se schimbă rapid odată cu adăugarea de noi aplicații de cea mai bună calitate. Unul dintre diferențiatorii cei mai importanți în alegerea software-ului pentru managementul resurselor umane este regionalizarea.

La începuturile sale, ca software licențiat on-premise, software-ul de management al resurselor umane era limitat la datele angajaților, salariile și beneficiile acestora. Dar piața s-a extins semnificativ datorită fluxurilor de lucru automatizate și a tehnologiei cloud.

Aceste schimbări în așteptările clienților și dorința mai mare a forței de muncă de digitalizare înseamnă acum că sarcinile de resurse umane, cum ar fi salariile, cererile de concediu, gestionarea beneficiilor și organigramele ocupă mai puțin timp administrative

Acest lucru eliberează echipa de resurse umane, care poate astfel să își concentreze atenția asupra recrutării, experiența angajaților, managementul forței de muncă, cultura companiei, branding și alte sarcini care se încadrează acum sub descrierea de „managementul talentelor”.

De la angajare, integrarea angajaților și planificarea task-urilor, până la conformitate și beneficii, sistemele de resurse umane pot funcționa ca un ceasornic cu tehnologia potrivită. Fără ele, totul este o problemă și o muncă inutilă pentru toată lumea.

 Citește și: Vremea onboarding software-ului: acum, mai mult ca niciodată

Procesele de resurse umane acum se rezumă la automatizare și la simplificarea fluxurilor de lucru HR atât pentru departament, cât și pentru fiecare angajat implicat. De aceea, indiferent de dimensiune și industrie, multe companii au început să folosească software-uri specializate de HR. Aceste instrumente reduc posibilele blocaje în fluxul de lucru, măresc eficiența și îmbunătățesc în același timp experiența angajaților.

Conducerea unei companii globale necesită adaptarea fiecărui aspect al afacerii, iar managementul resurselor umane nu face excepție. Funcționalitatea managementului resurselor umane trebuie să urmeze astfel de schimbări și să se adapteze la modelul global de resurse umane.

Regionalizarea managementului resurselor umane este privită pozitiv, deoarece permite o mai mare capacitate de răspuns. Provocarea procesului de regionalizare este că nu se discută suficient. Există acțiuni și informații valoroase pe care fiecare antreprenor, manager de resurse umane și recrutor trebuie să le cunoască despre resursele umane globale.

În rândurile ce urmează, puteți găsi tot ce trebuie să știți despre regionalizarea managementului în HR, cu exemple concrete din funcționalitățile software-ului de resurse umane Sincron HR. 

Povestea din spatele regionalizării managementului în HR

Regionalizarea reprezintă mai degrabă un proces decât un scop. Când vine vorba de managementul resurselor umane, regionalizarea înseamnă efectuarea modificărilor necesare în aspectul HR al companiei pentru a se integra în economia locală și a deveni parte a modelului cultural local.

Când vine vorba de scopul specific al regionalizării, un studiu recent de localizare l-a explicat în felul următor: „scopul regionalizării este de a respecta valorile culturale locale, tradițiile, legislația și alte condiții instituționale”.

Pe scurt, regionalizarea este procesul de dezvoltare a unei soluții de HR la un nivel care permite deservirea de clienți cu business-uri internaționale, care au de gestionat locații în diferite țări.

Ce trebuie să știți despre localizarea managementului HR

Ca orice proces legat de companie, localizarea managementului resurselor umane constă în câteva elemente de bază pe care fiecare manager de resurse umane și recrutor ar trebui să le învețe. Factorii care determină localizarea în managementul resurselor umane sunt:

• Mediul cultural – Adaptarea la cultură vizată.
• Mediul instituțional – Îmbunătățirea relațiilor în cadrul companiei.
• Roluri subsidiare – Adaptarea la o nouă colaborare.

De asemenea, ceea ce poate solicita localizarea sunt multiplii factori culturali, precum și juridici, care rezidă într-un mediu în schimbare. Este important să înțelegem că regionalizarea este mai mult decât adaptarea datelor pentru angajații dintr-o anumită țară. Alte probleme de regionalizare care intră în controlul managerilor de resurse umane și care pot fi adaptate în cadrul unui software de HR flexibil, cum este Sincron HR, sunt:

• modul de captare a datelor,
• înțelegerea modului în care sunt stocate datele,
• cunoștințele rutinelor de audit furnizate de autoritățile locale (pentru asigurarea calității datelor),
• capabilități de autoservire corespunzătoare proceselor dintr-o anumită țară,
• suport lingvistic,
• suport fus orar,
• calculul impozitului pe salariu,
• planuri de beneficii,
• conformitatea cu legile și reglementările locale,
• raportarea guvernamentală etc.

Datorită regionalizării, un software dedicat de HR poate ajuta oricare organizație cu sucursale deschise în diferite țări să implementeze o aplicabilitate diferită a elementelor ce țin de legislația muncii (zilele libere naționale fiind printre cele mai de impact). * De exemplu, companiile locale din zona tech și care în acest moment sunt în plină expansiune, sau companiile internaționale în creștere, dar care încă nu au ajuns la un nivel de “mature enterprise”.

În ceea ce privește zona de pontaj, programe de lucru și concedii, un software de HR management localizat corect îți oferă posibilitatea de a defini grupuri de informații cu valabilitate pe câte o anumită zonă.

Se poate crea set-up-ul unei țări, aloca angajații pe regiunea respectivă, iar pe grupul astfel definit se pot crea acele elemente specifice, cum ar fi time zone-ul (fusul orar), zilele libere care să se aplice / să ia în considerare automat, conform legislației din țara respectivă, tipuri de concedii ( *de exemplu, în Canada există prevăzute un număr “sick days” pe care angajatul și le poate lua automat, dacă este bolnav, fără vizită la medic, spre deosebire de concediul medical din România, care cere documentatie medicală.

Ambele elemente slujesc aceluiaș scop, “acoperirea” din punctul de vedere al pontajului zilelor de boală ale angajatului, dar implementarea este foarte diferită: zile libere pentru diverse evenimente speciale din viață, concediu fără plata (în România), diverse tipuri de contracte. Mai mult decât atât, chiar și în cadrul aceleiași țări, pot exista prevederi diferite în funcție de apartenența angajatului la un sindicat sau nu, care necesită setări și elemente diferite pe fiecare regiune.

Pe lângă eficiența unei regionalizari corecte, o soluție completă de software HRM trebuie să fie și user-friendly.  De exemplu, posibilitatea schimbării formatului datei este extrem de utilă, dacă nu chiar o nevoie critică.

Sincron HR a implementat deja aceste noutăți cu câțiva dintre clienții din portofoliu, printre care și o companie cu locații în România, Canada, US, Mexic, Ucraina și Singapore, dovedind deja capacitatea de diversitate și complexitate a abordărilor soluției software din punctul de vedere al legislației muncii. Iar nivelul de complexitate nu se oprește aici.

De exemplu, în republicile federale ca Germania sau țările cu provincii care au propriile reguli la nivel local (Canada) pentru legislația muncii, fiecare “land” sau provincie necesită diferite setări vis-a-vis de zilele libere (de exemplu), deoarece acestea nu coincid la nivel de țară.

Ca atare, Sincron HR oferă un nivel maxim de configurabilitate și flexibilitate, permițând adaptarea setărilor la nivelul celui mai mic element de care compania poate avea nevoie. Pentru o companie cu multiple locații, configurarea soluției se poate face direct la nivelul nevoilor locale din fiecare zonă, indiferent dacă această ar fi țară/regiune/oraș sau department.

Pontajul, în sensul larg de “Time & Attendance, Scheduling and Time Management“, a evoluat către integrarea acestei dimensiuni cu diverse soft-uri locale payroll din alte țări (ex: Canada) și integrări cu noi canale de recrutare (platforma Indeed).

Pentru zona de adminstrare de personal, a fost creat un generator de variabile, cu care se pot crea orice fel de parametri specifici unei geografii, funcționalitatea de self-service poate fi internațională  (se pot customiza țara, limba, ora) și există deja în modulul standard diferite variabile din care se pot selecta moneda, salariul, adresa, departmental sau funcția etc.

Diferențiator general – progres și mai mare la capitolul flexibilitate și configurabilitate

Dintr-o altă perspectivă – software-ul Sincron HR în această variantă poate fi soluția potrivită pentru companiile mari, care au diverse sisteme, dar care nu comunica între ele, iar folosirea acestei platforme ar da posibilitatea echipei de HR să înceapă să rezolve problemele cele mai stringente.

De asemenea, luăm în considerare și o listă de beneficii pentru zona de management:

• vizibilitatea datelor, rapiditate în implementarea schimbărilor la nivel de organizație (ex: manageri care pot schimba singuri structura organizației, schimbând oamenii pe diferite posturi, iar departamentului de HR revenindu-i doar task-ul de aprobare),
• aduce ordine și structurăîn companie – prin dezvoltarea de API-uri și integrabilitatea sistemelor (ex: administrarea de personal general, dar integrat cu fiecare software de payroll local [salarizare]).

Citește și: Cum poate fi de folos un program de salarizare flexibil la nivelul companiei?

Așadar, accentul de mută de pe sistemele de HR software tip “bloc” – imense și inflexibile, către micro-cosmosuri de diferite sisteme integrate, în care fiecare componentă îți oferă ce este relevant și util pe un anumit segment din procesul de business.

În acest mod, sunt utilizate la maxim toate datele disponibile, sunt dezvoltate capabilitățile de analiză în profunzime, se eficientizează monitorizarea trendurilor, toate acestea fără a bloca  munca de înregistrare a datelor, acestea circulând fluid dintr-un sistem într-altul.

Citește și: Implementarea unui soft de HR: care sunt aspectele de care trebuie să ții cont în calitate de client și ce atribuții ai

• Administrare-personal-Pontaj-Salarizare