Cum să alegi un soft salarizare: recomandări Sincron HR

Cum să alegi un program salarii: recomandări de care să ții cont

Salarizarea este una dintre activitățile de bază ale departamentului de HR, astfel că folosirea unui software care să eficientizeze acest proces a devenit crucial pentru modul de lucru al companiei, în general.

Pe de-o parte, pentru că folosirea unui program salarii elimină o mare parte din birocrația și problemele administrative. Pe de altă parte, angajații își pot primi salariul la timp și în mod corect, astfel încât gradul lor de motivație, încredere în organizație și productivitate să nu sufere fluctuații din motive de întârziere a salariului. Totodată, folosirea unui soft de salarizare va permite specialiștilor în HR să se concentreze și pe alte activități, care să aducă valoare adăugată companiei.

Pornind de la nevoile specifice ale companiei vei putea anticipa funcționalitățile esențiale de care tu, ca manager de HR, vei avea nevoie de la programul de calcul al salariilor. Pentru a identifica aceste nevoi, trebuie să ții cont de câteva aspecte precum mărimea companiei (numărul angajaților), care sunt previziunile de creștere sau care sunt tendințele industriei în care aceasta activează.

De pildă, acest aspect influențează direct modul de operare a companiei, prin modul în care se realizează pontajul, diversitatea programului, tipurile de sporuri și bonusuri acordate etc.

Citește și: Cum poate fi de folos un program de salarizare flexibil la nivelul companiei?

În cele ce urmează, ți-am pregătit o listă detaliată cu recomandări pe care să le iei în calcul atunci când alegi un program salarii online:

1. Funcționalitățile programului

 Această primă recomandare este împărțită în mai multe subcategorii, astfel:

Modul de calcul al salariilor și ușurința prelucrării datelor: soft-ul pe care îl alegi ar trebui să calculeze orele de lucru ale angajaților sau ale contractorilor, să stabilească sumele de plată și să îți furnizeze mai multe metode de plată.

Tocmai de aceea, aici este important ca soft-ul să îți permită să prelucrezi datele cu ușurință, astfel încât tu să nu mai fi nevoit să le centralizezi în Excel. Formulele de calcul și deducerile automate de la salariul brut la cel net, precum și calculele nestandardizate legate de bonusuri, prime de vacanță, concedii medicale sau beneficii nu îți vor mai da bătăi de cap dacă vei alege un program de calcul al salariilor online.

Astfel, salariile vor fi calculate în mod corect și vor fi acordate la timp, aspect care va acționa ca un factor motivator pentru angajații tăi.

Asigură-te că programul de salarii pe care îl vei alege îți oferă flexibilitatea de a configura diferite elemente salariale care nu se încadrează în standardele obișnuite, specifice nevoilor companiei tale, pe care le poți urmări în timp. Un asemenea sistem se va dovedi de un real folos în companiile care au o activitate mai complexă sau acolo unde există numeroase excepții.

Citește și: Aplicațiile de pontaj și salarizare – o soluție pentru simplificarea proceselor interne

Calcularea impozitelor aferente salariilor

Calcularea, depunerea și plata impozitelor este unul dintre principalele aspecte ale procesului de salarizare. Ține cont că orice software de salarizare alegi ar trebui să îți permită să calculezi impozitul pe salarii datorat statului.

Conformitatea cu sistemul de taxe

Odată cu rularea calculului salarial, un software de salarii ar trebui să automatizeze și calculul taxelor conform legislației din România, ținând cont de aspecte precum facilitățile fiscale sau alte specificități proprii industriei și companiei tale, astfel încât acestea să fie realizate instant.

Astfel, un program de salarizare te va ajuta să calculezi suma datorată sub formă de impozite pe salarii, și, de asemenea, te va ajuta să pre-completezi formularele fiscale pentru compania pe care o reprezinți. Ulterior, va trebui ca tu să depui aceste formulare la autoritățile fiscale din România.

Este important să știi că, folosind un program de salarizare precum cel oferit de Sincron HR, informațiile despre toate aceste taxe vor fi transmise rapid în declarația 112, sub forma unui fișier electronic ce va putea fi depus la ANAF și care va conține toate informațiile necesare despre toți angajații (CNP, nivelul salarial, concediile medicale, beneficii, taxele care trebuie plătite etc.).

De asemenea, pentru că în România complexitatea spețelor și a excepțiilor în materie de calcul salarial e mai mare decât în alte țări, și pentru că există multe cazuri ne-standard, software-ul de salarii automatizează, pe cât posibil, și completarea diverselor tipuri de formulare, deja pre-definite în aplicație.

Securitatea datelor

Softul de salarizare pe care îl alegi ar trebui să fie disponibil în cloud. Acesta a devenit, în ultimii ani, standard-ul în ceea ce privește instalarea sistemelor, asigurând o protecție sporită a datelor în cazul în care apar fenomene extreme (un incendiu, inundație, cutremur etc.) și datele importante trebuie recuperate.

Spre exemplu, când vine vorba de salarizare, conform legislației în vigoare, anumite documente și formulare (cum ar fi ștatul de plată sau declarația 112) nu trebuie doar completate și depuse, ci și stocate corespunzător, pentru a evita potențialele penalizări și amenzi. Așadar, un software de salarizare în cloud te poate ajuta să gestionezi toate aceste documente

Citește și: Un software HR în cloud, un instrument prețios pentru HR și angajați

Ușurința raportării

Programul de salarizare pe care îl alegi ar trebui să aibă dashboard-uri construite în jurul celor mai importanți indicatori care trebuie măsurați (KPIs) și îți va oferi flexibilitatea în crearea și salvarea unor noi template-uri de raportare. Astfel, economisind timp și efort, tu, ca specialist în resurse umane, vei avea mult mai rapid și la-ndemână date și răspunsuri pentru întrebările top managementului, pe un topic de business întotdeauna important – și anume costurile cu salariile.

Citește și: Cum te ajută o funcționalitate de HR Analytics în procesul de management al performanței

Management-ul pontajului direct în program salarii

Având în vedere că pontajul este una dintre sursele primare de date pentru calculul salarial, posibilitatea raportării, corectării, aprobării orelor și situațiilor care țin de pontaj în soft-ul de salarizare va contribui la economisirea timpului necesar colectării separate a acestor date și posibilitatea eliminării erorilor provenite din duplicarea datelor.

În acest mod, managerii vor putea verifica într-un mod facil timpul lucrat de angajați, astfel încât persoanele responsabile de salarizare nu vor fi nevoite să urmărească toate modificările apărute în programul de lucru (de exemplu, aprobările zilelor libere) și să recalculeze diferențele de timpi lucrați față de programul standard, la săptămâni după terminarea lucrului.

Citește și: Aplicația de pontaj online – beneficii pentru întreaga companie

Sustenabilitatea

Preocuparea pentru mediul înconjurător a devenit, în ultimii ani, un aspect important pe agendele companiilor. În România, legislația prevede ca angajatorul să informeze angajații cu privire la situația veniturilor, însă, datorită tehnologiei, acest lucru nu mai trebuie făcut doar prin înmânarea fluturașilor de salarii în format strict fizic, ci se acceptă și în format digital.

Folosind Sincron HR Software, companiile pot alege ce variantă preferă, deoarece soft-ul oferă ambele variante de fluturași de salariu (atât în format digital, cât și în format fizic). Alegerea va depinde de tipul angajaților și de gradul de digitalizare a companiei.

De pildă, în companiile cu mulți salariați muncitori, este preferată în continuare înmânarea fluturașilor pe hârtie, pentru că nu toți au acces la e-mailuri de serviciu, iar compania are în continuare obligația legală de a demonstra că a furnizat aceste informații angajaților.

Totuși, folosind varianta electronică și eliminând hârtia, organizația va da dovadă de grijă față de mediul înconjurător iar informația se poate transmite rapid și simultan tuturor.

Citește și: Procesele de resurse umane – experiența clasică versus softurile de resurse umane

2. Sistemul de preț

Un alt aspect de care ar trebui să ții cont atunci când alegi un software de salarizare și serviciile conexe este transparența prețului. Chiar dacă acesta variază pentru fiecare companie în funcție de criterii precum numărul salariaților, numărul utilizatorilor platformei și complexitatea software-ului, în general, ar trebui ca prețul și funcționalitățile programului să fie suficient de clare pentru cumpărător, încă de la început. Transparența în materie de costuri pentru un software critic pentru business este extrem de importantă pentru o alegere de succes pe termen lung.

3. Flexibilitatea soft-ului

De asemenea, un alt element important este flexibilitatea utilizării software-ului respectiv, care constă în:

• Capacitatea de a răspunde nevoilor curente ale companiei;
• Capacitatea de a evolua odată cu evoluția companiei – de-a lungul timpului, creșterea substanțială a numărului de angajați va impacta, de asemenea, și complexitatea proceselor de salarizare, procesarea taxelor etc.;

Așadar, îți recomandăm ca programul pe care îl vei alege să fie cât mai flexibil și să permită cât mai multe configurări personalizate, ținând cont de:

• complexitatea spețelor care apar;
• complexitatea legislației care uneori nu este clară și poate permite multiple interpretări, în funcție de contextul fiecărei companii;
• numărul mare de excepții sau multiplele situații în care abordarea nu este standardizată.

Aici, important de menționat este că, pe fondul contextului local, procesul de salarizare va necesita, în continuare, un minim de intervenție umană pentru a fi finalizat, de fiecare dată. Tocmai de aceea, cu cât un software este mai flexibil și permite automatizări la nivel de introducere sau sourcing al datelor necesare pentru calcul, cu atât procesul va deveni mai ușor pentru specialistul de HR.

Citește și: Trenduri pe piața de programe de salarizare și soft-uri HRM

Acesta nu va mai fi nevoit să se preocupe de introducerea datelor, ci va putea să se concentreze pe finalizarea calculelor, a verificărilor și pe rezolvarea situațiilor atipice. În acest mod, va crește componenta calitativă a activităților specifice procesului de salarizare, iar specialistul de HR va deveni, mai degrabă, un supervizor al procesării datelor.

De exemplu, o funcționalitate utilă pentru un asemenea software este posibilitatea de verificare și aprobarea pontajului direct de către manageri și reconcilierea diferențelor, aspect care permite eliminarea efortului de colectare a datelor de pontaj corecte în sistem de la managerul de HR către restul organizației.

Un alt mod de a ilustra flexibilitatea software-ului de salarii este managementul beneficiilor pentru angajați și impactul acestora în calculul salarial – aici ne referim la beneficiile oferite de companie angajaților săi, care trebuie să se poată reflecta în calculul salarial.

Programul de salarii oferit de Sincron HR permite automatizarea management-ului beneficiilor pentru angajați, care îi va permite specialistului în resurse umane să configureze și să personalizeze orice fel de beneficiu, specific companiei respective.

Beneficiile pot fi alocate ulterior angajaților, în funcție de preferințele proprii sau de politica companiei (de exemplu, același tip de beneficiu, precum asigurarea medicală, dar cu bugete diferite în funcție de poziția în organigramă), iar acestea se vor regăsi automat și în mod constant în calculul salarial.

Citește și: De ce să folosești o soluție software HCM ca parte din strategia ta de resurse umane

4. Customer Service

La fel de important este ca software-ul pe care îl vei alege să funcționeze corect și să îți permită să rezolvi problemele care pot apărea în timp util.

Aici, customer service-ul pentru aplicația de resurse umane este un aspect esențial, pentru că în acest domeniu termenele-limită sunt destul de stricte (de pildă, plata salariilor sau a taxelor către stat trebuie făcute la timp, la fel cum, pentru managementul personalului, informațiile ce trebuie trimise către Revisal au date precise de transmitere).

Abaterile de la aceste termene-limită pot cauza pe de-o parte probleme cu motivația și retenția angajaților, imaginea companiei, iar pe de altă parte probleme legale din cauza amenzilor și penalizărilor.

Concluzii

Alegerea software-ului de salarii adecvat pentru nevoile companiei tale nu este deloc un proces ușor, însă este necesar pentru ca munca departamentului de HR să fie eficientizată, iar termenele de plată a salariilor către angajați să fie respectate – condiție mai mult decât necesară pentru motivarea angajaților pe termen lung. Însă, ținând cont de recomandările de mai sus, vei face o alegere potrivită.

Credit foto Lenny Kuhne on Unsplash