Top 3 activități din departamentul HR pe care trebuie să le ai automatizate

Te confrunți cu rezistența la schimbare vis-a-vis de automatizarea proceselor de HR? În rândul multor angajați din resurse umane există frica aceasta că tehnologia le va lua locul. Însă tehnologia și software-urile de automatizare în HR reprezintă un catalizator cu efect pozitiv asupra meseriei fiecăruia.

Într-adevăr, soluțiile de automatizare în HR substituie angajații departamentului de HR, dar doar în efectuarea de activități repetitive, oferind timpul și energia necesare pentru rezolvarea de probleme mai complexe și pentru conturarea de strategii.

Instrumentele de HR preiau partea administrativă, automatizează task-urile care nu oferă valoare adăugată făcute manual și oferă acces la date centralizate. Ca atare, profesioniștii de HR pot să coordoneze mai bine activitatea, să ia pulsul organizației sau să adune informații pentru a lua deciziile corecte. Astfel, propria lor activitate de HR devine mai diversificată, mai valoroasă și cu impact mai profund în activitatea companiei.

Citește și: Diferențele dintre software-urile HR existente pe piață

Ce impact are o soluție de automatizare în HR?

Lăsând tehnologia, printr-un software HR, să preia sarcini asociate cu managementul resursei umane, departamentul tău de HR, adaptat erei digitale, va avea într-adevăr un rol strategic în cadrul companiei tale.

Poate că ești și tu deja implicat în trendul curent de trecere de la structurile ierarhice către structuri matriciale și echipe formate în jurul unui proiect, iar acest lucru are impact asupra organigramei, managementului oamenilor și regândirea proceselor de business.

Sistemele de automatizare în HR devin din ce în ce mai mult un standard în multe industrii, iar companiile care se opun schimbării firești încet-încet rămân în urmă. În viitor, un departament HR care aduce valoare unei companii va fi acela care se transformă într-un centru de atragere și dezvoltare accelerată a talentelor. Acest lucru este imposibil într-un mediu sufocat de sarcinile administrative ce întârzie a fi automatizate.

Citește și: Procesele de resurse umane – experiența clasică versus softurile de resurse umane

Automatizare în HR: ce procese ar trebui să automatizezi în compania ta?

Răspunsul corect la această întrebare este ”Ideal ar fi să automatizezi toate procesele de HR”. Însă noi am selectat în top 3 procesele de HR cu cel mai mare necesar de timp, atenție, energie și resursă umană, generând costuri în creștere și scăderea performanțelor în cadrul departamentului de HR.

1. Administrarea de personal

Acesta este procesul care consumă foarte mult timp și energie în rândul oamenilor de HR, căci implică un volum mare de documente, acte care trebuie ordonate, actualizate, totul în condițiile schimbărilor legislative frecvente din România – ceea ce îți poate da ușor activitatea peste cap în lipsa unor sisteme automate.

Un modul dedicat administrării de personal îți va permite să gestionezi documentația și procedurile legale pentru fiecare angajat și colaborator al companiei. Cu ajutorul unui dosar electronic totul devine mult mai simplu de gestionat, de urmărit și de verificat pentru fiecare angajat în parte. Spre exemplu, un astfel de modul face mai simplă:

• Raportarea modificărilor către autorități
• Calcularea salariului
• Stocarea în siguranță a informațiilor personale
• Vizualizarea istoricului – vacanțe, concedii medicale
• Urmărirea documentelor, certificatelor și training-urilor pentru fiecare angaja

Un software de administrare de personal este de mare ajutor și în respectarea standardelor GDPR legate de protecția datelor personale ale angajaților.

Citește și: Trenduri pe piața de programe de salarizare și soft-uri HRM

2. Pontaj

O soluție automatizată pentru pontaj și managementul timpului îți oferă o imagine de ansamblu clară asupra programului angajaților, turelor, lăsându-te să planifici mult mai ușor activitățile. O soluție software HR potrivită companiei tale este una ale cărei funcționalități pot fi adaptate modului vostru de organizare.

Odată implementată o astfel de aplicație, de automatizare în HR, de sine stătătoare sau ca parte dintr-o platformă completă de HR, vei putea să creezi și să gestionezi roluri în cadrul soluției, ca să te asiguri că procesele interne sunt respectate și aplicate. Pe lângă faptul că asigură pontajul, un astfel de instrument va face mult mai ușoară implementarea și gestionarea fluxurilor de muncă:

• Orar personalizat pentru fiecare user;
• Orar generat automat în funcție de turele definite în aplicație sau în contractele de muncă;
• Importul orelor lucrate și tipul acestora – ore normale, peste program, de noapte;
• Crearea de reguli pentru transformarea orelor de lucru în ore plătite;
• Crearea de rapoarte cu elemente din tabelele de pontaj de care ai nevoie

Nu în ultimul rând, o soluție de automatizare în HR, cu o aplicație modernă de pontaj va permite angajaților să ponteze online, de oriunde s-ar afla, încurajând mobilitatea și programele de lucru flexibile.

Citește și: Aplicația de pontaj online – beneficii pentru întreaga companie

3. Salarizarea

Salarizarea se poate transforma ușor într-un coșmar operațional, blocându-te între respectarea obligațiilor și nevoia de a-ți trage toate informațiile necesare din mai multe surse. În schimb, când ai un program de resurse umane care gestionează împreună Administrarea de personal, Pontajul și Salarizarea, salvezi o mulțime de timp și efort.

Bonus – o aplicație HR sigură, adaptată cerințelor GDPR, îți va elimina și îngrijorările privind siguranța datelor personale ale angajaților pe care le gestionezi și stochezi.

În cadrul unui sistem automatizat de salarizare vei putea să:

• Configurezi elementele care fac parte din procesul de salarizare: bonusuri, tichete de masă, măriri de salariu;
• Setezi reguli care să asigure calcularea automată a beneficiilor salariale și extra salariale;
• Generezi automat ștatul de plată;
• Generezi rapoarte cu toate elementele care stau la baza calculării salariilor

Citește și: Cum poate fi de folos un program de salarizare flexibil la nivelul companiei?

Beneficiile aplicațiilor de automatizare în HR devin vizibile atunci când apelezi la soluția software HR potrivită nevoilor companiei tale. Odată bifat acest criteriu, tot ce îți rămâne este să lași deoparte modul tradițional de rezolvare a sarcinilor și să îmbrățișezi schimbarea. Vei simți cât de curând o diferență pozitivă, în momentele în care trebuie să predai rapoarte, să propui măsuri de îmbunătățire sau să iei decizii de HR.

Descoperă Sincron HR Software – soluția integrată de resurse umane. Ca platformă de HR completă, Sincron digitizează toate datele de resurse umane și oferă cadrul pentru automatizarea proceselor de HR, contribuind la eliberarea echipelor de HR de sarcinile repetitive și la creșterea impactului pozitiv al departamentului de resurse umane la nivelul întregii organizații.

• Resurse umane - Departamentul HR